Software optimiert technische und kaufmännische Abläufe
Im Rahmen der Digitalisierung hatte die Mönchengladbacher WHP Tiefbaugesellschaft mbH & Co. KG das Ziel, alle technischen und kaufmännischen Abläufe so transparent wie möglich darzustellen, schneller in der gesamten Abwicklung zu werden und auf die Zettelwirtschaft zu verzichten. Dazu führte das Unternehmen Anfang 2021 ein mobiles Baustellenmanagementsystem ein.
Die 1946 gegründete WHP bietet Leistungen im Tiefbau wie Versorgungsleitungen in den Bereichen Gas, Wasser, Strom und Telekommunikation sowie die damit verbundenen Elektro- und Rohrleitungsbaumontagen an. Darüber hinaus realisiert das Unternehmen Straßenbeleuchtung und Flutlichtanlagen für öffentliche Einrichtungen.
Kolonnenweise Einführung
Da der technische Geschäftsführer Dominik Backhaus die Baustellenmanagement-Software „123erfasst“ von seinem früheren Arbeitgeber kannte und für gut befunden hatte, präsentierte er auch seinen neuen Kollegen das Programm. Dieses überzeugte sowohl von den Funktionalitäten als auch von der einfachen Bedienung. Im Januar 2021 entschieden sich die Verantwortlichen für die kolonnenweise Einführung.
Die mobile App ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff.
Bild: 123erfasst
Nachdem die erste Kolonne den Praxistest bestanden hatte, stattete WHP die übrigen Kolonnenführer mit Tablets und Smartphones aus, auf denen die App installiert war. Ziel des Unternehmens war, alle handschriftlichen Aufzeichnungen zu eliminieren sowie die Zeiten der Mitarbeiter für die Lohn- respektive Gehaltsabrechnung zu erfassen. Auch sollten die Daten gleich auf die entsprechenden Kostenstellen buchbar sein. Dies erleichtert eine exakte Nachkalkulation.
Anpassung der kaufmännischen und technischen Prozesse
WHP hinterlegte in der Software seine individuellen Kalender mit den unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten sowohl für die gewerblichen als auch kaufmännischen Mitarbeiter. Bei letzteren ist jeweils ein Modell für das Arbeiten im Büro und das Arbeiten im Homeoffice mit unterschiedlichen Stunden für Vollzeit- und Teilzeitkräfte hinterlegt. Auch bildete das Mönchengladbacher Unternehmen das gesamte Urlaubs-Antragswesen digital in der App ab. So kann jeder Mitarbeiter seinen Antrag im System ausfüllen und erhält eine Nachricht, sobald dieser genehmigt ist. Ebenso sind seine noch verbleibenden Urlaubstage für ihn ersichtlich.
Mittels der eingerichteten Schnittstelle werden die im kaufmännischen Programm angelegten Projekte und Baustellen automatisch mit den Kostenstellen an die App übergeben, sodass die Daten auf den Baustellen zur Verfügung stehen. Zur Arbeitserleichterung nutzt der Straßen- und Tiefbauer die im System vorhandenen Formulare, die er an die firmeninternen Anforderungen anpasste. „Aktuell haben wir drei Formulare, die sich mit der Arbeitssicherheit befassen. Die Berichte, die sich aus den Inhalten der verschiedenen Formulare ergeben, sind zentral für jedes Projekt hinterlegt, sodass wir bei einer Prüfung auf diese sofort zugreifen können“, erklärt der kaufmännische Geschäftsführer Denis Bödeker.
Unterschiedliche Kolonnen
Die gewerblichen Mitarbeiter sind auf unterschiedliche Kolonnen aufgeteilt. Acht Großprojektkolonnen bearbeiten länger laufende Baustellen und Projektmaßnahmen. Dort ist Arbeitsbeginn und Arbeitsende jeden Tag gleich. Morgens loggt der Vorarbeiter seine Kolonne in einem Umkreis von ca. 100 Metern auf der Baustelle ein und abends wieder aus. Die Kleinkolonnen, die sich um Sanierungs-, Wartungs- und Reparaturarbeiten kümmern, loggen sich im Unternehmen ein bzw. aus und erhalten dort ihre Aufträge für den Tag. Außerdem hat die Geschäftsführung für diese Kolonnen einen mittleren Stundensatz für die Mitarbeiter inkl. der fest zugewiesenen Geräte und Baumaschinen ermittelt. Daraus können sie zu jedem Zeitpunkt und nicht erst bei Buchungsschluss erkennen, wie viele Kosten bei der entsprechenden Maßnahme anlaufen und somit die Projekte steuern.
Die Geschäftsführer Backhaus und Bödeker sind von der App begeistert.
Bild: Petra Brinkmann
Ist-Zustand der Baustelle sofort im Büro einsehbar
Mittels Fotos dokumentiert WHP u. a. die Abläufe auf der Baustelle. Die Mitarbeiter nehmen den Ist-Zustand auf und dokumentieren alle Schritte im Bauablauf bis zur Fertigstellung des Projektes per Foto. Zudem geben die Vorarbeiter oder Bauleiter weitere Bemerkungen und Notizen in die App ein. Die gespeicherten und der Baustelle zugeordneten Fotos & Notizen stehen den Projektbeteiligten je nach Berechtigungsstufe zur Verfügung - und das inkl. des jeweiligen Tageswetterberichtes und der GPS-Koordinaten. „Jetzt sind die Bautagesberichte mit den Fotos & Notizen direkt im Büro verfügbar und der entsprechenden Baustelle zugeordnet. Dies ist sowohl für das Bautagebuch als auch für die Bauherrendokumentation sehr hilfreich“, erläutert Bödeker.
Digitalisierung der Prozesse
Seit dem Einsatz der Software sind die Prozesse bei WHP wesentlich strukturierter und besser dokumentiert. So kann das Unternehmen heute zu jedem Zeitpunkt dem Auftraggeber darlegen, was wann und wie gemacht wurde. Darüber hinaus ist das Unternehmen schlanker, transparenter und schneller sowohl in den technischen als auch kaufmännischen Abläufen geworden. Ein weiterer Vorteil ist die zeit- und ortsunabhängige Nutzung der Daten. Gerade während der Corona-Pandemie habe dies zu einer enormen Arbeitserleichterung geführt. Wichtig für eine erfolgreiche Nutzung des Systems sei allerdings laut der beiden Geschäftsführer eine gute Arbeitsvorbereitung, sodass die Mitarbeiter stringent durch die App geführt werden und wenig Zeit für die Eingaben aufwänden müssen.
Die Lohnabteilung muss keine handschriftlichen Zettel mehr bearbeiten und mühsam manuell Daten eingeben. Der Kontrollaufwand hat sich deutlich reduziert und fehlerhafte Dateneingaben gehören mittlerweile der Vergangenheit an. So besteht durch die nachvollziehbare Dokumentation bedeutend weniger Klärungsbedarf als früher. Vorteilhaft für WHP ist außerdem der strukturierte Aufbau der Anwendung. So sei es für einen IT-affinen Anwender laut Backhaus einfach, Formulare selber zu erzeugen und den internen Bedürfnissen anzupassen. Dadurch kann das Unternehmen das System selber pflegen, ohne einen IT-Experten hinzuziehen zu müssen.
