Dynamische Projekt- und Ressourcenplanung
Architekten und Ingenieure sehen sich einer steigenden Zahl von Unwägbarkeiten gegenüber. Trotz einer guten Auftragslage fordern Fachkräftemangel, Materialengpässe und Preisexplosionen immer mehr Flexibilität im Auftrags- und Bürogeschehen. Im Interview mit Roland Mogk, Vertriebsleiter bei Projekt Pro, haben wir die Hintergründe und Möglichkeiten einer dynamischen Ressourcenplanung besprochen, mittels der sich auch entgegen den derzeitigen Herausforderungen weitgehend flexibel und zuverlässig planen lässt.
CS: Herr Mogk, wie bewerten Sie die aktuellen Entwicklungen in der Baubranche und deren Auswirkungen für Planer?
Roland Mogk: Planer haben im Projektgeschehen schon immer mit Verzögerungen leben müssen. Und auch Personalausfälle waren im Grunde nie eine Besonderheit. Aber die derzeitige Intensität ist neu: Die stark angespannte Preislage trifft auf Lieferengpässe und die derzeitigen krankheitsbedingten Ausfälle treffen auf den branchenübergreifenden Fachkräftemangel. Die Entwicklungen sind besorgniserregend.
CS: Wie lange wird Ihrer Meinung nach diese Situation dauern?
Roland Mogk: Derzeit ist kein Ende der Entwicklungen abzusehen. Die Branche ist angespannt. Ich glaube aber, die aktuellen Ereignisse werden noch mindestens die nächsten zwei Jahre beeinflussen.
CS: Was empfehlen Sie Planern, wie sie am besten mit dieser
Entwicklung umgehen können?
Roland Mogk: Planer stehen sicherlich vor der Aufgabe, mit den vorhandenen Ressourcen erst einmal so effizient und zeitsparend wie möglich umzugehen. Sie sollten in jedem Fall gewährleisten, dass eigene Prozesse auch bei krankheitsbedingten Ausfällen nicht zum Stillstand kommen. Dafür müssen sie ihre eigene Arbeit antizipieren können. Beschäftigte sollten im Notfall flexibel auf unterschiedliche Arbeitsbereiche umverteilt werden können. Dafür empfehle ich eine planerische Abbildung der eigenen Ressourcen – also eine Ressourcenplanung.
CS: Ist eine Ressourcenplanung schon gängige Praxis?
Roland Mogk: Im Bauwesen ist es zwar schon seit Jahrzehnten üblich, sich zu überlegen, wie lange welcher Bauabschnitt dauert. Auf die eigenen Ressourcen im Büro trifft das aber oftmals nicht zu. Leider halten sich zwei Mythen hartnäckig: Kleine Büros brauchen keine Ressourcenplanung und Ressourcenplanung ist wahnsinnig zeitintensiv. Ersteres ist schlichtweg falsch, weil auch kleine Büros so kosteneffizienter arbeiten können. Letzteres hängt davon ab, ob die Ressourcen händisch – beispielsweise mit Excel-Tabellen – geplant werden oder ob man eine spezielle Software verwendet. Wer eine Software nutzt, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können, die von allen Seiten mit Informationen gefüttert wird und die die Daten im Hintergrund verknüpft und aktualisiert, spart Zeit und steigert die Effizienz der Planung enorm.
CS: Wie funktioniert das Ganze?
Roland Mogk: Die Ressourcenplanung blickt immer in die Zukunft des Büros. Wenn ich Mitarbeiter verplane, Aufträge annehme oder umplane, erkennt man aus der Ressourcenplanung sofort die Konsequenzen für das gesamte Büro. Der Arbeitsaufwand steht gewissermaßen der Mitarbeiterauslastung gegenüber: Wenn alle Mitarbeiter mit ihren individuellen Fähigkeiten und Arbeitszeitmodellen zu 100 % verplant sind, kann kein neuer Auftrag angenommen werden, aber wenn sieben der zwanzig Mitarbeiter jeweils noch 30 % an Kapazität frei haben, kann die simulierte Annahme eines neuen Projektes sehr aufschlussreich sein.
CS: Wie berechnet man die Auslastung der Beschäftigten?
Roland Mogk: Die verfügbare Kapazität ergibt sich aus den individuellen Arbeitszeitmodellen der Mitarbeiter abzüglich den persönlichen Gemeinstunden, beispielsweise der Zeit für Fortbildungen, interne Prozesse oder Akquise. Natürlich werden auch sozialbedingte Ausfälle, wie Feiertage, Urlaub und Krankheit, berücksichtigt. Diese verfügbaren Kapazitäten laufen dann gegen die geplanten Einsätze der Mitarbeiter:innen. Das haben viele Planer früher Mal mit selbst aufgestellten Berechnungen in Excel-Tabellen gemacht.
CS: Wird das heute vielleicht noch an der einen oder anderen Stelle weiterhin so gemacht?
Roland Mogk: Mit Sicherheit gibt es noch viele Büros, die so arbeiten. Immer mehr Planer setzen aber auf passende Software, mit der sich die Informationen von Projekten und Beschäftigten automatisch auch in der Ressourcenplanung nutzen lassen.
CS: Worauf sollte bei der Wahl einer Software geachtet werden?
Roland Mogk: Informationen sollten nicht zweimal in die Hand genommen werden. Alle Daten, die für Mitarbeiter:innen und Aufträge bereits vorhanden sind, sollten nicht noch einmal übertragen werden. Zudem ist eine gute visuelle Darstellung unverzichtbar.
CS: Jüngst bestätigte das Bundesarbeitsgericht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Entsteht hier nun ein Mehraufwand für alle Beteiligten? Oder offenbaren sich so weitere Vorteile?
Roland Mogk: Mit einer guten Software erhält man solch ein gefordertes System – im besten Fall mobil und unkompliziert. Für den größten Teil der Beschäftigten stellt das dann keinen nennenswerten Mehraufwand dar. Aber für Teamleiter und Ressourcenplaner ändert sich mithilfe der planerischen Abbildung einiges. Sie können nun auf umfangreiche Berechnungen, Kalkulationen und Simulationen für Ihre Entscheidungen zurückgreifen, die ohne eine Software viel zu zeitaufwändig wären.
CS: Wie schnell stellen sich Verbesserungen ein?
Roland Mogk: Die erste Verbesserung ist mit Sicherheit erst einmal die Klarheit. Je nach Detailtiefe wird visualisiert, wo es gerade brennt und gleichzeitig, wo ungenutzte Potenziale liegen. Die Lösung selbst liegt dann aber nicht in der Software, sondern in den richtigen Entscheidungen der Architekten und Ingenieure, die sie aus den neuen Erkenntnissen ableiten. Das sollte jedem klar sein: Eine Software bietet Entscheidungshilfe, die Entscheidungen selbst kann sie den Planern aber nicht abnehmen.
