Digitalisierung – Quo vadis?

Planvolles Vorgehen ist Basis des Gelingens

Wie gehen wir das Thema „Digitalisierung“ erfolgreich an? Diese Frage stellt man sich aktuell in den Planungsbüros angesichts der vieldiskutierten Herausforderungen.

Derzeit ist kaum eine Aufgabenstellung in den Führungsetagen der Architektur- und Ingenieurbüros, den Wirtschaftsverbänden, den öffentlichen Bauverwaltungen und den Medien so präsent, wie die mit dem Umgang der Digitalisierung. Von allen Seiten wird mit Nachdruck auf die inhaltliche Bedeutung für die deutsche Wirtschaft hingewiesen. Es ist zwingend notwendig, sich dem Thema zu öffnen, aber auch hier gilt: Mit Bedacht ein planvolles Vorgehen ausarbeiten. Es ist auch an dieser Stelle weise und vorausschauend, wenn man sich nicht aufstacheln lässt, sondern einen kühlen Kopf bewahrt.

 

Prozessanalyse ist Bedarfsanalyse

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse dient nämlich nicht dem Selbstzweck. Es werden keine Fleißkärtchen verteilt für möglichst viel umgewandelte analoge Dokumente in das digitale Ebenbild. Aus diesem Grund muss man vor blindem Aktionismus warnen, nur um der Sache gedient zu haben. Der Druck, die digitalen Weichen zu stellen, nimmt zu, und die Gefahr besteht, schnell auf den Zug aufzuspringen, ohne zu sehen, wo die Reise hinführt. Mit dieser überhasteten Entscheidung wird nicht nur das gewünschte Ziel verfehlt, oft muss man feststellen, dass die Fahrt in eine komplett andere Richtung geht.Die Anschaffungen einer Unternehmenssoftware als Kern der Digitalisierungsstrategie ist eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Dieser strategische Schritt muss wohl durchdacht sowie gut vorbereitet sein. Ein Blick auf die gesamte IT-Infrastruktur und die eingesetzten Softwarelösungen muss den Anforderungen an die digitale Abbildung der Geschäftsprozesse standhalten.

 

Vertrauen ist gut, Experten sind besser

Die wiko Bausoftware GmbH als spezialisierter Softwareanbieter für Planungsbüros, Bauabteilungen und öffentlichen Bauverwaltungen stellt seinen Kunden in diesem Bereich einen reichhaltigen Erfahrungsschatz zur Verfügung. Seit über 35 Jahren bietet wiko auf dem Markt eine softwarebasierte Projektmanagement- und Projektcontrolling-Lösung zur erfolgreichen Steuerung von Projekten an, welche in der aktuellen Version alle Vorzüge der Browsertechnologie mit sich bringt.

Die jahrzehntelange Branchenkenntnis macht wiko zu einem gefragten Projektspezialisten und Prozessberater. Dietmar Liebig, geschäftsführender Gesellschafter von RKW Architektur + Rhode Kellermann Wawrowsky GmbH berichtet: „Obgleich jedes Unternehmen bestimmt gewisse individuelle Ausprägungsbedürfnisse hat, haben wir mit der Entscheidung für wiko verbunden, dass wir unser tägliches Business nicht weiter erklären müssen und alle Beteiligten dieselbe Sprache sprechen.“

Das Verständnis für das Arbeitsumfeld seiner Kunden trägt maßgeblich zur erfolgreichen Betreuung im Digitalisierungsprozess bei. Ein planvolles und systematisches Vorgehen ist für das Gelingen der digitalen Transformation von oberster Bedeutung. Bestehende und meist über viele Jahre gewachsene Strukturen müssen mit Blick auf das Erreichen der gewünschten Ziele hinterfragt und gegebenenfalls angepasst werden. Christian Lehnfeld, Geschäftsführer und kaufmännischer Leiter bei der WPW GmbH, beschreibt die Zusammenarbeit mit wiko aus seiner Sicht: „In der Organisation haben wir uns mit allen Beteiligten – schwerpunktmäßig mit den Führungsebenen der Fachbereiche – zusammengesetzt, um zu schauen, welche Prozesse im Haus umgestellt werden müssen.“ Zudem hebt er positiv hervor: „Wir haben gemerkt, dass die Akzeptanz durch einen externen Berater deutlich höher war als ohne diesen. Der gesamte Prozess war von wiko gut vorbereitet.“

