Schlanke Prozesse

Digitalisierung der Zeiterfassung

Die Otto Mühlherr Baugesellschaft mbH optimiert und verschlankt ihre Prozesse. Die manuelle Zeiterfassung per Handzettel wurde zu arbeitsintensiv, und die Daten standen nicht sofort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Daher entschied sich das Unternehmen, ein Programm zur digitalen Zeiterfassung einzusetzen.

Seit der Gründung 1951 hat sich Otto Mühlherr von einem kleinen Bauunternehmen zu einem der führenden Anbieter von schlüsselfertigem Industrie- und Wohnungsbau in Oberfranken entwickelt. Gemeinsam mit einer Tochterfirma beschäftigt das inhabergeführte Unternehmen aus Küps-Tüschnitz rund 120 Mitarbeiter in den Bereichen Schlüsselfertiges Bauen, Industrie-, Gewerbe und Ingenieurbauten sowie Tief- und Straßenbau. Lag in den 1950er Jahren der Fokus auf dem schnellen Schaffen von Wohnraum und der Bereitstellung der Infrastruktur, legt das Unternehmen heute großen Wert auf hohe Qualität bei der Ausführung, einen schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen und den Aufbau sowie Erhalt langfristiger Kundenbeziehungen. So arbeitet der Familienbetrieb teilweise schon seit drei Generationen für dieselben Auftraggeber.

Bisher wurde die gearbeitete Zeit manuell mit Stundenzetteln erfasst, vom Polier abgezeichnet und in die Personalabteilung gegeben. Ein zeit- und arbeitsintensiver Vorgang, weshalb man sich für die Umstellung der Zeit­erfassung entschied. Man wollte die Zeiten der Mitarbeiter für die Lohnabrechnung ohne Medienbruch just-in-time verfügbar haben. Die erfassten Stunden können dann sowohl für die Lohnabrechnung als auch für die Nachkalkulation verwendet werden. Durch einen Mitbewerber wurde das Bauunternehmen auf die Software der 123erfasst.de GmbH (www.123erfasst.de) aus Lohne aufmerksam und führte das Programm im April 2018 ein.

 

Schrittweise Einführung

Die Einführung erfolgte polierweise, um die Kollegen bei der Handhabung optimal unterstützen zu können. Monat für Monat stattete das Bauunternehmen neue Kollegen mit der App auf dem Smartphone aus und wies diese in die Benutzung der Software ein.

Zuständig für die strukturierte Einführung ist Dipl.-Betriebswirtin Sabrina Heinz, Ehefrau des geschäftsführenden Gesellschafters Peter Heinz, da sie schon in anderen Unternehmen die Einführung von Software betreute.

Morgens loggen sich die Poliere in „123erfasst“ ein, melden sich an der Baustelle an und buchen ihre Anwesenheitszeit sowie die Zeiten für die Mitarbeiter. Das System ordnet die Zeiten einer Baustelle zu sowie, wenn gewünscht, den Bauteilen und Baubereichen. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Fingerklicks ausreichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel und um GPS-Koordinaten. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt „123erfasst“ per Funk an die Lohnbuchhaltung.

 

Permanente Betreuung

Das Einführungskonzept sah ein zweigleisiges Vorgehen vor. Die Poliere gaben die Stunden für ihre Kolonne sowohl in der „123erfasst“-App ein und erfassten diese gleichzeitig auf Stundenzetteln. Durch den Vergleich der beiden Methoden konnten Bedienungsfehler und Unklarheiten schnell erkannt und behoben werden. Nach acht Monaten, Weihnachten 2018, waren alle 90 gewerblichen Mitarbeiter in die Software eingewiesen.

Im Zuge des Einführungsprozesses optimierte man laufend die Anwendbarkeit. „Heute stempeln die Mitarbeiter exakt bei Arbeitsbeginn. Sollten sie früher auf der Baustelle eintreffen, können sie auch früher mit der Arbeit beginnen und somit früher aufhören“, erläutert Sabrina Heinz. Man stellte fest, dass durch die Flexibilisierung und exakte Buchung der Arbeitszeiten die Mitarbeiter nun mehr Zeit auf ihrem Arbeitszeitkonto haben als vorher.

Zur Unterstützung erstellte Otto Mühlherr FAQs. Diese beantworten nicht nur Fragen zur Softwarenutzung, sondern beschreiben auch firmeninterne Abläufe. Das war für das Unternehmen ein beträchtlicher Aufwand, der sich gelohnt hat. Die Abläufe und Handhabung der Software ist transparent und alle Mitarbeiter haben denselben Wissensstand.

Mehr als Zeiterfassung

Die Software kann jedoch bedeutend mehr als die reine Zeiterfassung. Die Anwender können damit die Baustellenabläufe dokumentieren, Baugeräte und Materialien verwalten sowie Formulare erstellen. Einige der Poliere nutzen „123erfasst“ zu Dokumen­ta­tions­zwecken. D.h. sie fotografieren die Produktionsabläufe auf der Baustelle, dokumentieren diese mit Wetterdaten und Bemerkungen und erstellen damit ihre Tagesberichte. Geschäftsführer Peter Heinz sieht den Vorteil: „Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für mich, denn ich kann mir abends auf dem Rechner den Baufortschritt anschauen und muss nicht zwingend auf die Baustelle fahren.“

Überzeugen anstatt anweisen

Bei Otto Mühlherr setzt man auf Überzeugung und nicht auf Anweisung. Zum Thema Zeiterfassung und Baustellen­dokumentation organisierte man mehrere interne Veranstaltungen, um die Funktionalitäten zu erläutern. Die Vorträge überließ die Geschäftsführung den IT-affinen Polieren, denn diese konnten der Mannschaft die Anwendung gut nahebringen und ihre Begeisterung auf die Kollegen übertragen. „Wir haben bewusst die Anwender zu Worte kommen lassen. Das überzeugt die Mannschaft“, meint Sabrina Heiz.

Seit dem 1. April 2019 läuft der gesamte Prozess vollautomatisiert. Schon in der Einführungsphase sind die Prozesse durch die genaue Definition der Abläufe transparenter geworden. Durch das tagesaktuelle Erfassen der Zeiten liegen die Daten direkt nach der Eingabe im Büro vor. Nachfragen nach fehlenden Stundenzetteln am Ende des Monats erübrigen sich. Wurden früher die Daten sowohl in der Nachkalkulation als auch in der Personalabteilung erfasst, so sammelt man heute die erfassten Zeiten projektbezogen und übergibt diese dann an die Nachkalkulation. Der Schritt zur Zeiterfassung per App war für Otto Mühlherr wichtig, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben und um den hohen Anforderungen in der Abwicklung von Bauprojekten gerecht zu werden.

Bezuschussung durch Fördermittel

Otto Mühlherr konnte sich die Software inklusive Wartungsgebühren bezuschussen lassen. Dazu hat das Unternehmen den „Digitalbonus Bayern“ in Anspruch genommen. Bayern stellt diesen Fördertopf kleinen und mittleren gewerblichen Unternehmen entweder für die Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen durch Informations- und Kommunikationstechnologie, für Investitionen in die IT-Sicherheit oder für die Migration von IT-Anwendungen zur Verfügung. Otto Mühlherr stellte den Förderantrag, die manuelle durch die digitale Zeiterfassung per Smartphone zu ersetzen und bekam diesen bewilligt. Angesetzt wurden die Kosten für den Softwarekauf sowie die monatlichen Wartungsgebühren für 1,5 Jahre. 30 % davon bezuschusste das Land Bayern.

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