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Leonhard Weiss steigert „SharePoint“-Akzeptanz

Effizientere Dokumenten-Zusammenarbeit in Bauprojekten

Unternehmensgebäude in Satteldorf

Unternehmensgebäude in Satteldorf
(Foto: Leonhard Weiss)

E-Mail ist tot, für effiziente Zusammenarbeit nutzt man heute Social Collaboration – so lautet eine populäre Fachmeinung. Doch die Realität sieht meist anders aus, wie ein Blick in das Bauunternehmen Leonhard Weiss aus dem Baden-Württembergischen Göppingen/Satteldorf zeigt. Hier läuft, wie überall in der Branche, nichts mehr ohne E-Mail, der reibungslose Betrieb auf den europaweit verteilten Baustellen hängt von vielfältigen, zirkulierenden Dokumenten ab, wie der Bereichsleiter IT Atilla Kücük schildert: „Unsere Mitarbeiter hantieren ständig mit rund 900 Vorlagen, um die Prozesse von der Baustellenanmeldung bis zur Verfahrensanweisung korrekt abzuwickeln. Dabei fallen täglich enorme Mengen an E-Mails an.“

Anfänglich geringe Akzeptanz

Aber diese wachsenden Mengen an Mails und Dokumenten müssen auch strukturiert gespeichert werden, und das stellte das Unternehmen vor wachsende Herausforderungen. Schon vor einigen Jahren wurde deshalb unter dem Projektnamen „ePOS“ der Microsoft-„SharePoint“-Server für ein konsequentes Dokumentenmanagement eingeführt. Trotz guter Konzeption fand die ursprüngliche „SharePoint“-Implementierung jedoch nicht die breite Akzeptanz bei den Mitarbeitern, da sie im Alltag mit zusätzlichen Arbeitsschritten konfrontiert waren.

Dokumenten- und Mail-Speicherung mit Erweiterung automatisiert

Um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen und die Mitarbeiter neu zu motivieren, suchte der inzwischen neu an Bord gegangene CIO Atilla Kücük nach einer Lösung. Mit dem Tool „harmon.ie“ für „Outlook“ fand er schließlich die passende Antwort für eine „SharePoint“-Automatisierung. Dadurch war es möglich, praktisch alle manuellen Schritte bei der Interaktion zwischen „Outlook“, Desktop und „SharePoint“ zu eliminieren. Die Ablage von Dokumenten aller Art erfolgt nur per „intelligentem“ Dokumentenmanagement, das dem Benutzer manuelle Schritte wie Verschlagworten und Hochladen abnimmt.

„Mit ,harmon.ie‘ erleichtern wir den Mitarbeitern das gesamte Dokumenten-Handling und konnten so die Nutzung des SharePoint Server massiv steigern“, resümiert Atilla Kücük, CIO bei der Leonhard Weiss-Gruppe, die Vorteile des Tools.

 

Einen ausführlichen Beitrag zum Thema lesen Sie in der Computer Spezial 1/2016.

Computer Spezial