Controlling-Module für Planungsbüros und Bauverwaltungen

Es war schon immer eine der Stärken von wiko, dass beliebig viele Kostenstellen abgebildet und die einzelnen Projekte, Teilprojekte und Projektelemente diesen Kostenstellen zugeordnet werden können. So ist es z.B. sehr einfach, einen Fachbereich „Elektroplanung“ mit all seinen Auftragsbeständen, Leistungsfortschritten und Projektergebnissen abzubilden. Aber auch mehrere Mandanten, z.B. eines Konzerns, können so mit den zugehörigen Niederlassungen und Fachbereichen innerhalb einer einzigen Projektdatenbank geführt werden.

Neu ist die Möglichkeit, beliebige Modelle in einer hierarchischen Baumstruktur anzulegen und diesen Modellen Kostenstellen zuzuordnen. So könnte z.B. ein Modell „TGA“ in zwei standortübergreifende Fachbereiche „Elektroplanung“ und „Gas/Wasser“ gegliedert sein, denen jeweils wieder die entsprechenden Kostenstellen der beiden Standorte zugeordnet sein können.

Solche Modelle können Bereiche mit eigener Budget- und Führungsverantwortung sein. Aber es können auch Auswertungsbereiche nach beliebigen Kriterien modelliert werden, zum Beispiel zur unternehmens- und standortübergreifenden Darstellung des Auftragsvolumens, Ertrages und der Auslastung des gesamten konstruktiven Ingenieurbaus. Alle Modelle sind mit personenbezogenen Lese- und Schreibrechten versehen. So werden auch Matrixauswertungen optimal unterstützt.

Modul Bereichs- (Unternehmens-)Controlling

Im Modul „Bereichscontrolling“ wird das gewählte Modell in seiner Baumstruktur dargestellt. Die einzelnen Kostenstellen können nun in einer Jahresansicht budgetiert und in Plan-Ist Vergleichen verfolgt werden. In den übergeordneten Knotenpunkten werden für den gesamten Verantwortungsbereich jeweils die aus den untergeordneten Elementen resultierenden Summenwerte ausgewiesen.

Die Budgetierung ist einfach sowie schnell bedien- und nachvollziehbar. Damit ist sie konsequent auf das Bedürfnis und die Sichtweise der technischen Führungskräfte ausgerichtet. Sie bildet deren Verantwortung für den Personaleinsatz und positive Projektergebnisse unmittelbar ab. Für jede Mitarbeitergruppe, wie zum Beispiel Ingenieure, Techniker etc. werden die erwartete bzw. gewünschte Personalentwicklung sowie der Abzug als Urlaubskapazität jeweils in Anzahl statistischer Vollzeitkräfte pro Monat eingegeben. Aus den in wiko bereits hinterlegten Modellen werden nach Abzug der nichtproduktiven Zeiten so die geplanten Projektstunden und zu Vollkosten bewerteten Projekt-Personalkosten ermittelt.

Die geplanten Projekteinzelkosten wie auch die geplanten Fremdleistungsanteile und der gewünschte Deckungsbeitrag der Kostenstelle können jeweils als prozentualer Aufschlag oder als absolute Werte geplant werden. Aus diesen Eingaben ergibt sich pro Monat die benötigte Honorarleistung. Die Darstellung auf der Zeitachse kann pro Monat oder kumuliert erfolgen.

Alle Ist-Daten ergeben sich bereits aus dem laufenden „wiko“-Projektcontrolling. Die Mitarbeiter buchen mit ihren Kostensätzen auf die Projektelemente, die wiederum den Kostenstellen zugeordnet sind. Auch die Projekteinzelkosten resultieren aus den Buchungen in „wiko“ bzw. aus der Übernahme einer integrierten Finanzbuchhaltung. Die Fremdleistungskosten ergeben sich aus dem in wiko integrierten Subunternehmermodul.

Auch die Ist-Honorarleistung ermittelt sich bereits aus den in „wiko“ historisierten Leistungsständen und damit aus den erbrachten Honoraren derjenigen Projektelemente, die der betrachteten Kostenstelle zugeordnet sind. Die Ist-Honorarleistung wird den oben dargestellten Aufwendungen gegenübergestellt und so der tatsächliche Deckungsbeitrag ausgewiesen.

Damit stehen ohne einen weiteren über den bisher in „wiko“ erforderlichen Aufwand alle Informationen für den Plan-Ist Vergleich zur Verfügung.

Eine Besonderheit dieses Modells ist, dass eine Innerbetriebliche Leistungsverrechnung überflüssig wird. Bucht ein Mitarbeiter einer fremden Kostenstelle auf ein Projektelement der betrachteten Kostenstelle, sind seine Kosten bereits in den Ist-Personalkosten berücksichtigt. Ziel muss sein, mit dessen Leistung einen ausreichenden Honorarerlös zu erzielen, dann stimmen die Deckungsbeiträge aus der Projektarbeit. Werden die eigenen Mitarbeiter nicht genügend ausgelastet, erfolgt eine Korrektur des Deckungsbeitrages in Höhe des Unterschiedes der geplanten Produktivität zu der tatsächlichen Produktivität. Der fehlende Projektstundenanteil wird mit einem definierten Kostensatz bewertet und über den gesamten Budgetierungszeitraum als Korrekturkonto mitgeführt. Damit wird die Bereitschaft gefördert, bei einer Unterauslastung den Mitarbeiter anderen Kostenstellen zur Verfügung zu stellen. So wird die eigene Kostenstelle von den Kosten dieses Korrekturkontos entlastet und der Mitarbeiter kann in anderen Bereichen eine honorarfähige Leistung erbringen.

