Top

Kategorien: Aktuell

Die Kunst des Informationsmanagement

Gut strukturiert zu mehr Projekterfolg

Informationsmanagementsysteme müssen den Umgang mit Informationen einfacher machen und dürfen keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachen.

Informationsmanagementsysteme dienen dazu, den Umgang mit Informationen zu vereinfachen .

Bauprojekte erzeugen von Projekt zu Projekt immer mehr Informationen. E-Mails, Bilder, Besprechungsprotokolle, Verträge, Spezifikationen, Vertragsänderungen, Bestellungen, Markups, Zitate und vieles mehr sammeln sich. All diese Informationen sammeln sich zu Puzzlesteinen an und fügen sich zu einem extrem komplexen Gesamtbild zusammen. Jede noch so kleine Information kann über Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheiden. Um diese Flut an Projektinformationen managen, erfassen und strukturieren zu können, braucht es effektive Werkzeuge und Methoden. Dazu kommt, dass die Informationen aus der Entwurfsphase in die Bauphase und anschließend in den Betrieb überführt werden müssen. Dabei werden jeweils unterschiedliche Informationstiefen, aber auch teilweise unterschiedliche Informationen benötigt. Diese Informationen müssen erfasst und katalogisiert werden, wenn sie im Lebenszyklus eines Gebäudes von Nutzen sein sollen.

 

Informationsmanagement ist Aufgabe mit vielen Herausforderungen

Grundlegende Tätigkeiten wie das Strukturieren, Finden, Erfassen, Teilen, Überwachen und Wiederverwenden von technischen und anderweitigen Projektinformationen kosten viel Zeit und Aufwand. Weil Mitarbeiter und Prozesse auf die Informationen angewiesen sind, ist ein effektives Projektmanagement eine unverzichtbare Voraussetzung für den geschäftlichen Erfolg.

Die Last des Informationsmanagements wird allerdings immer mehr dem einzelnen Mitarbeiter aufgebürdet. Dies führt zu ernstzunehmenden Problemen. Dazu gehören Überlastung, stockendem Informationsfluss („Stovepiping“), ungeklärter Zuständigkeit, mangelnder Transparenz, dem Verschwinden von Unternehmenswissen, längeren Einarbeitungszeiten, der späten Erkennung von Projektproblemen durch das Management und einem höheren Risikopotential infolge mangelnder Prozesskontrolle.

 

Risiken und Kosten verringern

Die für das Informationsmanagement aufgewendete Zeit kann weder für Entwicklung noch für Kollaboration oder Planung genutzt werden. Je weniger diese Aufgabe folglich gemanagt wird, je höher ist der Zeit- und Kostenaufwand.

Hinzu kommt, dass das Projektinformationsmanagement klare Prozessabläufe erfordert und diese genau eingehalten werden sollten. Aber selbst wenn Prozesse im Projekt klar definiert sind, kommt es im Laufe der Zeit immer wieder zu Abweichungen vom Idealprozess durch persönliche Eigenarten der einzelnen Projektmitglieder. Daraus entstehen Unterschiede bei Dateiablage, Benennung und Versionskontrolle. Das bringt den Informationsfluss zum Stocken. Der stockende Informationsfluss wirkt wie eine künstliche Trennmauer zwischen zentralen Projektbeteiligten und den Prozessen, die diese für eine effektive Arbeit benötigen. Wenn geografisch verteilte Teammitglieder dann auf diese Weise von den Prozessen getrennt sind, lässt sich ein Projekt kaum noch erfolgreich abschließen.

 

Gefahr von Kontrollverlust

Wenn Projektinformationen schlecht gemanagt werden, führt dies zu unklaren Zuständigkeiten und mangelnder Transparenz: Es erschwert die Verfolgung von Prüfpfaden, übertra­genen/eingereichten Dokumenten und Informationsanfragen (RFIs).

Bei einem Mitarbeiterwechsel geht zudem wertvolles Unternehmens- und Projektwissen verloren. Die neuen Projektmitglieder brauchen deutlich länger, um produktiv zu werden. Die Prozesskontrolle sinkt, das Risikopotential steigt und das Management verliert die Übersicht und damit auch die Steuerungsmöglichkeit über das Projekt.

