E-Rechnung optimieren: BT-Felder einheitlich verwenden

Die Handlungsempfehlung des BVBS fasst die für die Baubranche wesentlichen BT-Felder in einer Übersicht zusammen.
Bild: BVBS

Um die E-Rechnung als Standard zu etablieren, arbeitet die Branche daran, die Nutzung der Datenfelder weiter zu harmonisieren. Business Terms-Felder (BT-Felder) sind standardisierte Datenfelder in E-Rechnung-Formaten wie Factur-X/ZUGFeRD, XRechnung und Peppol BIS Billing. Sie geben an, welche Information in einem bestimmten Feld der E-Rechnung erwartet wird – zum Beispiel die Rechnungsnummer, das Lieferdatum oder der Betrag. Werden diese Felder einheitlich genutzt, sind Rechnungsdaten maschinell auswertbar und systemübergreifend verständlich. Dadurch erfolgt die Verarbeitung, Prüfung und Archivierung von E-Rechnungen effizient, rechtssicher und fehlerminimiert.

Bisher werden die klar definierten Standards für BT-Felder noch nicht flächendeckend angewendet. Im Rechnungswesen kommt es dadurch zu Fehlanwendungen, die eine maschinelle Auswertung von E-Rechnungen erschweren und zusätzlichen Abstimmungsaufwand zwischen Rechnungssteller und -empfänger erzeugen.

Die BVBS-Arbeitsgruppe E-Rechnung hat deshalb eine praxisorientierte Empfehlung zur Nutzung der BT-Felder erarbeitet. Sie richtet sich an Anwender, IT-Entscheider, Fachabteilungen sowie Dienstleister, die an der technischen und organisatorischen Umsetzung beteiligt sind. Die Handlungsempfehlung fasst die für die Baubranche wesentlichen BT-Felder in einer Übersicht zusammen und schafft ein einheitliches Verständnis der relevanten Standards für Rechnungssender und Rechnungsempfänger. So wird die Interpretation und Anwendung der BT-Felder zu Auftrags-Referenzen vereinheitlicht – beispielsweise BT-13 (Bestellnummer), BT-14 (Auftragsnummer), BT-10 (Buyer Reference) und BT-11 (Projektnummer).

Der BVBS empfiehlt Unternehmen und Einrichtungen, sich konsequent an diese Zuordnungen zu halten. Darüber hinaus sollte klar kommuniziert werden, wie Geschäftspartner die BT-Felder korrekt verwenden – etwa in Bestellungen, auf der Website oder in Ausschreibungsunterlagen. Ein Beispiel: „Unsere Bestellnummer (BT-13) lautet: 123456, unsere Kommission (BT-10): 246810, und unsere Projekt-Nr. (BT-11): 9876543.“

Die Übersicht wurde vom BVBS in Abstimmung mit relevanten Branchenakteuren und Institutionen wie dem Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e. V. (HDB), dem Zentralverband Deutsches Baugewerbe e. V. (ZDB) sowie dem Zentralverband des Deutschen Handwerks e. V. (ZDH) erarbeitet. Sie berücksichtigt somit die wesentlichen Anforderungen der Baubranche und angrenzender Bereiche.

Die Handlungsempfehlung steht über den Link www.bvbs.de/erechnung zur Verfügung.