Mehr Zeit für das Wesentliche

Digitale Lösungen für den Firmenwagen

Firmenfahrzeuge sind für Architekten, Ingenieure sowie Bauleiter unentbehrlich: Mehrere Projekte und Baustellen müssen gleichzeitig betreut und flexibel erreicht werden. Dafür steht für rund ein Viertel der Beschäftigten dieser Branchen ein Firmenwagen zur Verfügung. Der Aufwand für die Fuhrparks ist nicht zu unterschätzen.

Die Verwaltung der Firmenfahrzeuge ist in der Praxis gerade für kleine und mittelständische Planungsbüros eine große Herausforderung. Laut einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement (BVF) sind es mehr als 8 h wöchentlich, die pro Betrieb durchschnittlich für die Fuhrparkverwaltung anfallen. Meistens ist der Inhaber selbst, der sich um diese Aufgabe kümmert.

Das Tätigkeitsspektrum reicht dabei von der Buchung und Zuweisung der Fahrzeuge über die Fahrtenbuch-Kontrolle bis hin zur sicheren Archivierung der Tank- und Reparaturbelege. Dazu kommen regelmäßige Prüfpflichten, wie etwa die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle oder die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV). So fällt in der Praxis schnell eine Fülle an Fahrtenbucheinträgen, Verträgen, Quittungen, Notizzetteln und Termineinträgen an.

Überblick über Kosten und Nutzung

„Diese Zettelwirtschaft macht es gerade mittelständischen Architekturbüros schwer, ihren Fuhrpark effizient zu nut­zen“, sagt Mobilitätsexperte An­dreas Schneider. „Was Architekten für ihre Kunden immer im Blick haben, fehlt im Alltag oft beim eigenen Geschäftswagen: ein aktueller Überblick über Auslastung, Kosten und Aufgaben.“ 

Digitale Fuhrpark-Verwaltung für Architekten und Ingenieure

Daher bieten sich digitale Telematiklösungen für den Fuhrpark an. Das Berliner Unternehmen Vimcar hat dazu mit „Vimcar Fleet“ eine eigene Software entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Planungsbüros zugeschnitten ist.

Über 5.000 Kunden aus den Segmenten Bauplanung, Bauleitung und Handwerk nutzen die Vimcar-Lösung bereits – darunter etwa der Aichacher Bauplaner Joachim Bettermann.

„Als Architekten sind wir jeweils rund 30.000 km pro Jahr unterwegs. Da kommt einiges an administrativem Aufwand zusammen“, sagt der Aichacher Architekt und Diplom-Ingenieur (FH) Joachim Bettermann.

Deshalb haben sich die ecoplus Architekten + Ingenieure für eine nachrüstbare Digitallösung entschieden. „Das Tool nimmt uns beispielsweise das leidige Thema Fahrtenbuch ab. Berufliche, private und ‚Mischfahrten‘ lassen sich rechtssicher dokumentieren – mit minimalem Aufwand.“ Der ungeliebte „Papierkram rund ums Firmenauto“ gehört für Bettermann der Vergangenheit an.

Ab Werk oder nachrüstbar

Dazu wird im Fahrzeug vom Nutzer einmalig ein speziell entworfener Stecker in die sogenannte On-Board-Diag­nose-Schnittstelle des Fahrzeugs – in allen Automodellen ab Baujahr 2001 (Benziner) bzw. 2004 (Diesel) – gesteckt. Da die (mit einem GPS-Modul ausgestattete) Vimcar-Lösung jede Fahrt automatisch aufzeichnet, kann kein Kilometerstand mehr vergessen werden. Damit wird den Fahrern eine zusätzliche Aufgabe vor jedem Termin auf der Baustelle von den Schultern genommen.

„Die Umstellung dauert nur wenige Sekunden und ist selbst für Anwender ohne technische Vorkenntnisse einfach machbar“, erzählt Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider. Für straßenverkehrstaugliche Transporter und Baustellenfahrzeuge ohne OBD-Schnittstelle bietet Vimcar seit Kurzem auch eine Telematiklösung, die vom Nutzer ohne großen Aufwand dauerhaft an der Fahrzeugbatterie befestigt wird.

Diebstahlschutz für den Firmenwagen

Neue BMW-Dienstwagen bieten bereits bei der Leasing-Bestellung die Möglichkeit, ab Werk die Vimcar-Software zuzubuchen. Weiterer Vorteil der Connected-Mobility-Lösung: Von zahlreichen Versicherungen wird die Umrüstung als digitaler Diebstahlschutz mit speziellen Rabatten honoriert, berichtet Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider. Mithilfe der Positionsbestimmung und sog. „Geofencing“-Funktionen bei Verlassen des definierten Geländes gibt das System eine automatische Warnmeldung. Dadurch konnte bereits des Öfteren frühzeitig die Polizei informiert – und das gestohlene Firmenfahrzeug geortet und sichergestellt werden.

Finanzamtskonforme Abrechnung

„Somit können wir uns beim Kunden vollkommen auf das Wesentliche konzentrieren“, berichtet Architekt Bettermann. Die Vimcar-Lösung wird auch vom Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) und Datev empfohlen: Mit einem Klick lassen sich die Daten finanzamtskonform exportieren. Darüber hinaus verfügt die Software über zahlreiche weitere Funktionen, die die Firmenwagenverwaltung im Betriebsalltag erleichtern.

