Mobile Zeiterfassung erobert die Dächer Deutschlands

App schafft Transparenz und Zeitersparnis

Mit der Eindeckung schiefergedeckter und unter Denkmalschutz stehender Gebäude hat sich die Prange GmbH deutschlandweit einen Namen gemacht. Nicht nur fachlich sind die Dachdecker gut aufgestellt, sondern auch bei der IT. So setzt das Unternehmen auf eine mobile Projekt- und Zeiterfassungssoftware.

Von einem ursprünglich regional tätigen, kleinen Dachdeckerunternehmen hat sich der Betrieb Prange seit seiner Gründung im Jahre 1920 zu einem überregional gefragten Unternehmen entwickelt, das mittlerweile 35 Mitarbeiter beschäftigt. Darüber hinaus bietet das Handwerksunternehmen seit dem Jahr 2000 mit seiner Klempnerabteilung die ideale Ergänzung zur Lösung schwieriger Details in Metall sowie die Eindeckung von Metalldächern und Kirchtürmen.

Dachdeckermeister Simon Pape loggt sich auf der Baustelle ein
Foto: Timo_Lutz_Werbefotografie

Dachdeckermeister Simon Pape loggt sich auf der Baustelle ein
Foto: Timo_Lutz_Werbefotografie

Seit dem vergangenen Jahr steht bei dem Dachdeckerbetrieb das Thema der Digitalisierung verstärkt im Vordergrund der Geschäftsabläufe – hier u.a. mit dem Fokus auf eine digitale, mobile Zeiterfassung. Zuvor haben die Mitarbeiter ihre gearbeitete Zeit manuell auf Stundenzetteln erfasst und übergaben diese anschließend zur Weiterverarbeitung an die Lohnabteilung. Ein äußerst zeit- und arbeitsintensiver Vorgang, weshalb Prange nun auf die Projekt- und Zeiterfassungssoftware „123erfasst“ setzt. Die erfassten Stunden können dadurch sowohl für die Lohnabrechnung als auch für die Nachkalkulation verwendet werden.

Erfolgreiche Einführung Schritt für Schritt

In den ersten sechs Wochen 2021 testete Dachdeckermeister und Geschäftsführer Benedikt Egert zusammen mit sechs ausgewählten Mitarbeitern die Software. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase wollte man alle Mitarbeiter mit Smartphones ausstatten, auf denen die App installiert werden sollte. Egert dazu: „Allerdings hatten die Kollegen alle schon ein Smartphone und wollten kein zweites. Daher läuft die 123erfasst-App jetzt auf den privaten Handys und wir beteiligen uns an den Kosten. Damit sind alle äußerst zufrieden.“

Ein Bautagebuch per App führen - die Informationen lassen sich minutenaktuell vor Ort erfassen und sind dann ohne manuelles Übertragen im Büro verfügbar
Bild: 123erfasst

Ein Bautagebuch per App führen - die Informationen lassen sich minutenaktuell vor Ort erfassen und sind dann ohne manuelles Übertragen im Büro verfügbar
Bild: 123erfasst

Das Einführungskonzept sah ein zweigleisiges Vorgehen vor. Alle gewerblichen Mitarbeiter gaben die Stunden in der App ein und erfassten diese gleichzeitig weiterhin manuell auf Stundenzetteln. Durch den Vergleich der beiden Methoden konnten Bedienungsfehler und Unklarheiten schnell erkannt und behoben werden, sodass schnell auf die handschriftliche Erfassung verzichtet wurde.

Morgens loggen sich die Dachdecker bei Arbeitsbeginn auf der Baustelle ein und buchen so ihre Anwesenheitszeit. Das System ordnet daraufhin die Zeiten der entsprechenden Baustelle zu. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel ist so optimiert, dass jeweils wenige Klicks ausreichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel und um GPS-Koordinaten. Die daraus resultierenden Ergebnisse werden per Funk an die Lohnbuchhaltung übermittelt. Sollte auf der Baustelle ein Funkloch herrschen, kann der Anwender die Daten offline erfassen. Diese bleiben gespeichert und sobald das Handy wieder Empfang hat, überträgt die App die erfassten Daten automatisch auf den Server.

