Schnell und übersichtlich muss es sein

Optimierte kaufmännische Arbeitsprozesse

Der Erfolg eines Ingenieurbüros wird u.a. von betriebswirtschaftlichem Denken bestimmt. Um stets alle Zahlen schnell zur Hand zu haben sowie Rechnungen effizient und rechtssicher stellen zu können, nutzt das Kölner Büro für Tragwerksplanung AWD Ingenieurgesellschaft mbH ein Büro- und Projektcontrollingprogramm.

Seit der Gründung 1972 ist das Büro kontinuierlich gewachsen. Heute beschäftigt AWD an den Standorten Köln und Berlin mehr als 60 Mitarbeiter. Die Ingenieure sind u.a. für große Immobilienentwickler, öffentliche Auftraggeber, städtische Wohnungsbaugesellschaften, aber auch für den Kölner Zoo tätig. Die komplexen Projekte laufen bis zu sechs Jahren. So gehören bspw. der Grandtower in Frankfurt, Meilen.stein Bahnstadt in Heidelberg, Isarbelle in München, das Elefantenhaus in Köln sowie Fachhochschulen zu den zahlreichen Referenzen der Tragwerksplaner.

Beispiel für die digitale Urlaubsverwaltung
Quelle: Kobold Management Systeme

Beispiel für die digitale Urlaubsverwaltung
Quelle: Kobold Management Systeme

Da sich die alte Software als träge erwiesen hatte, legte das Ingenieurbüro bei der Suche nach einer neuen Lösung besonderen Wert auf die Aspekte Übersichtlichkeit, Schnelligkeit und Transparenz. Der Wunsch war, sämtliche Prozesse im kaufmännischen Bereich zu optimieren sowie zu beschleunigen. Spezielle Aufmerksamkeit schenkte das Team den Funktionalitäten Zeiterfassung – diese war im alten System nicht integriert – sowie dem Controlling, der Honorarkalkulation und dem Erstellen von Honoraren und Rechnungen. 2019 fiel nach einer intensiven Marktrecherche die Entscheidung, „Kobold Control“ einzusetzen.

Nach der Schulung durch den Hersteller unterwiesen die beiden für das Controlling zuständigen Kaufleute Bernd Zeranski und Robert Henrichs die Kollegen in Kleingruppen in der Zeiterfassung. Gleichzeitig überführte man 90 % der 200 laufenden Projekte von der alten in die neue Software. Bei den übrigen 10 % war die Schlussrechnung in den nächsten sechs Monaten fällig, sodass man diese manuell erstellen wollte. Außerdem hinterlegten die Kaufleute jeden Mitarbeiter mit seinem individuellen Stundensatz und einem prozentualen Anteil für Wagnis und Gewinn.

Anwesenheitserfassung
Quelle: Kobold Management Systeme

Anwesenheitserfassung
Quelle: Kobold Management Systeme

Während des Projektverlaufs geben die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden auf die entsprechenden Leistungsphasen ein. Tätigkeiten, die nicht nach HOAI, sondern nach Aufwand berechnet werden – wie z. B. Nachträge, besondere Leistungen etc. – erfassen die Mitarbeiter mit entsprechenden Bemerkungen nach Stunden. Für Bernd Zeranski eine sehr gute Lösung: „Die Abläufe sind äußerst einfach, schnell und gut strukturiert.“ Auf einen Blick sei ersichtlich, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden eingeloggt war und wie viele Stunden er verbucht hat. Sollte sich eine Differenz ergeben, kann der Kaufmann sofort nachhaken, sodass keine geleisteten Stunden mehr vergessen werden können.

Digitale Urlaubsverwaltung

Reichte früher jeder Mitarbeiter seine Urlaubsanträge in der Regel auf Papier ein und führte man die Urlaubstage nach erfolgter Prüfung und Genehmigung in einer Exceltabelle auf, so entfällt nun dieser Aufwand. Denn heute gibt jeder seine Urlaubsanträge direkt in der neuen Software ein. Das Programm leitet den Antrag zur Bearbeitung und Prüfung unverzüglich an den Vorgesetzten weiter. Dabei listet es auf, welche Anträge vorliegen und ob bzw. welche Mitarbeiter miteinander kollidieren. Die Bewilligung oder Ablehnung eines Urlaubsantrags nimmt die Geschäftsführung im Anschluss innerhalb der mitarbeiterübergreifenden Kalenderansicht vor. Die Software sorgt daraufhin dafür, dass der entsprechende Mitarbeiter per E-Mail zum aktuellen Stand seines Urlaubsantrages informiert wird. Wichtig für den Kaufmann Henrichs ist zudem, dass er aus dem Übersichtsplan die Vorträge für den Jahresabschluss entnehmen kann, um Rückstellungen zu bilden.

