eVergabe wird im Oktober 2018 Pflicht

Den GAEB-Standard nutzen

Von der Planung über die Durchführung bis hin zur Abrechnung von Baumaßnahmen werden Daten zwischen den verschiedenen Parteien ausgetauscht. Während viele Auftraggeber bereits die Ausschreibungen im GAEB-Format erstellen, nutzen viele Auftragnehmer „Excel“ als Austauschformat; und Hersteller oder Großhändler bieten ihre Artikel in Datanorm- oder UGL-Dateien an, so dass es oft zu Kommunikationsproblemen kommt. Genau dafür wurde der GAEB ins Leben gerufen.

Wer oder was ist GAEB?

Der Begriff „GAEB“ wird umgangssprachlich doppelt verwendet: zum einen als Bezeichnung der Vereinigung „Gemeinsamer Ausschuß Elektronik im Bauwesen“ und zum anderen zur Bezeichnung der Regelungen, welche dieser definiert. Der „Gemeinsame Ausschuß Elektronik im Bauwesen“ hat sich die Aufgabe gestellt, die Rationalisierung im Bauwesen mit Hilfe der EDV zu fördern. Im GAEB sind öffentliche und private Auftraggeber, Architekten, Ingenieure, Bausoftwarehäuser und auch Bauwirtschaftler vertreten. Durch den GAEB wurden Voraussetzungen für eine elektronische Datenverarbeitung bei der Planung und Durchführung von Baumaßnahmen geschaffen.

Im Zuge der Zentralisierung im neuen Vergaberecht (Einführung der eVergabe) gewinnt das GAEB-Format immer mehr an Bedeutung. Voraussetzung für einen reibungslosen Datenaustausch ist die Einhaltung des GAEB-Standards, denn dieser soll den Datenfluss nicht nur vereinfachen, sondern vor allen Dingen vereinheitlichen.

 

Nutzen des GAEB-Standards

Um die wechselseitig zu bearbeitenden Daten reibungslos austauschen zu können, müssen beide Vertragsparteien über Software mit einer GAEB-Schnittstelle verfügen. Ist dies der Fall, liegen die Vorteile klar auf der Hand:

- Informationen werden schneller bereitgestellt und ausgetauscht,

- Durchlaufzeiten von Informationen werden verkürzt,

- Arbeitsprozesse können optimiert werden,

- Erfassungsfehler werden reduziert, da eine Neuerfassung entfällt.

Der Zeitbedarf und die Kosten können somit deutlich reduziert werden.

 

Was umfassen die Regelungen des GAEB?

Die Regelungen enthalten, wie im Bild gezeigt Informationen zum Aufbau und Austausch von

- Leistungsverzeichnissen,

- Katalogen,

- Kostenermittlungen,

- Angebotspreisen,

- Nachträgen,

- Aufmaße und

- Rechnungen.

 

Theorie und Praxis

In der Praxis jedoch werden noch viele Leistungsverzeichnisse (LV) in Papierform oder anderen Formaten, die nicht dem GAEB-Standard entsprechen, ausgetauscht. Hauptursachen dafür sind, daß nicht alle Unternehmen über eine Software mit GAEB-Schnittstelle verfügen, fehlende Kenntnisse über den GAEB-Standard oder einfach die Tatsache, dass die LVs mit anderen Applikationen (z.B. „Excel“) erstellt werden, weil diese die individuellen Bedürfnisse der Anwender besser unterstützen.

 

Was tun, wenn die eigene Software den GAEB-Standard nicht unterstützt?

Für diesen Fall bietet der Markt einige nützliche Tools (kleine Programme), die einem die Daten in das gewünschte Format konvertieren. Eines dieser Tools ist der „GAEB-Konverter“ der T&T Datentechnik GmbH aus Ludwigsfelde, welcher Daten zwischen den Formaten und Programmen GAEB, „Excel“, „Word“, „Access“, „dBase“, DataNorm, UGL und auch Ö-Norm konvertiert. Auf Grund des niedrigen Preises (ab 99,00 € netto) ist dieses Tool auch für Handwerker und Kleinstunternehmen interessant. Diese können den GAEB-Konverter für die komplette Angebotsbearbeitung mit Kalkulation, Nachtragserstellung, Preisspiegel, Mengenermittlung und Rechnungslegung verwenden. Wird bereits eine Handwerkersoftware (Branchen- oder Kalkulationssoftware) verwendet, kann der GAEB-Konverter in bestehende Anwendungen integriert werden. Man arbeitet wie gewohnt in seinem Programm, welches aber neu dann eine Im- und Exportschnittstelle zu GAEB-Dateien erhält. Auch die Übernahme von Daten aus externen Datenquellen (ERP-Systeme, „Excel“- oder „Access“-Dateien sowie SQL-Datenbanken) ist möglich. Der integrierte Eingabeassistent unterstützt dabei die Einhaltung des GAEB-Standards, so dass der Anwender kein Experte in Fragen des GAEB-Standards sein muss.

 

Mehr Informationen zum Thema bieten Webinare und Online-Präsentationen sowie ein GAEB-VOB-Schnupperkurs über das neue Vergaberecht und den GAEB-Grundlagen. Eine Sieben-Tage-Testversion  des GAEB-Konverters ohne Einschränkungen sowie Videos für einen ersten praktischen Einblick stehen unter www.gaeb-konverter.de zur Verfügung.