Pape fotografiert den Baufortschritt
Foto: Timo_Lutz_Werbefotografie

Pape fotografiert den Baufortschritt
Foto: Timo_Lutz_Werbefotografie

Einsatzplanung schnell und einfach erledigt

Die Einsatzplanung erledigt Geschäftsführer Egert vom Büro aus. Zwecks Zuweisung zieht er am PC einfach per Drag-and-Drop den Namen des entsprechenden Mitarbeiters auf das jeweilige Projekt. Im System sind auch Urlaubszeiten, Fortbildungen und spezielle Regelungen zur Arbeitszeit berücksichtigt – so arbeiten die Beschäftigten auf den Montagebaustellen von montags bis donnerstags und das jeweils bis 19 Uhr abends, während für die anderen eine Fünf-Tage-Woche hinterlegt ist. Auf diese Weise behält Egert immer den Überblick, denn er sieht sofort, wie die Mitarbeiter auf den Baustellen verplant sind. Und der Dachdecker sieht auf seinem Smartphone, wann er wo eingeplant ist. Musste Egert früher mit den Kollegen telefonisch oder per WhatsApp Kontakt aufnehmen, so entfällt dieses zeitfressende Unterfangen heute. Denn jetzt nutzt der Betrieb den Baustellenchat in der Anwendung, um sich mit den Kollegen ohne rechtliche Bedenken formlos und schnell austauschen zu können. Beim Erstellen einer Baustelle in der App legt das System automatisch die Chat-Gruppe für die Baustelle an. Zugriff darauf hat jeder Mitarbeiter, der dieser Baustelle zugeordnet ist. Die Chatverläufe stehen Egert dann auch fernab von der jeweiligen Baustelle sofort zur Verfügung, selbst wenn das Bauprojekt bereits abgeschlossen ist.

Beispiel für den automatisch erstellten Bautagesbericht in der Office-Anwendung
Bild: 123erfasst

Beispiel für den automatisch erstellten Bautagesbericht in der Office-Anwendung
Bild: 123erfasst

Bautagebuch und Fotodokumentation

Die Fotodokumentation ist neben der Zeiterfassung und der Disposition bisher die am meisten genutzte Funktionalität des Programms, denn damit kann das Unternehmen die Abläufe auf der Baustelle dokumentieren. Auch können die Dachdecker Angaben zum Baufortschritt sowie weitere Bemerkungen und Notizen in die App eingeben und über Suchfunktionen auf Einträge bestimmter Tage oder Notizen zugreifen. Darüber hinaus sind die Wetterdaten hinterlegt, die von der Software mit Zeitpunkt und GPS-Koordinaten erfasst werden.

Geschäftsführer Benedikt Egert testete mit sechs Mitarbeitern intensiv 123erfasst
Foto: Timo_Lutz_Werbefotografie

Geschäftsführer Benedikt Egert testete mit sechs Mitarbeitern intensiv 123erfasst
Foto: Timo_Lutz_Werbefotografie

Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses

Die Vorteile der Anwendung ergeben sich für das Handwerksunternehmen durch die Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses. Die Lohnabteilung muss keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln und aufwändig manuell Daten eingeben. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeiter seine Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat. Auch entfallen die Anfragen der Mitarbeiter, da diese ihr Arbeitszeitkonto via Smartphone abfragen können. Für den Geschäftsführer ist ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist, was der Mitarbeiter dort für Tätigkeiten ausführt sowie welcher Auszubildende wann Berufsschule hat und somit nicht auf der Baustelle eingeplant werden kann.

Egert erklärt: „Der Einsatz von 123erfasst bedeutet für uns eine bessere Übersicht sowie eine bedeutende Zeitersparnis. Darüber hinaus gewinnen wir Erkenntnisse für die Kalkulation neuer Projekte.“

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