Wie man Software ohne Kopfschmerzen einführt
Unternehmen müssen Prozesse und Arbeitsabläufe immer wieder anpassen und weiterentwickeln, um produktiv, profitabel und konkurrenzfähig zu bleiben. Vor allem die Einführung neuer Software ist im Zeitalter der Digitalisierung ein absolutes Muss. Ohne diese wird es zunehmend schwerer erfolgreich zu bleiben.
Und doch sind die notwendigen Veränderungen oft eine extreme Bürde. Nicht nur für die Geschäftsführung, sondern vor allem auch für die Belegschaft. Wenn vorhandene Systeme und Prozesse seit Jahren gut etabliert sind, lässt sich neue Software überhaupt nachhaltig einführen?
Ja, wenn man folgende Schritte beachtet:
Newforma
Fortschritt mit Bedacht – 3 Kernelemente zum Erfolg
1) Umsichtige Analyse des Status Quo
Mit einem festen Ziel vor Augen sollten Verantwortliche die Struktur des eigenen Unternehmens hinsichtlich der Affinität gegenüber neuen Systemen genau analysieren, um die Chancen und Herausforderungen der Einführung neuer Software abschätzen zu können.
Wie haben sich Mitarbeiter in der Vergangenheit gegenüber neuen Anwendungen verhalten? Wie gut nehmen diese neue Systeme an? Und wie viel Zeit bleibt diesen im Arbeitsalltag, um neue Software überhaupt erst erlernen zu können?
Nicht jede(r) Mitarbeiter(in) ist im digitalen Zeitalter aufgewachsen. Und viele haben in ihrer Karriere schon die eine oder andere gescheiterte Einführung mitgemacht. Wieso also sollte es diesmal besser klappen?
2) Flexible Software für den richtigen Zweck
Vielen Software-Anwendungen sind sehr rigide und zwingen Unternehmen eine Palette vorgefertigter Prozesse auf. Zudem müssen Nutzer ihre wichtigen Projektdateien in geschlossene Projekträume migrieren (Stichwort ERP, CDE und EDM Systeme), über die diese schließlich keine Kontrolle mehr haben. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass man, sollte ein System abgeschafft werden, seine eigenen Projektdaten zurückkaufen muss. Im Besten Fall sinkt die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter aufgrund ungewollt komplizierter Prozesse.
Deswegen ist es ungemein wichtig bei der Wahl der richtigen Software folgende Aspekte zu beachten:
Löst das System meine Kernprobleme?
Ist das System flexibel genug, um mit bestehenden Prozessen zu harmonieren?
Ist das System einfach in der Handhabung?
Behält das Unternehmen die Kontrolle über seine Daten?
Wenn eine Software alle diese Kriterien erfüllt, stehen die Chancen auf eine erfolgreiche Einführung sehr gut.
3) Einführung Schritt für Schritt
Natürlich will man, dass Systeme so schnell wie möglich installiert und verwendet werden. Es bringt jedoch wenig, wenn überforderte Mitarbeiter(innen) neue Anwendungen meiden und so weiterarbeiten wie zuvor.
Idealerweise nimmt man sich die Zeit und führt diese schrittweise und mit Bedacht ein. Entweder indem man vorerst nur gewisse Funktionen implementiert oder zunächst nur einen kleineren Teil der Belegschaft mit dem neuen System konfrontiert. Kontinuierliches Schulen und Online-Trainings lassen sich so ebenfalls besser realisieren.
Nur so ist garantiert, dass diese den Sinn und Nutzen eines Systems auch wirklich verstehen und es folgerichtig gerne benutzen.
Warum Newforma alle Vorraussetzungen erfüllt.
Newforma Project Center wird weltweit von über 1.200 Unternehmen genutzt. Ein nicht-invasives Projektinformationsmanagement System, das genau die Flexibilität bietet, die eine erfolgreiche Einführung erfordert.
Anstelle rigider Prozesse passt sich das System der vorhandenen Infrastruktur an und hilft auch unerfahrenen Mitarbeitern sich Schritt für Schritt in das einfache Dashboard einzuarbeiten. Mit einer einzigen Anwendung können alle Projektdateien gefunden, verwaltet und geteilt werden, ohne diese vorher auf invasive Drittplattformen migrieren zu müssen.
Project Center wird dabei nicht, wie handelsübliche Software, einfach „verkauft“ und installiert. Vielmehr unterstützten erfahrene Experten Unternehmen bei der Einführung des Systems und bieten umfassende Schulungspläne für langfristigen Erfolg.
