Softwaregestütztes Projektcontrolling bietet Vorteile und Chancen
Der Markt im Bauwesen verändert sich. Darauf müssen sich Architekten und Planer einstellen. Eigene Geschäftsprozesse müssen noch besser als bisher beherrscht werden. Gerade im Projektmanagement liegt hohes Potential.
In den letzten Jahren war die Bau- und Planerbranche das Zugpferd der Deutschen Konjunktur. Auch gegenüber Auftragsrückgängen in der Covid-19-Pandemie schien die Branche immun zu sein. Nach Informationen des Statischen Bundesamts wäre ohne die Bauwirtschaft das Bruttoinlandsprodukt 2020 nicht um 4,9 %, sondern sogar um 5,7 % zurückgegangen.
Die sinkende Investitionsbereitschaft sorgt für einen zukünftigen Rückgang der Auftragslage im Wirtschaftsbau, öffentlichen Bau und bei den Privatinvestoren. Ingenieure, Architekten und der gesamte Bausektor müssen sich von daher auf erhebliche Einschränkungen gefasst machen.
Einerseits spielt die Unsicherheit über den weiteren Verlauf der Pandemie eine Rolle, andererseits bremsen die gestiegenen Rohstoffpreise die geplanten Bauvorhaben. Darüber hinaus ist es durch die Corona-Krise zu einem Bearbeitungsstau der Baugenehmigungen gekommen, die zu unerwarteten Verzögerungen in den Projekten geführt haben.
Die Planerbranche muss sich neu sortieren
Die Veränderungen der Marktbedingungen gehen nicht spurlos an den Architekten und Ingenieuren vorbei. Vor allem kleine Planungsbüros werden sich ohne eine Anpassung ihrer Tätigkeit dem zunehmenden Druck der neuen Marktsituation beugen müssen. Immer mehr Planungsorganisationen verschwinden vom Markt oder verschmelzen im Zuge des voranschreitenden Konsolidierungsprozesses mit anderen Planungsbüros.
Die Aufgabe der eigenen unternehmerischen Identität ist nicht der einzige Ausweg aus der Umklammerung eines hart umkämpften Wettbewerbs. Viele Planer können sich durch die Steigerung ihrer Effizienz dieser Last erwehren. Ungenutzte Potentiale im Projektmanagement lassen die Planer hoffen, dass sie ihre Marktfähigkeit aus eigener Kraft verteidigen können – aber sie müssen etwas ändern.
Chancen erkennen, Chancen nutzen
Die Planungsbüros verdienen ihr Geld mit Projekten und genau an dieser Stelle können sie noch mehr Potentiale schöpfen. Der Projekterfolg hängt stark von der Beherrschung der eigenen Geschäftsprozesse ab. Diese müssen perfekt ineinandergreifen, damit die Projekte wirtschaftlich bleiben.
Über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollen Effizienzsteigerungen erreicht werden, die zu Zeitersparnissen in den Arbeitsabläufen führen.
Foto: Adobe Stock / Gordenkoff
Dem Projektcontrolling kommt hierbei eine tragende Rolle zu. Die wichtigen Fragen, die an dieser Stelle beantwortet werden müssen, sind: Wurden die Projektziele in den einzelnen Phasen erreicht? Welche Projektziele müssen aktiv korrigiert werden? Ist der Gesamtüberblick über alle laufenden Projekte garantiert? Welche Nachträge können in den Projekten gestellt werden? An welcher Stelle gibt es noch Klärungsbedarf in den Projekten?
Um der Komplexität der Projekte Herr zu werden, ist ein sehr gut ausgereiftes Prozessmanagement notwendig. Der Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird dabei große Bedeutung beigemessen und hilft die Unternehmensprozesse effizient zu gestalten.
Der Einsatz einer Projektcontrolling- und Projektmanagementsoftware fördert dabei, dass die Daten zur Steuerung der Projekte als Entscheidungsgrundlage zentral sowie zeitgerecht zur Verfügung stehen und dokumentiert werden. Ziel ist es, Arbeitsschritte zu optimieren, um mehr produktive Arbeitszeit für honorarfähige Leistungen zur Verfügung zu haben.
Mit dem Start beginnt der Wechsel
Die PwC-Studie „Digitalisierung der Bauindustrie 2020“ belegt, dass die Notwendigkeit in diesem Thema gesehen wird, die Schritte aber nur zögerlich gegangen werden: „Obwohl in der Digitalisierung ein hohes Potential gesehen wird, schätzen weniger als die Hälfte der befragten Unternehmer ihre Fähigkeiten eher begrenzt ein und sehen sich bisher nicht gut aufgestellt. […] Bei den Planern sieht es ähnlich aus. Um die Digitalisierung zu meistern, setzen die Bauunternehmen wie Planer deshalb vor allem auf den Ausbau ihrer digitalen Infrastruktur einerseits und auf Aus- und Weiterbildungen andererseits.“
Über die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sollen Effizienzsteigerungen erreicht werden, die zu Zeitersparnissen in den Arbeitsabläufen führen. Eben dieser Schritt wird häufig nicht gegangen, weil die Zeit dafür fehlt. Eine Dauerschleife, die nur durchbrochen werden kann, wenn das Projekt „Digitalisierung“ aktiv und beherzt angegangen wird. Darum ist es so wichtig, dass man mit einem systematisch geplanten Start einfach beginnt. Mit einem Berater an der Seite, der sich mit den Aufgabenstellungen in diesem Digitalisierungsprozess auskennt, werden viele Fallstricke umgangen. Die Hemmnisse, die beim Aufbruch in die Digitalisierung überwunden werden müssen, sind der wiko Bausoftware GmbH seit über 37 Jahren bekannt und werden erfolgreich beseitigt.