Seit dem Umstieg auf das digitale Firmenwagenmanagement hat sich der Zeitaufwand von Joachim Bettermann für die Verwaltung seiner Firmenfahrzeuge auf wenige Minuten am Tag reduziert. Das Fazit ist für ihn eindeutig: „Ich habe den Umstieg auf eine Digitallösung zu keiner Sekunde bereut.”

Jährlicher Steuervorteil: rund 2.750 €

„Die Vimcar-Lösung ist vor allem eines: einfach, nutzerfreundlich und zuverlässig“, sagt Mobilitätsexperte Andreas Schneider, der bereits über 90.000 Firmenwagen vernetzt hat. „Gerade kleine und mittelständische Unternehmen wollen und brauchen kein riesiges Softwarepaket, das in­stal­liert, integriert und gewartet werden muss. Sie wollen schnell von dem leidigen Thema Fuhrpark-Administration entlastet werden – und damit nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen.“

Eine Fahrt mit dem Firmenwagen beläuft sich im Durchschnitt auf 20 km. Die durchschnittlichen Kosten für Wartung und Verschleiß eines Firmenwagens betragen bis zu 6,3 Cent pro Kilometer (Rechengrundlage ist der Audi A6 Avant). Mit der 1-%-Regel müssen für einen Audi A6 Avant mindestens 5.064 € im Jahr als zusätzliches Einkommen vom Nutzer versteuert werden. Das Führen eines digitalen Fahrtenbuchs kann helfen, diese Kosten zu senken: So beläuft sich die durchschnittliche Steuer­erspar­nis eines Fahrtenbuchnutzers gegenüber der 1-%-Regel auf 2.750 €.

Das können digitale Fuhrpark-Lösungen

Digitales Fahrtenbuch: Handschriftliche Fahrtenbücher waren gestern. Heute reicht ein einfacher Stecker in der standardisierten OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs. Über eine integrierte SIM-Karte und ein GPS-Modul werden die notwendigen Daten automatisch und lückenlos erfasst. Moderne Fahrtenbuch-Lösungen sind über Smartphone-App (iOS, Android) oder Desktop steuerbar. Mit einem Mausklick lassen sich die Daten (und sämtliche notwendigen Nachweise) für die Finanzbehörden exportieren – als pdf-Datei oder für die weitere betriebsinterne Evaluation auch als Datensatz (etwa xls, csv).

Einfache Buchung und Routenoptimierung: Anwender erhalten einen Überblick über sämtliche Fahrzeugbuchungen der Flotte. Umständliche Outlook-Buchungen, Kalender- oder Exceleinträge gehören damit der Vergangenheit an: Man sieht auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann welches Poolfahrzeug reserviert hat oder welche Firmenwägen noch verfügbar sind.

Ein „Intelligentes Vertragsmanagement“ informiert Anwender automatisch über Fristen wie z.B. auslaufende Leasingverträge – dadurch werden hohe Kosten für Überkilometer vermieden. Zudem werden sämtliche Fuhrpark-relevanten Dokumente (Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege etc.) an einem zentralen Ort gespeichert.

Übersichtliches Kostenmanagement: Ob Parkgebühren, Autowäschen oder Tankrechnungen – mit modernen Flottenlösungen sehen Nutzer alle fahrzeugbezogenen Kosten auf einen Blick. Sämtliche Kosten lassen sich zudem einzelnen Fahrten zuordnen, wodurch die nächste Abrechnung wesentlich vereinfacht wird.

Tankkarten-Integration: Sämtliche Tankkartenzahlungen werden automatisch erfasst und dem richtigen Fahrzeug zugeordnet. Zugleich lassen sich so sämtliche verbrauchbedingten Fahrzeugkosten im Blick behalten, der gesamte Abrechnungsprozess (bis hin zu Verbrauchsanalysen oder Kostenvergleichen) wird wesentlich beschleunigt.

Automatische Führerscheinkontrolle: Das System „Vimcar Fleet“ ermöglicht zudem die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung der Führerscheine der Fahrer via LapID – dem führenden Anbieter im Bereich Führerscheinkontrolle. Zeitfressende Terminvereinbarungen und Besprechungen, Ansammlungen von Papierkram und das ständige Erinnern an Kontrollfristen werden dadurch überflüssig.

Unfallverhütungsvorschriften: Die Unfallverhütungsvorschrift schreibt Unternehmen vor, gewerblich genutzte Fahrzeuge mindestens einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf den betriebssicheren Zustand zu überprüfen. Trotz der gesetzlichen Vorgabe ist die tägliche Kontrolle im Fuhrparkalltag oftmals vergessen. Eine digitale Fuhrpark-Software erinnert den Halter regelmäßig an die Kontrollen und liefert Formulare zur ordnungsgemäßen Dokumentation und zur vorgeschriebenen Fahrerunterweisung.

Diebstahlschutz und Bewegungsmelder: Individualisierbare Zeitfenster und zulässige Areale (Geo-Fences) für die erlaubte Nutzung des Firmenwagens durch den Fahrer schaffen Sicherheit und erhöhen die Effizienz.

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