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Kategorien: Fachbeiträge > Projektmanagement

Zentrale Datenbank im Planungsbüro

Optimierung der Arbeitsprozesse

Teamarbeit und Wissenstransfer brauchen eine Informationsplattform: Das Ingenieurbüro Reich + Hölscher arbeitet mit der zentralen Datenbank von „PROJEKT PRO“.

Teamarbeit und Wissenstransfer brauchen eine Informationsplattform: Das Ingenieurbüro Reich + Hölscher arbeitet mit der zentralen Datenbank von „PROJEKT PRO“.
Foto: reich + hölscher

 

Das Bielefelder Ingenieurbüro Reich + Hölscher ist auf die TGA-Planung spezialisiert. Bei den Projekten steht der Mensch im Mittelpunkt. Das Wohlbefinden der Nutzer in Büros, Werkhallen, Schulen oder Kliniken, die das über 30-köpfige Team im Bereich Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik ausstattet, ist ein wichtiges Kriterium für ein positives Projektergebnis. Diese Philosophie der Geschäftsleitung war auch Grundlage bei der Überprüfung und Optimierung der eigenen Arbeitsprozesse. Ein wichtiges internes Projekt, mit dem die Weichen für die nächsten Jahre gestellt wurden.

Effiziente energetische Konzepte für eine leistungsfähige TGA in gewerblichen oder öffentlichen Neu- und Umbauten entstehen bei Reich + Hölscher (www.reich-hoelscher.de) in Teamarbeit. Mit den Jahrzehnten, in denen die Mitarbeiter die Ver- und Entsorgungstechnik von Produktions- und Bürogebäuden, Rechenzentren oder Krankenhäusern geplant haben, ist das Wissen um die Vielfältigkeit technischer Lösungen beständig gewachsen. Die Software, die einen solchen Informationszuwachs begleitet und gleichzeitig sämtliche Projekte dokumentiert, kann man in einem Planungsbüro als zentrales und damit erfolgsrelevantes Werkzeug betrachten. Bei Reich + Hölscher stieß die dazu seit 15 Jahren eingesetzte Softwarelösung 2016 endgültig an ihre Grenzen, obwohl bis dato sogar zwei Systeme unterschiedlicher Hersteller kombiniert worden waren, um alle Anforderungen abzudecken.

Umfangreiche Funktionen erwünscht

Der Auswahlprozess der neuen Bürosoftware für Reich + Hölscher dauerte länger als ein Jahr. Er begann mit einem Vergleich der am Markt verfügbaren Softwarelösungen. „Wir wollen Zeit gewinnen im Planungsprozess“ stand als Motto über dem ersten Teil des umfangreichen Lastenheftes, das die von der Geschäftsleitung mit dem Projekt betraute Arbeitsgruppe aufstellte. Es enthielt deshalb neben organisatorischen Standards zu Zeiterfassung, langfristiger Projektdokumentation und zentraler Kommunikationsplattform auch planungsrelevante Funktionalitäten wie Bautagebuch, Mängelverwaltung, Protokolle und ein durchdachtes Plan-Management. Aus der Geschäftsleitung kam die Vorgabe für den zweiten Teil der Kriterien der zukünftigen Bürosoftware. Die Gesellschafter Klaus Reich und Michael Kapke wünschten sich maximale Transparenz für ihr laufendes Controlling. So kamen die Punkte durchgängiges Auftragsmanagement, vielfältige Auswertungen und vorausschauende Ressourcenplanung auf die Wunschliste. Die Arbeitsgruppe suchte nach einer Software, die alle Anforderungen abdecken sollte, wenig Einarbeitungszeit beim einzelnen Mitarbeiter benötigen und sich mit den Veränderungen am Markt weiter entwickeln würde.

Gleicher Informationsstand dank zentraler Datenbank

Als zentrale Arbeitsplattform genutzt, vernetzt eine leistungsfähige Bürosoftware sämtliche Büro-, Kommunikations- und Projektinformationen in einer zentralen Datenbank, um sie allen Projektmitarbeitern zugänglich zu machen und sie im Rahmen des Bürocontrollings für Auswertungen nach unterschiedlichen Gesichtspunkten zur Verfügung zu stellen. Nachdem viele der am Markt verfügbaren Programme als nicht ausreichend eingestuft waren, machte sich bei Reich + Hölscher ein zehnköpfiges Team an die intensive Prüfung der Controlling- und Managementsoftware des Finalisten „PROJEKT PRO“ im laufenden Planungsbetrieb.

Den kompletten Beitrag lesen Sie hier: CS 2 2018 Zentrale Datenbank in Planungsbüro 44

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