Am Anwesenheitstableau ist ersichtlich, wer sich wo befindet
Quelle: Kobold Management Systeme

Am Anwesenheitstableau ist ersichtlich, wer sich wo befindet
Quelle: Kobold Management Systeme

Corona macht Homeoffice-Button notwendig

Nachdem sich alle in das Programm eingearbeitet hatten, begann die Corona-Pandemie und die meisten der Mitarbeiter befanden sich im Homeoffice. Anfangs buchten diese ihre Stunden über den Button ‚Dienstgang‘, aber man war bei AWD unzufrieden mit der Situation, da es keine Übersicht gab, wer sich im Büro eingeloggt hatte und wer von zuhause arbeitet. Nach Rücksprache mit dem Softwarehersteller programmierte dieser daher in kürzester Zeit die Buchung über einen neuen Button ‚Home-Office‘. Nun können die Kollegen, die zuhause arbeiten, entweder ihre Zeiten über den Webclient am Rechner oder über ihr Smartphone und Tablet erfassen. Für alle Mitarbeiter ist am Anwesenheitstableau ersichtlich, wer im Büro oder im Homeoffice ist.

Überstundenausgleich leicht gemacht

Wie in jedem Planungsbüro werden projektabhängig Überstunden geleistet. Bei AWD arbeiten die Mitarbeiter in Vollzeit 40 Stunden wöchentlich. Jeder kann dabei entscheiden, ob er die Überstunden ausbezahlt bekommt oder in Urlaubstage umwandelt. Regelmäßig sieht sich Robert Henrichs die geleitesteten Stunden an. Sind mehr als die üblichen Überstunden angefallen, bespricht er mit dem betroffenen Kollegen, wie viele davon monatlich vergütet werden sollen und stellt die Stundenanzahl dann zwecks Auszahlung in das Projektcontrollingprogramm ein. Wie beim Urlaub läuft die Überstundenplanung über einen Antrag. „Möchte ich Überstunden abfeiern, stelle ich den Antrag genauso wie einen Urlaubsantrag. Dann wird im System vermerkt frei gegeben oder nicht,“ erläutert Henrichs die Vorgehensweise.

Über 100 Auswertungen

Über 100 Auswertungsmöglichkeiten sind im System integriert. Henrichs liegen besonders die Kostenvergleiche am Herzen, sieht er doch hier wie das jeweilige Projekt steht. Bei der Analyse der HOAI-Projekte erkennt der Controller beim Vergleichen des Budgets von Soll- zu Ist-Stunden, ob man sich im vorgegebenen Budget befindet und wie viele Reststunden übrig sind. Sind in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, können diese in eine spätere Phase verschoben werden. Auch ist durch die Soll-Ist-Vergleiche und die Analyse der Leistungsphasen ersichtlich, an welchen Stellen der Aufwand höher oder niedriger im Vergleich zur Ursprungskalkulation ist oder gegenüber dem, was die HOAI vorgibt. Mittels Kostenvergleichen sieht Henrichs auch, ob der aktuelle Projektstand mit der Summe der gestellten Rechnungen deckungsgleich ist.

Für Bernd Zeranski ist der Aufbau der Software ähnlich wie ein gut aufgebautes Handymenü. „Sind Menüführung und Handling einfach, dann macht der Rest auch Spaß“, erklärt der Kaufmann. In regelmäßigen Abständen tauschen sich die beiden Anwender mit Nutzern aus anderen Büros im Raum Köln/Bonn aus. Während dieser Anwendertreffen erläutert ihnen der Kobold-Vertriebsleiter zukünftige neue Funktionen, damit die Gruppe Änderungen frühzeitig kennenlernt. Außerdem können die Mitglieder der Gruppe die neue Version intensiv testen noch bevor sie auf den Markt kommt.

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