Standardbasierte Digitalisierung der öffentlichen Beschaffungsprozesse

Die öffentliche Hand kauft in Deutschland jährlich für 200 bis 300 Mrd. Euro ein (Quelle: www.vergabeblog.de). Ein großer Teil dieser eingekauften Leistungen sind Bauleistungen. Ziel von Bund und Ländern ist es derzeit, die einzelnen Teilprozesse des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozess im Kontext des Onlinezugangs-gesetzes (OZG) zu digitalisieren, optimieren und standardisieren. Für alle Wirtschaftsteilnehmer, Bieter und Auftragnehmer soll der Zugang zur und die Teilnahme an der öffentlichen Beschaffung wesentlich vereinfacht werden. Dies ist ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung der Baubranche. Um die Bausoftwareunternehmen frühzeitig in diesen Digitalisierungsprozess zu involvieren, hat der Steuerungskreis zur Kooperation „Elektronische Beschaffung im Kontext der OZG-Umsetzung“ im Juli 2022 mit dem Bundesverband Bausoftware einen Informationsaustausch gestartet.

Die Struktur der XBeschaffung
Bild: Lieferantencockpit

Referenzlösungen und neue Standards werden in einer Kooperation von den Ländern Bremen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz mit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), den Ministerien BMI und BMWK sowie dem Beschaffungsamt des BMI erarbeitet. Nach dem Prinzip „Einer für alle“ sollen sich nach der erfolgreichen Entwicklung und Einführung einer Lösung in einem Bundesland alle anderen Bundesländer dem Online-Dienst anschließen. Die Entwicklung soll zugleich auch eine Grundlage für eine europaweite Lösung sein.

Einer der zu standardisierenden digitalen Teilprozesse für den Baubereich ist die Präqualifizierung der Bieter. Mit dem Präqualifizierungsservice (PQ-Portal) wurde von Bremen eine zentrale, nutzerzentrierte Plattform im Rahmen der OZG-Umsetzung konzipiert und realisiert. Mithilfe dieser Lösung ist es für Bieter möglich, die für jede Ausschreibung nötigen Qualifikationsnachweise einmal prüfen und zertifizieren zu lassen. Das Zertifikat kann dann für alle Ausschreibungen genutzt und der Prüfprozess muss nicht jedes Mal aufs Neue durchlaufen werden. Der von Bremen entwickelte zentrale Präqualifizierungsservice ist auch über das Einheitliche Unternehmenskonto auf Basis von ELSTER und die bekannten Login-Daten erreichbar. Der Zugang der Bieter für die digitale Beschaffung wird damit wesentlich vereinfacht. Der europäische Standard ESPD dient künftig als Formular für Eigenerklärungen in öffentlichen Beschaffungsverfahren. Unternehmen können hiermit europaweit einheitlich ihre Präqualifizierungsanfragen elektronisch entgegennehmen und elektronisch beantworten.

Gegenüberstellung der Standards von Peppol und GAEB
Bild: BVBS

Aktuell gibt es in Deutschland verschiedene Vergabeplattformen, das macht die Suche nach Bekanntmachungen für die Unternehmen aufwändig. Ziel des gemeinsamen Projektes des BMI sowie des Beschaffungsamts vom BMI und der Freien Hansestadt Bremen ist es daher, Daten und Informationen zu öffentlichen Vergaben zentral und standardbasiert für individualisierbare Recherchen durch Unternehmen bereitzustellen. Hierfür wird vom Bund ein zentrales Portal, der Bekanntmachungs-service (BKMS), entwickelt und bereitgestellt. Bremen hat nun einen standardbasierten Vermittlungsdienst realisiert, der Auftrags- und Vergabebekanntmachungen von möglichst allen Vergabeplattformen in ein einheitliches auf den EU-Vorgaben zur standardisierten Veröffentlichung von Bekanntmachungen (eForms) basierendes Format überführt und über die PEPPOL-Infrastruktur dem BKMS bereitgestellt. Im BKMS erfolgt eine einmalige Authentifizierung auf Basis von ELSTER. Die Unternehmen können durch den Bekanntmachungsservice Informationen schnell und einfach finden und die Ergebnisse wertsteigernd in betriebliche Prozesse integrieren. Über eine Open-Data-Schnittstelle erhält die interessierte Öffentlichkeit Zugang zu den vom BKMS erfassten Daten.