 

An einem Strang ziehen,

statt Tauziehen

Ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist neben dem strukturierten Vorgehen, dass die Mitarbeiter mit ins Boot geholt werden. Der Konsens mit den Mitarbeitern, der bei der gemeinsamen Umsetzung der Softwareimplementierung angestrebt wird, führt zu einer erfolgreichen Rea­lisierung der strategischen Ziele. Hier muss der sich bietende Wertzuwachs für die Mitarbeiter gut kommuniziert werden. Gerade für alle Projektverantwortlichen und für die Unternehmensleitung bieten die digital abgebildeten Geschäftsprozesse eine erhebliche Unterstützung in der täglichen Arbeit. Sekundengenaue Transparenz in den Projekten und Auswertungsmöglichkeiten per Knopfdruck bringen den Verantwortlichen umfängliche Zeit­ersparnis in der administrativen Bearbeitung der Projekte. Die gewonnene Zeit kann wieder für die wesentlichen Aufgaben investiert werden. Die geschäftsführende Gesellschafterin der HPP Architekten GmbH, Claudia Berger-Koch, sagt hierzu: „Das ist schon ziemlich mustergültig, taggenau und per Knopfdruck die Projekte zu sehen, auf die man noch einmal genauer schauen muss.“

 

Weniger Datenpflege,

mehr Effizienz

Doch im unternehmerischen Digitalisierungsauftrag stecken deutlich mehr Herausforderungen. Wie beim präzisen Zusammenspiel der ineinandergreifenden Zahnräder eines Schweizer Uhrwerks, kommt es auch hier auf die Verknüpfungen der einzelnen digitalen Komponenten an. Durchgängige, aufeinander abgestimmte Prozesse einer Gesamtlösung bieten merklich mehr Vorteile als die Kombination aus Stand-Alone-Lösungen. Das Arbeiten auf einer Datenbasis, das Vermeiden von doppelter Datenhaltung sowie die zentrale Zugriffsmöglichkeit auf projektrelevante Daten bieten über die Zeitersparnis hinaus einen weiteren Mehrwert: Datensicherheit.

Das Vernetzen mehrerer Standorte ist dank der browserbasierten Technologie einfach möglich. Alle Projektbeteiligten können mit wiko standort­unabhängig auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten und somit wird aus einer effizienten Projektbearbeitung eine rundum gelungene Verbesserung der Geschäftsprozesse.

Die Steigerung der Effizienz und die damit verbundene Verbesserung der Wirtschaftlichkeit führen zu einem willkommenen Nebeneffekt. Denn was der Arbeitsmarkt durch seine fehlenden Fachkräfte nicht bedienen kann, wird durch die zeitsparende Bewerkstelligung von Projekten zur Antwort auf die Frage: Wer soll die ganzen Projekte bearbeiten? Brachliegende Kapazitäten aus ineffizienten Prozessen bieten fortan mehr Ressourcen für die Arbeit in den Projekten – Optimierung sei Dank.

Eine gute Vorbereitung, ein planvolles Vorgehen gepaart mit einem erfahrenen Prozessbegleiter sorgen dafür, dass aus der Digitalisierung der Geschäftsprozesse keine „Erfüllung des Selbstzweckes“ wird, sondern ein gewinnbringender Schritt in eine digitale Unternehmenszukunft. Das ist gerade für komplexe Unternehmensprozesse großer Planungsbüros entscheidend.

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