Bund und Deutsche Bahn erwarten die digitale Rechnung

Der Bund und die Deutsche Bahn erwarten ab dem 27. November 2020 von Architekten, Ingenieuren sowie ausführenden Unternehmen die Abrechnung der erbrachten Leistungen als XRechnung, um die Daten automatisch elektronisch weiterzuverarbeiten. Leider ist der Wissensstand bei den betroffenen Auftragnehmern bis heute noch gering. 

Auch die öffentlichen Verwaltungen auf Landes- und kommunaler Ebene sind von der Richtlinie der EU betroffen. Die 16 deutschen Bundesländer erlassen hierfür eigene Landesverordnungen, sie sind allerdings nicht verpflichtet, sich an der Bundeslösung zu orientieren. So gibt es z.B. in Baden-Württemberg ab dem 1. Januar 2022 eine E-­Rech­nungspflicht, in Nordrhein-West­falen nicht ( www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/).

Bauspezifischen Anforderungen nicht abgedeckt

Allerdings kann die EU-Richtlinie nicht ohne Weiteres im Bauwesen umgesetzt werden, da sie die Rechnungsstellung und Dokumentation der Prozesse nicht abdeckt. Eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell. Diese in einem strukturierten elektronischen Format erstellte Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung. Eine Bilddatei, eine reine PDF-
Datei oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine E-Rechnung, kann nicht automatisiert verarbeitet werden und wird daher von den Behörden und der Deutschen Bahn nicht akzeptiert.

Die standardisierte XRechnung deckt leider die bauspezifischen Anforderungen nicht ab. Mehrstufige Hierarchie­ebenen, Nachlässe und Zuschläge auf Gruppenstufen sowie Pauschalbeträge, Zuschlagspositionen etc. sind darin nicht enthalten. Um aus einer XRechnung eine digitale Baurechnung zu erstellen, sind rechnungsbegründende Unterlagen als PDF-Dokumente, Bilder (PNG, JPEG), Textdateien (CSV), Excel-Tabellen (XLSX) sowie OpenDocument-Tabellen (ODS) als eingebettete Objekte notwendig. Auch sollten GAEB-Dateien, in denen die Berechnungen dargelegt sind, als eingebettete Objekte erlaubt sein. Um dieses zu ermöglichen, arbeiten die Bausoftwarehäuser und der GAEB mit Hochdruck an der programmtechnischen Umsetzung. 

MWM setzt bauspezifische ­Anforderungen in XRechnung um

Damit die Anwender von „MWM-Libero“ in der Lage sind, XRechnungen zu verschicken, entwickelt das Bonner Softwarehaus MWM Software & Beratung für sein Programm für Mengen­ermittlung, Aufmaß und Abrechnung auf Basis der bauspezifischen Anforderungen den Export XRechnung. Der Export der XRechnung ist seit Mitte August 2020 verfügbar. Sollen in der XRechnung zusätzlich Mengenermittlungen zu bestehenden Positionen übermittelt werden, ist eine GAEB-X31-
Datei, die die Rechnungsmengen zur Ordnungszahl liefert, ausreichend. Die Ordnungszahl stellt die Verbindung zum Auftragsleistungsverzeichnis her. Möchte der Anwender die Ermittlung des Rechnungsbetrags übertragen, kann dies in „MWM-Libero“ durch die GAEB-Datei X89B, die Bezug auf die XRechnung nimmt, erfolgen. In dieser Datei ist das komplette Rechnungsleistungsverzeichnis mit den entsprechenden Positionsmengen, Positionseinheitspreisen, Nachlässen und Zuschlägen vorhanden; Nachlässe und Zuschläge auf Hierarchieebenen überträgt „MWM-Libero“ ebenfalls. Mit der X89B überträgt der Anwender auch neue Positionen wie z.B. Nachträge sowie die Mengenermittlung. 

