Digital ist nicht alles, aber alles ist digital

Mit Durchgängigkeit zum Erfolg

Jedes Unternehmen braucht auf seine Organisation zugeschnittene Prozesse. Das wird im Rahmen der Digitalisierung deutlich. Dazu muss Bestehendes auf den Prüfstand.

Längst bewegen wir uns in unserem Alltag mit einer Selbstverständlichkeit in einem umfassend digitalen Umfeld. Was in den frühen 1990er Jahren mit der „Domestikation“ des Heim-PCs begann, nahm durch die Ingebrauchnahme des Internets einen rasanten Verlauf. Wir leben digital – von der Bestellung von Waren und Dienstleistungen über die Vernetzung in sozialen Medien bis hin zur sprachgesteuerten Interaktion im „Smart Home“. Wenige Bereiche in unserem digitalisierten Leben scheinen uns fremd zu sein, und es ist nur noch eine Frage der Zeit, bis wir die nächste digitale Transformation „IoT“ (Internet of Things) nicht mehr für eine Universität in den Vereinigten Staaten halten.

Arbeitsalltag auf dem Prüfstand

Doch wie sieht es in unserem beruflichen Umfeld aus? Schöpfen wir auch hier aus den Möglichkeiten der digitalen Entwicklungen? Medienberichten zufolge ist hier noch eine klaffende Lücke zwischen den Unternehmen, die Digitalisierung als Wettbewerbs­vorteil nutzen, und den restlichen Marktteilnehmern.

Endliche Unternehmensressourcen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist in vielen Planungsbüros in Anfängen bereits schleichend und unmerklich vollzogen, jedoch wird dies in seiner Gesamtheit übersehen. Die meisten großen Aufgaben, die derzeit unternehmerisch bearbeitet werden, basieren auf wenigen Kernproblemen. Viele Unternehmensressourcen stehen nur begrenzt zur Verfügung, und die Bereitschaft, innovative Wege zu gehen, ist häufig auf mangelnde Führung zurückzuführen.

Die „Ressource Mitarbeiter“ 

Wie gehen wir in Zukunft mit unserer „Ressource Mitarbeiter“ um und wie erhalten wir über innovative Methoden das Wissen für die nächste Mitarbeitergeneration im Unternehmen?

Was kann die Digitalisierung zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen beitragen? Während Industrie 4.0 die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Industrie thematisch vorantreibt, endet im planerischen Umfeld die Auseinandersetzung mit dem Digitalisierungsprozess meist beim Leit­thema BIM. Dabei gibt es gerade im Projektmanagement und -controlling erhebliche Potentiale für die Prozess­optimierung und zur Verbesserung der Effizienz, die noch nicht genutzt werden. Die „Ressource Mitarbeiter“ ist für Planer rares und gefragtes Gut. Der Arbeitsmarkt ist leergefegt und die zu leistende Arbeit nimmt durch die ausgezeichnete Auftragslage nicht ab. Ein Umdenken und Gegenlenken ist gefragt, denn eines ist sicher: Der Fachkräftemangel wird sich mittelfristig nicht ändern lassen. Wenn man also die passenden Mitarbeiter nicht nach Bedarf auf dem Markt nachfragen kann, muss man sich fragen, wie geht man mit den zur Verfügung stehenden Mitarbeitern um? 

Erst Effektivität, dann Effizienz

Die Antwort lautet: Erhöhung von Effektivität und Effizienz durch Digitalisierung sowie die Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber.

Ein stetiges Hinterfragen, ob die Arbeitsschritte, die zu leisten sind, in der Form überhaupt sinnvoll sind, ermöglicht mehr Effektivität in den beruflichen Alltag zu bekommen. Das Weglassen von Zeitfressern und das Konzentrieren auf das Wesentliche sind die ersten Schritte, um dem Mitarbeiterengpass wirkungsvoll entgegenzutreten. Eine hohe Transparenz über alle Projekte ist hierbei entscheidend und das Resultat aus der digitalen Abbildung der Unternehmensprozesse. So wird die Grundlage geschaffen, Aufgaben zu gewichten und effektiver in der Umsetzung zu werden. 