„Minimaler Aufwand“ und „Drag-and-Drop-Fähigkeit“ sind zwei Begriffe, die von Ingenieuren, Architekten und Projektleitern häufig genannt werden, wenn sie ihre Erwartungen an ein effizientes Informationsmanagement formulieren sollen. Ganz oben auf der Wunschliste steht zudem die Nutzung der im Unternehmen vorhandenen IT-Umgebung.

Systeme, die eine Vielzahl verschiedener Geräte für Informationseingabe und -zugriff unterstützen und dabei alle Projektdateien einschließlich E-Mails und E-Mail-Anhängen indexieren, erfüllen diese Anforderungen und Erwartungen und zwar im Idealfall so, dass Anwender weiterhin so arbeiten können, wie sie es gewohnt sind. Eine wirklich effektive Lösung belässt etablierte Geschäftsprozesse und sorgt dafür, dass bestehende Dinge effektiv funktionieren.

 

Software als effektives Hilfsmittel

Architekten, Ingenieure, Bautechniker und Eigentümer müssen miteinander vernetzt sein, damit das Projekt erfolgreich ist. Es ist aber essentiell, dass Informationsmanagementsysteme den Umgang mit Informationen einfacher machen und keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachen. Beim Dokumentenmanagement geht es zunächst einmal um die Speicherung strukturierter Daten – eine Aufgabe, die viele existierende Systeme zuverlässig erfüllen. Allerdings belasten viele Systeme den Benutzer bei der Erfassung von Änderungen mit umständlichen Ein- und Auscheckverfahren. Außerdem ist die Suche generell nur so gut wie die Metadaten, die bei der Hinterlegung der Dokumente definiert wurden. Das wahre Problem besteht jedoch im Verwalten und gemeinsamen Nutzen von dynamisch geänderten Ad-hoc-Informationen, wie sie täglich unzählige Male in E-Mails und freigegebenen Dokumenten ausgetauscht werden. Schließlich gehört die allgegenwärtige Nutzung von Handheld-Geräten zum Alltag einer technologieorientierten Branche.

Angesichts dieser Situation benötigen die Unternehmen ein Lösungspaket für das reibungslose und intuitive Informationsmanagement, kurz: ein webbasiertes, smartes Onlinesystem für die effektive Verwaltung von Projektinformationen.

 

Projektinformationsmanagement (PIM)

Mit Lösungen von Newforma lassen sich aktuelle Projektinformationen jederzeit und auf jedem Gerät effizient abrufen. Durch die Tiefenindexierung aller relevanten Dateien dauern Suchvorgänge nur noch wenige Sekunden, ohne dass die Nutzer dafür Metadaten eingeben müssen. Newforma ermöglicht die Suche in mehr als 200 gängigen Dateiformaten einschließlich E-Mails und Anhängen und durchsucht auch BIM-Objekteigenschaften von DWG- und DWF-Dateien, die aus Autodesk-„Revit“ exportiert wurden. Redundante bzw. doppelt vorhandene Dateien werden aus dem Netzwerk entfernt, so dass eine zuverlässige Versionskontrolle gewährleistet ist. Newforma findet und archiviert Projektinformationen selbst dann auf einem Server, wenn das Projekt bereits seit Jahren läuft. Damit leistet sie einen wichtigen Beitrag zu mehr Auditing-Qualität. Die Lösungen von Newforma für das Projektinformationsmanagement sorgen für klare Zuständigkeiten, mehr Transparenz und exakt nachvollziehbare Prüfpfade; sie bewahren das Projektwissen, lassen neue Teammitglieder schneller produktiv werden, geben dem Management mehr Einblicke in potentielle Projektprobleme und mindern das Risikopotential durch eine wirksame Prozesskontrolle.

Quelle:

Whitepaper „Die Kunst des Projektinformationsmanagements“, Newforma GmbH, 80331 München

Der Beitrag in Computer Spezial 2/2016: Die Kunst des Informationsmanagement CS 2 2016 Seite 4 und 5

 

 

Computer Spezial