Digitales Bautagebuch und mobile Projektkommunikation

Eine erstklassige Leistung braucht den Dialog

Kai Otto Architekten sind seit 15 Jahren Spezialisten für den Bau und die Sanierung von komplexen Gebäuden. Geschäftsführer Kai Otto stellt hohe Ansprüche an die Leistungen seines Teams und erleichtert diesem die Arbeit im Gegenzug mit der passenden Business-Software.

Kundenresonanz und Unternehmenserfolg bestätigen seinen Kurs. Mittlerweile ist das Architekturbüro auf 40 Mitarbeiter gewachsen und mit zwei Projektbüros auch in München-Schwabing sowie auf dem Wissenschaftscampus in Martinsried vertreten. Das Unternehmen ist in allen Leistungsphasen tätig und ist sehr stark digital organisiert. 

Kai Otto ist mit den umfassenden Business-Anwendungen von Projekt Pro sehr zufrieden. Seit 2009 nutzt er in seinem Unternehmen zunächst das Ausschreibungsmodul, später kam das Controlling-Modul hinzu und seit Kurzem ist auch das Bautagebuch und die Projektkommunikation über „PRO topic“ digitalisiert.

Ein großer Pluspunkt im Vergleich zu anderen Anbietern ist die Usability, die Nutzerfreundlichkeit: Die Oberflächen sind ansprechend gestaltet und übersichtlich. Für ihn und sein Team heißt das, sie brauchen nicht immer gleich teure Schulungen, sondern konnten und können mit den Anwendungen nach kurzer Einarbeitung selbstständig arbeiten, und Projekt Pro unterstützt sie zudem mit Support und Webseminaren.

Der richtige Weg in die weitere Digitalisierung

Fünf Jahre lang hatte der Geschäftsführer nach einer Lösung für ein digitales Bautagebuch und eine mobile Projektkommunikation gesucht. Viele Anbieter hatte er unter die Lupe genommen, bei dem einen überzeugt das Leistungsspektrum nicht, bei anderen waren die Lizenzgebühren letztlich zu hoch. Dann hörte er, dass Projekt Pro eine neue Anwendung auf den Markt bringt, die genau diesen Bereich abdeckt. Also entschied er sich zu warten. Im Frühjahr 2020 gehörte er zu den ersten Testkunden von „PRO topic“. Das Architekturbüro arbeitet seit Jahren weitgehend papierfrei. Der nächste Schritt in der Digitalisierung kam mit dem Projektmanagement und Bautagebuch von „PRO topic“ genau zur richtigen Zeit und ist auch in Zeiten der Corona-Pandemie ein effektives Tool. Die Software leistet somit auch einen Beitrag dafür, dass das Unternehmen stabil durch die Krise kommt.

Kai Ottos Fazit nach den ersten Monaten: Eine super Idee, gut umgesetzt. Eine große Hemmschwelle sei immer, wenn die Anwendung umständlich in­stalliert werden muss oder der Login-­Prozess nicht intuitiv und schnell genug ist. Diese Hürde hat „PRO topic“ locker genommen. „Das Programm ist sehr einfach“, fasst Kai Otto zusammen und ergänzt: „Man hat in kürzester Zeit einen Bericht und kann sich auf das Schauen, Hören und Besprechen konzentrieren, wenn man eine Baustelle begeht.“

Mehr Zeit für das, was nur Menschen können

„PRO topic“ hat im Unternehmen die alten schwarzen Bautagebücher vollständig ersetzt. Bauleitung werde zwar nie einfach. Sie werde immer mit Aufwand verbunden sein. Mit „PRO topic“ könne sich der Bauleiter aber besser auf das konzentrieren, was nur der Mensch kann: zuhören, reden und Menschen zusammenbringen.

„Die Anwendung spart Zeit und reduziert den Aufwand“, bestätigt Kai Otto. Die Dokumentation gehört zu den unbeliebten Pflichtaufgaben. Mit „PRO topic“ könne nun aber wirklich jeder in wenigen Minuten einen Bautagebucheintrag erfassen. Kai Otto lobt hier vor allem die Diktierfunktion. Sie können die aktuellen Veränderungen jetzt einfach einsprechen. Mit der Anwendung gibt es keine Ausreden mehr.

„Persönliche Empfehlungen sind wichtiger als lautes Marketing“

Die Handhabung in einzelnen Punkten könne noch weiterentwickelt werden, doch für ihn sind die wichtigsten Funktionen in „PRO topic“ enthalten. Sowohl das digitale Bautagebuch als auch die anderen Business-Anwendungen empfiehlt Kai Otto unter Kollegen gerne weiter. Er meint: „Architekten reden untereinander und wissen, was gut ist. Qualität setzt sich einfach durch.“

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