wiko unterstützt Planer in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und begleitet seine Kunden durch eine fundierte Prozessberatung. Durch diese lassen sich brachliegende Ressourcen aufdecken. „Wir kennen die Prozesse in den Planungsbüros aus dem Effeff, das ist unser Vorteil und der Grund, warum wir gerade bei großen Planungsgesellschaften das Vertrauen ausgesprochen bekommen. wiko ist ein Partner auf Augenhöhe, der ausbaufähige Prozesse erkennt und optimiert“, schildert Rainer Trendelenburg aus seiner langjährigen Beratungserfahrung. „Die Steigerungen von Effektivität und Effizienz in den Projekten führen dazu, dass die Personaldecke in den meisten Fällen doch ausreichend ist, um den Arbeitsbedarf mittelfristig zu decken“, so Rainer Trendelenburg zur vermeintlich ausweglosen Arbeitsmarktsituation.  

Transparenz in den Potentialen

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse spielt eine erhebliche Rolle in der Verbesserung der Prozessabläufe. Nur derjenige, der den genauen Verlauf seiner Projekte kennt, kann diese auch erfolgreich steuern – alles andere ist ein Blindflug. Ein softwaregesteuertes Projektcontrolling sorgt für die notwendige Transparenz, erhebt die Projektdaten an der Stelle, an der sie entstehen und stellt sie demjenigen bereit, der sie zur Weiterverarbeitung benötigt.

Einbindung aller Projektbeteiligten

BIM ist derzeit bei den Planern in aller Munde und ein aktuelles Thema, mit dem sich die Büros auseinandersetzen. Allerdings endet die Digitalisierung der Geschäftsprozesse nicht an dieser Stelle. Die Bündelung der Kräfte auf BIM allein ist zu eng gefasst, denn der Digitalisierungsprozess beinhaltet mehr. „Um ein Projekt wirtschaftlich steuern zu können, müssen alle projektrelevante Daten digital erfasst werden. Die Daten müssen für alle Projektbeteiligten zentral zur Verfügung gestellt werden und nach einem Berechtigungsschlüssel einsehbar sein“, hebt Rainer Trendelenburg die Wichtigkeit hervor. „Genau aus diesem Grund sind wir bei wiko einen Schritt weitergegangen und haben uns dazu entschieden, externe Projektbeteiligte vom Bauherrn bis zum ausführenden Bauunternehmer mit in wiko einzubinden. Die zeitintensiven Abstimmungsprozesse werden somit auf ein Minimum reduziert, Fehlerquellen verhindert und durch das Arbeiten auf einer Datenbasis sehr viel Zeit eingespart. Das wiko Business & ­Information Portal (BIP) ist durch eine gemeinsame Arbeits- und Kommunikationsplattform ein Gewinn für alle Projektbeteiligten, weil dadurch unnötige Showstopper beseitigt werden.“ 

Gesamtlösung statt Insellösung

wiko betrachtet den Planungsprozess ganzheitlich und arbeitet als Gesamtlösungsanbieter auf einer Datenbank, was erhebliche Vorteile mit sich bringt. Rainer Trendelenburg hebt hervor: „Si­cher, wir kennen die Argumente, die für Insellösungen sprechen und es gibt auch Kunden, die uns ‚nur‘ als Projektcontrolling-Spezialist einsetzen, wiko bietet jedoch viel mehr. Vollständig integrierte Anwendung, wie z.B. unsere Baustellendokumentation, das Dokumentenmanagement oder wiko BIP, vermeiden die doppelte Datenhaltung, verringert Redundanzen und somit erheblich den administrativen sowie zeitlichen Aufwand.“ 

Prozesszügel in der Hand halten

Jedes Unternehmen braucht auf seine Organisation zugeschnittene ­Prozesse. Eine exakte Analyse der Unternehmens­prozesse ist aus Prozessberatungssicht als erster Schritt wichtig, um notwendige Maßnahmen implementieren zu können. Dabei definiert jeder seine Unternehmensprozesse individuell. „wiko ist durch seine reichhaltige Erfahrung in der Softwareentwicklung und Prozessberatung ein gefragter Experte mit exzellentem Branchenwissen. Das konnten wir seit fast 35 Jahren eindrucksvoll unter Beweis stellen. wiko ist schon heute die durchgängigste Lösung für Planungsbüros, die auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeitet und somit die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung bietet. Unsere Kunden werden Gleiches berichten“, sagt Rainer Trendelenburg zufrieden schmunzelnd.

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