Mit der Software problemlos ins Homeoffice gewechselt

Nicht jedes Programm eignet sich für einen Wechsel ins Homeoffice. Das hat auch das Ingenieurbüro Martin erfahren, als es, wie viele andere Ingenieurbüros, im März 2020 Homeoffice-Arbeitsplätze einrichten musste.

Das Ingenieurbüro für technische Gebäudeausrüstung aus Uettingen hat nach dem ersten Shutdown sofort reagiert und sich schnell nach Homeoffice-Lösungen erkundigt.

„Der Hersteller unserer AVA-Software konnte keine fertige Lösung aus der Schublade ziehen, berichtet Geschäftsführer Rainer Martin, da waren wir mehr oder weniger uns selbst überlassen.“

Die angebotenen Lösungen hätten nur mit externer Software und externen Cloud-Diensten umgesetzt werden können. Die Kosten aber auch den hohen administrative Aufwand hätte man komplett an den Nutzer weitergegeben – das war für das Büro Martin kein stimmiges Konzept.

Für die Bereiche Kosten, Honorar und Stunden nutzte man schon seit einigen Jahren die Projektsoftware „Buildup“. „Das Einrichten von Homeoffice-Plätzen für die ,Buildup‘-Anwendung war wirklich denkbar einfach. Nachdem BauerSoftware uns den Cloud-Zugang eingerichtet hatte, brauchten wir nur noch einmal eine Kopie unserer Datenbank zu machen und diese in den Cloud-Server von BauerSoftware zu stellen. Jeder Mitarbeiter hat dann ,Buildup‘ auf seinem Rechner installiert und konnte sofort über das Internet mit ,Buildup‘ arbeiten! Das war es schon!“, so Rainer Martin im Rückblick.

Arbeitsweise ins Homeoffice übernommen

Besonders komfortabel, sei, so erläutert er weiter, dass sich an der Arbeitsweise für die Mitarbeiter überhaupt nichts verändert habe. Man arbeite einfach weiter, wie zuvor.

Mit dem Einrichten der „Buildup“-Cloudlösung war auch der Wechsel auf den AVA-Bereich von „Buildup“ verbunden, damit auch diese Aufgaben im Homeoffice bearbeitet werden konnten.

„Zum Glück hatte ich mir schon einige Zeit vorher den AVA-Bereich von ,Buildup‘ angeschaut und fand die Software überzeugend. Aber oftmals scheut man einen Softwarewechsel, bevor nicht wirklich Not am Mann ist“, erklärt Herr Martin. „Nach unserer Bestellung ging dann alles recht schnell. Zunächst schalteten wir unsere AVA-Lizenzen frei. Im nächsten Schritt konnten wir in wenigen Stunden unsere Stammdaten in unsere Cloud-Datenbank einlesen und danach sofort mit der Arbeit beginnen. Für uns war am wichtigsten, dass die Arbeit unter dem Wechsel nicht leidet und die Mitarbeiter kontinuierlich weiterarbeiten konnten.“

Da das Büro im Bereich Kosten, Honorar und Stunden schon auf „Buildup“ gearbeitet hatte und die an Windows orientierte „Buildup“-Oberfläche zudem intuitiv bedienbar ist, klappte der Einstieg in die praktische Anwendung gut. Zuletzt auch, da die Mitarbeiter parallel individuelle Online-Schulungen erhielten.

Eine lohnende Investition

Mit dem Ergebnis ist Rainer Martin voll und ganz zufrieden und überzeugt, dass sein Büro auch zukünftig von dieser Investition profitieren wird. Für ihn als Anwender ist das Nutzen von mehreren Bildschirmen eine große Arbeitserleichterung. Da er jetzt auch im Bereich AVA Daten einfach von einem Bildschirm auf den anderen schieben kann. Aber die Vorteile zeigten sich auch im Großen; mit dem Einsatz der Vollversion bräuchten seine Mitarbeiter ein Projekt wirklich nur ein einziges Mal anzulegen und dann könnte es vom ersten bis zum letzten Tag durchgängig mit „Buildup“ bearbeitetet werden.

Einen Rest Bedenken habe Herr Martin allerdings bezüglich eines kompletten Server-Ausfalls, der zum Stillstand des gesamten Büros führen würde. Allerdings habe man ihm erklärt, dass der Server zu 99,9 % immer erreichbar sei und ein dichtes Backup-System, einen Rückfall im schlimmsten Fall auf den Stand des Vortags garantiere. So sind der Geschäftsführer und die Mitarbeiter insgesamt sehr zufrieden mit der Software-Umstellung und dem Service von BauerSoftware.

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