Keine Differenzen bei Ermittlung der Rechnungssumme

Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung erfolgt die Ermittlung der Rechnungssumme durch die Erzeugung einer X89B und der Endbetrag der GAEB-Ermittlung wird in die elek­tronische Rechnung abgestellt. Möchte der Anwender nur eine X31-Datei übermitteln, erfolgt in „MWM-Libero“ analog dazu die Ermittlung der Rechnungssumme aus der Berechnung der Rechnungsmengen mit der Verrechnung der Einheitspreise unter Berücksichtigung der festgelegten Nachlässe und Zuschläge. Da beim Auftraggeber und Auftragnehmer gleiche Einheitspreisverträge vorliegen, wie z.B. in Form einer X86-Auftragserteilung, entstehen bei der Ermittlung der Rechnungssumme keine Differenzen. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, eine PDF-­Datei als Buchungsbeleg, in der die Ermittlung der Rechnungssumme mit Positionsnummer, Menge, Einheit, Kurztext, Einheits- und Gesamtpreis sowie alle Nachlässe und Zuschläge dargestellt ist, mitzuliefern. Um sicherzustellen, dass diese Vorgehensweise von Erfolg gekrönt ist, hat MWM umfangreiche Tests mit der Deutschen Bahn durchgeführt. Aufgetretene Fehler konnten direkt beseitigt werden.

Wege der Datenübertragung

Die digitalen Übertragungen der XRechnungen sind geregelt. Planer und ausführende Unternehmen können ihre Rechnungen der öffentlichen Hand per E-Mail an xrechnung@portalbund.de in einer maximalen Größe von 10 MB übermitteln. Eine zweite Möglichkeit ist, sich auf der zentralen Rechnungseingangsplattform https://xrechnung.bund.de einzuloggen und dort die XRechnungen, die 15 MB nicht überschreiten dürfen, zwecks Weiterbearbeitung hochzuladen. Bei Eingabe auf der zentralen Rechnungseingangsplattform wird eine automatisierte Rechnungsprüfung durchgeführt. Die „Adresse auf dem Briefumschlag“ der Rechnung ist die Leitweg-ID. Diese stellt sicher, dass die Rechnung beim richtigen Empfänger ankommt, die Leitweg-ID wird bei der Bestellung mitgeteilt und ist Bestandteil der XRechnung. Vorteilhaft für den Auftragnehmer dabei ist, dass der Prozess der Weiterbearbeitung verfolgbar ist und somit immer transparent dargestellt wird, in welchem Stadium und wo sich die Rechnung befindet. 

Der Deutschen Bahn übermitteln Planer und ausführende Unternehmen die maximal 50 MB große XRechnung per E-Mail an eine zentrale E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com. In dieser E-Mail darf nur eine dem CEN-­Standard XRechnung entsprechende XML-Datei als Anlage in der XRechnung enthalten sein und muss auch die Buchungsliste als PDF- und .csv-Datei beinhalten. Bei der Stellung der XRechnung an die Deutsche Bahn ist es nur erlaubt, die rechnungsbegründenden Unterlagen als eingebettete Objekte zu übertragen. Anhänge im XML-Format der XRechnung als Link werden nicht angenommen. Die XML-Datei zur XRechnung wird über das systemseitig eingebundene Prüftool „KOSIT“ (Koordinierungsstelle IT-Standard) verprobt. Im Falle von Abweichungen der oben genannten Definitionen erfolgt eine Rechnungsabweisung an den Versender. Die Rechnung ist dann nach Korrektur erneut zuzustellen.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine webservicebasierte Infrastruktur zur sicheren Übermittlung von Daten im Kontext der elektronischen Beschaffung. MWM unterstützt die Übertragung der XRechnung über den PEPPOL-Dienst zurzeit nicht. Damit alle Beteiligten einfacher mit der neuen XRechnung arbeiten können, veröffentlicht MWM im Rahmen seines MWM-Mengen-Viewers eine kostenlose Möglichkeit, XRechnungen zu betrachten und sich deren Anlagen anzeigen zu lassen.