Eine begleitete Partnerschaft auf Augenhöhe
wiko bietet mit seiner siebten Softwaregeneration eine ideale Arbeitsumgebung für Planer und ist seit mehr als drei Jahrzehnten für Ingenieure und Architekten Partner auf Augenhöhe, wenn es um Projektcontrolling und -management geht. An vielen Stellen verhilft wiko durch softwareunterstützte Prozessoptimierung zu Zeitersparnissen, die aus den administrativen Aufgaben in planerische Tätigkeiten einfließen können.
Bevor man das Thema „Digitalisierung“ aktiv umsetzt, ist eine exakte Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse notwendig. Danach gilt es diese Prozesse zu optimieren und in der Software abzubilden. wiko hilft seinen Kunden dabei zu jeder Zeit. Gemeinsam werden die Optimierungspotentiale erarbeitet und umgesetzt.
Potentiale mit wiko nutzen
Die Prozesse müssen über den gesamten Ablauf, von der Anbahnung bis zur Schlussrechnung der Projekte, ineinandergreifen. Mit diesem Fokus sorgt wiko für flüssige Prozesse, die ein effizientes Arbeiten ermöglichen. Das Herzstück der Software bildet das Projektcontrolling. Gerade große Planungsorganisationen schätzen die Tiefe, die das Projektcontrolling mit wiko ermöglicht.
Das Abbilden der Projekte in mehrere Hierarchiestufen ist einzigartig und ermöglicht einen sehr hohen Detaillierungsgrad. Eine Präzision, die vor allem bei Großprojekten hilfreich ist und vom Markt gefordert wird.
Prozesse müssen über den gesamten Ablauf, von der Anbahnung bis zur Schlussrechnung der Projekte, ineinandergreifen.
Foto: Adobe Stock / Gordenkoff
Jedes Projekt ist anders – wiko unterstützt diese Individualität und ermöglicht den Nutzern viele Freiheitsgrade bei der Anlage, Kalkulation, Budgetierung und Steuerung der Projekte. Durch zahlreiche Anzeigen und Auswertungen verhilft wiko dabei die Entwicklungen der Honorare und Kosten stets im Blick zu behalten.
Wenn man in den Projekten noch Subunternehmer beauftragt, dann können diese schnell komplex und unübersichtlich werden. Durch ein zielführendes Controlling der einzelnen Verträge und Vereinbarungen schafft wiko die Voraussetzungen für ein umfassendes Subunternehmer-Controlling.
Die Projektanalyse, durch die übersichtliche Trennung von Eigen- und Fremdleistungen, sorgt für eine klare Gesamtsicht auf die Wirtschaftlichkeit der Projekte.
Aber wiko geht noch einen Schritt weiter. Warum sollen nicht alle Projektbeteiligten auf einer Plattform direkt einbezogen werden? Vom Bauherrn bis zum ausführenden Bauunternehmen können im wiko Business & Information Portal alle Projektbeteiligten auf eine einheitliche, für sie freigegebene Datenbasis zugreifen. Der direkte Austausch aus dem Projekt via Chat verschlankt den Geschäftsprozess ebenso, wie der Zugriff auf relevante Projektdokumente in einem freigegebenen, geschützten Bereich. Die daraus resultierende Zeiteinsparung in der Projektabstimmung erzeugt Freiräume für andere Aufgaben.
Einen weiteren Optimierungsbedarf haben viele Planungsbüros im aktiven Managen und der Ermittlung von Nachträgen. Diese vermindern Haftungsrisiken über die Dokumentation der Nachträge und erhöhen durch ihre Beauftragung den Ertrag. Bei bereits durchgeführten Leistungen erhöhen die Nachträge nicht nur das Auftragsvolumen, sondern wirken sich direkt auf den Projektgewinn aus – ein Effekt der häufig unterschätz wird. Eine lückenlose Dokumentation der Leistungen und ein rechtzeitiges Erkennen sowie Verhandeln von Nachträgen verbessert den Projekterfolg. Die perfekte Managementumgebung liefert wiko in dem eigens dafür entwickelten Nachtragsmanagement-Modul.
Die Dokumentation im Projekt ist sehr wichtig, aber es braucht mehr, als ein einfaches Ablagesystem. Mit dem Modul „DPMS“ (Dokumenten- und Prozessmanagementsystem) erhöht wiko die effiziente Projektdokumentation. Über das Dokumentenmanagement hinaus werden unterstützende Abläufe durch die Software automatisiert, über Vorlagen beschleunigt und durch eine integrierte Suchfunktion Informationen schneller gefunden. Allein die Suche nach erforderlichen Unterlagen und Informationen nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Die dokumentierte und historisierte Projektkommunikation rundet das Leistungsspektrum ab. Alle Daten werden revisionssicher im wiko DPMS gespeichert – nachvollziehbar und sicher.
Was sind die Effekte aus einer Verbesserung des Projektcontrollings und Projektmanagements mit wiko? Eine exakte Übersicht über alle Projekte, in jeder Phase, zu jedem Zeitpunkt; Verbesserung der Planbarkeit sowie Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit und Minimierung der Risiken. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit wiko sorgt durch die Verringerung des administrativen Aufwands für mehr Produktivzeit. So können Personalengpässe aufgefangen werden, die durch die Arbeitsmarktsituation und den Fachkräftemangel nicht bedient werden können. Es liegt noch viel Potential im eigenen Unternehmen, nutzen Sie es und sprechen Sie uns gerne an.