Die elektronische Beschaffung wird komplettiert durch das bereits umgesetzte „Lieferantencockpit“ ( www.lieferantencockpit.de). Dieses stellt perspektivisch für die Lieferanten einen einheitlichen Zugang zu den diversen öffentlichen elektronischen Einkaufssystemen der mitnutzenden Bundesländer bereit. Es ermöglicht den Unternehmen, mit allen Verwaltungseinheiten zu interagieren, mit denen Rahmenverträge geschlossen wurden. Über das „Lieferantencockpit“ kann das Unternehmen seine standardbasierten Katalogdaten einstellen und pflegen sowie die Einkäufer der öffentlichen Verwaltung beraten. Das „Lieferantencockpit“ umfasst zudem Funktionalitäten, die die elektronischen Einkaufssysteme der Verwaltung darin unterstützen, Bestellungen basierend auf dem neu entwickelten Standard XBestellung zu erzeugen und an die Unternehmen zu übermitteln.

Der Standard XBestellung ist derzeit in der Pilotphase. Er baut auf der europaweit eingeführten UBL (Universal Business Language) auf und basiert auf den PEPPOL-Profilen BIS-Order bzw. BIS-Order-Only. Die beta-Version des Standards wurde in den Ländern Bremen und Rheinland-Pfalz implementiert, um in der Pilotierung Prozesserfahrungen zur elektronischen Abwicklung von Rahmenvereinbarungen und Einzelabrufen aus dem Waren- und Dienstleistungsbereich zu gewinnen. Im Zuge dessen zeichnet sich ein weiterer erforderlicher XStandard (XKatalog) ab, der die Synchronisation von vorvertraglichen und nachvertraglichen Prozessphasen erlaubt. Der aktuelle Schwerpunkt liegt in der Anwendung des Standards XBestellung und der Umsetzung haushaltskonformer und automatisierter Rechnungsabwicklung. Der Steuerungskreis, der die Digitalisierung in der Beschaffung erarbeitet, wünscht sich für die XBestellung Unterstützung vom Bundesverband Bausoftware. Der BVBS soll überprüfen, welche etablierten GAEB-Elemente sinnvollerweise in XElemente überführt werden können. Auf der PEPPOL-Seite haben die GAEB-Austauschphasen, die seit über 40 Jahren sehr erfolgreich in der deutschen Bauwirtschaft eingesetzt werden, recht gut passende Profile.

Die Arbeiten im Kooperationsprojekt zur Digitalisierung in der Beschaffung sind bereits weit vorangeschritten. Neben den Pilotierungsbestrebungen des Projektes wurde zwischenzeitig die Arbeit zur Nachnutzung weiterer europäischer Standards (eForms, Peppol BIS, usw.) im nationalen Raum aufgenommen und eine Betriebsorganisation für die resultierenden „XStandards Einkauf“ entwickelt. Dabei wird die bisherige Struktur zur XRechnung als ein Baustein von vielen gesehen.
Die BVBS-Mitglieder haben bei ihren Aktivitäten einen europaweiten Standard im Blick, dieser Standard kann auch durchaus weltweit an Bedeutung gewinnen.

Eines sei zum Abschluss noch angemerkt: Da die beschriebenen Entwicklungen im ersten Schritt dem Beschaffungsprozess der öffentlichen Hand dienen, wird in der freien Wirtschaft GAEB wohl noch lange eine Bedeutung haben.