Dokumentation und Zeiterfassung per App 

Städte, Kommunen, Industrieunternehmen, Krankenhäuser, Universitäten und Unikliniken beauftragen die Engie Deutschland mit der Planung und Betreuung der Technischen Gebäudeausrüstung wie Luft-, Klima-, Kälte- und Wärmetechnik, MSR und Gebäudeautomation, Elektrotechnik, Sicherheitstechnik und Brandschutz und das deutschlandweit. Das Unternehmen unterstützt dabei seine Auftraggeber, die Gebäude, Anlagen und Kernprozesse effizienter zu gestalten, um eine gesteigerte Verfügbarkeit und eine zuverlässige Betriebsbereitschaft zu gewährleisten. Die Ingenieure und Kaufleute optimieren aber nicht nur die Kernprozesse der Auftraggeber, sondern auch ihre eigenen.

So wollte Engie Deutschland die gesamte Baudokumentation der über mehrere Jahre laufenden Großprojekte inkl. Fotos der jeweiligen Projektstände erfassen, um sowohl die beteiligten Kollegen und Kolleginnen zeitnah über den aktuellen Status zu informieren als auch bei Nachfragen die Historie jederzeit abrufen zu können. Darüber hinaus wollte man Aufgaben, Mängel, Aktennotizen, Behinderungen, Leistungsfeststellungen sowie Nachträge dokumentieren und die entsprechenden Maßnahmen digital in die Wege leiten.

Aus der Erfahrung anderer lernen

Diese gewünschten Arbeitsschritte und -prozesse lassen sich bspw. mit den Softwaretools „123erfasst“ und „123quality“ ausführen. Da ein Tochterunternehmen, die Otto Building Technologies GmbH, schon mit den Anwendungen arbeitete, griffen die Entscheider auf deren Erfahrungswerte zurück. Kauffrau Ines Müller, zuständig für die Koordination und Betreuung der Nachunternehmer, erläutert: „Nach einem intensiven Austausch mit unserem Tochterunternehmen waren wir von den Softwareprodukten überzeugt, sodass wir uns Anfang 2020 entschieden, diese einzusetzen.“

Beide Lösungen sind per App verfügbar, sodass die Anwender die Daten wie Aufgaben, Mängel, Aktennotizen, Behinderungen, Leistungsfeststellungen, Nachträge oder Restleistungen direkt vor Ort aufnehmen und dem Büro übermitteln können. Gleichzeitig ist der gesamte Prozess der Baudokumentation inkl. Fotos sowie die digitale Mängelerfassung, -verfolgung und -behebung standardisiert, übersichtlich nachvollziehbar dokumentiert und führt zu einer deutlich besseren Qualität in der Ausführung. Alle Informationen liegen an einem Ort und müssen nicht zusammentragen werden.

Systematische Einführung

Müller wurde vom Tochterunternehmen in die Handhabung der Software eingearbeitet und erstellte in Abstimmung mit dem Kaufmännischen Leiter ein Schulungskonzept inkl. Handouts für die Nutzung der Produkte durch die Kollegen in den unterschiedlichen Niederlassungen. Danach schulte die Kauffrau nach und nach die Bau- und Projektleiter sowie die technischen Systemplaner.

Die Nachunternehmer-Koordinatorin ist auch weiterhin die Ansprechpartnerin für die Programme: „Das Gute ist, dass wir als Anwender mitgestalten und Anforderungen nutzerspezifisch umsetzen können.“ So erstellt sie mit dem Softwarehaus eine Vorlage für ein Anschreiben an die Nachunternehmer. Dieses entspricht dem Corporate Design der Engie Deutschland und wird den relevanten VOB-Textbaustein sowie die Frist zur Mängelbeseitigung enthalten.

Fotos lassen sich leicht auf dem Plan verorten

Die Bauleiter vor Ort setzen die „123quality“-App auf dem Smartphone oder Tablet ein oder arbeiten mit dem System am Rechner. Sie erstellen damit die Tickets für die Mängel- und Behinderungsbeseitigung oder Nachträge und nehmen die Restleistungen auf. Alles wird mit Fotos auf dem Plan verortet. Dann schicken die Bauleiter die Tickets zur internen Prüfung und weiteren Bearbeitung an den Projektleiter oder den technischen Systemplaner. Müller leitet nach der Freigabe die Tickets mit den auf dem Plan verorteten Fotos an die relevanten Nachunternehmer zur Bearbeitung weiter. Wurde der Mangel beseitigt, die Nachträge bearbeitet oder die Restleistung abgearbeitet, setzt der Bauleiter die entsprechenden Tickets auf „erledigt“ und alle Beteiligten werden automatisch darüber informiert.

Qualität der Dokumentation hat sich verbessert

Mittlerweile ist die Software das tägliche Arbeitswerkzeug der kompletten Projektteams. Diese umfassen im Durchschnitt abhängig von der Größe des Projektes zehn Personen. Ines Müller dazu: „Die Qualität der Dokumentation hat sich enorm verbessert, da es einfach ist, schnell mit der Handy-App ein Foto zu machen und es direkt mit entsprechendem Titel dem Projekt zuzuordnen.“ Die Auftraggeber erhalten die dokumentierten Behinderungen oder Bedenken mit den auf dem Plan verorteten Fotos zu Dokumentationszwecken. So sind auch diese stets informiert.

Unstimmigkeiten gehören der Vergangenheit an

Für die Nachunternehmen ist diese Vorgehensweise transparent, denn sie wissen genau, was sie wann und wo erledigen müssen. Die Bau- und Projektleiter sparen enorm viel Zeit, da der Informationsfluss digital erfolgt und sie die Nachunternehmen nicht auf der Baustelle persönlich treffen müssen. Auch erübrigen sich Nachfragen durch die transparente Vorgehensweise. Die Großprojekte ziehen sich teilweise über mehrere Jahre. Heute können die TGA-Spezialisten durch die exakte Dokumentation bei Nachfragen die Abläufe genau nachvollziehen, auch wenn diese weit in der Vergangenheit liegen.

Zeit- und Kostenersparnis

Mittlerweile haben beide Softwareprodukte eine strategische sowie kaufmännische Bedeutung für das Unternehmen. So sorgt die digitale Kommunikation bei den TGA-Experten für eine effiziente, reibungslose Abwicklung und die gewünschte Ausführungsqualität sowie für eine Zeit- und Kostenersparnis. Auch im Hinblick auf die Gewährleistung ist immer alles ordnungsgemäß dokumentiert. Müller erläutert: „Wir verzeichnen Einsparpotenziale angefangen bei der digitalen Zeiterfassung und Personalplanung bis zum automatisch generiertem Bautagesbericht statt klassischem Bautagebuch. Durch die Nutzung von ‚123quality‘ erzielen wir maximale Zeitersparnisse und reduzieren somit Personalkosten.“