Das Korrekturkonto kann kumuliert niemals positiv werden, da ein höherer Projektstundenanteil zu mehr Honorarleistung und damit zu einem besseren Deckungsbeitrag führen muss.

Direkt in der Oberfläche stehen mehrere Register zur Verfügung, in welche der Nutzer seine präferierten Kennzahlenverläufe als Grafiken einblenden kann. So ist zum Beispiel mit einem Blick zu erkennen, inwieweit die geplanten Personalkapazitäten bereits durch vorhandene Mitarbeiter gedeckt sind, oder ob ein Umsatzrisiko aus ungedecktem Personalbedarf besteht.

Zahlreiche weitere Grafiken stellen z.B. den Plan-Ist-Verlauf von Projektstunden, Subunternehmeranteilen, erbrachten Honorarleistungen, der Umsatzrentabilität, Rohertragsrentabilität, Kosten pro Projektstunde, Projektstundenanteile, der Auftragsreichweite etc. dar. Damit steht ein leistungsfähiges Unternehmens- und Bereichscontrolling zur Verfügung.

Modul „Bereichsauslastung“

„wiko“ bietet heute bereits zwei Dimensionen der Personaleinsatzplanung. Die erste Dimension stellt die Planung aus Projektsicht dar. Mitarbeitergruppen und Mitarbeiter können den Projektelementen zugeordnet und deren Einsatz geplant werden. Die zweite Dimension stellt die Planung aus Sicht des Mitarbeiters dar. Zu einem Mitarbeiter kann in einer Drill-Down-Sicht dessen Einsatz in den Projekten und in den einzelnen Projektelementen nachvollzogen und geplant werden. Auf Eben der Projektelemente können zudem auch alle anderen Projektbeteiligten eingeblendet und geplant werden.

Neu ist nun die Darstellung der Auslastung in den einzelnen Verantwortungsbereichen.

Auch hierfür werden wieder die oben beschriebenen Modelle genutzt. So könne Auslastungen auch abteilungs- oder standortübergreifend und auch zum gesamten Unternehmen dargestellt und analysiert werden.

Die Oberfläche gleicht dem Modul „Bereichscontrolling“. Das gewählte Modell mit seinen zugeordneten Kostenstellen wird wiederum als hierarchischer Baum dargestellt. Im Grafikfenster werden die geplante Kapazität nach Mitarbeitergruppen, Mitarbeitern sowie die Freie Kapazität im Betrachtungsjahr als Monatsstunden für die gewählte Kostenstelle bzw. als Summen auf den übergeordneten Ebenen ausgewiesen.

Innerhalb einer Kostenstelle werden die geplanten und freien Kapazitäten nach Mitarbeitergruppen dargestellt und Überlastungen farblich markiert. Mit einer weiteren Drill-Down-Sicht werden die Mitarbeiter der Gruppe mit ihrer persönlichen Auslastung und in einer weiteren untergeordneten Stufe mit ihren geplanten und Ist-Stunden auf den einzelnen Projektelementen aufgezeigt.

Öffnet man nun in einem zweiten Browserregister einer der beiden anderen Dimensionen der Personalplanung, steht ein sehr leistungsfähiges und übersichtliches Instrumentarium für die Personaleinsatz- und Auslastungsplanung zur Verfügung.

Fazit

Mit den beiden neuen Modulen im Herbstrelease 2018 hat wiko einen neuen Oberflächentyp in seine Programmlandschaft integriert, der eindrucksvoll zeigt, auf welchem Stand der Technik und Ergonomie heute reine Browser-Anwendungen realisiert werden können. Das technische Framework ermöglicht nun projekt- und kostenstellenübergreifende Sichten und Verantwortungen, die eine effiziente Unternehmens- und Bereichssteuerung und ein wirkungsvolles Controlling ermöglichen. In Kombination mit den benutzerdefinierten Dashboards bietet „wiko“ ein ausgezeichnetes Informationssystem, welches eine transparente und zielorientierte Führung großer Architektur- und Ingenieurgesellschaften sowie Bauverwaltungen mit numerischen und grafischen Informationen unterstützt.

Diese Form des Controllings stellt ein äußerst modernes Konzept dar, welches die Elemente einer Prozesskostenrechnung zu Vollkosten (Projektcontrolling) mit der klassischen Entlastung der Kostenstellen durch den Leistungsbezug der Produktion kombiniert. 

Die vollständige Integration in das wiko-Projektcontrolling, das Subunternehmercontrolling und das Rechnungswesen reduzieren den Controlling Aufwand erheblich und gewährleisten eine hohe Qualität und Aktualität der Daten. Das Controlling mit wiko wird sehr effizient und konzentriert sich direkt auf die Wertschöpfungskette im Unternehmen und der damit beauftragten Verantwortungsträger.