Alle Informationen sicher im Zugriff

Seit mehr als 65 Jahren steht Kling Consult mit Hauptsitz in Krumbach für erstklassige Planungs- und Ingenieurdienstleistungen, das individuelle, nachhaltige und innovative Bauvorhaben von der ersten Idee bis zur Fertigstellung realisiert. Kling Consult beschäftigt an insgesamt acht Standorten in Süddeutschland und in den Vereinigten Arabischen Emiraten inzwischen mehr als 250 Mitarbeiter. Zu den vielseitigen Planungsleistungen zählen u.a. Architektur, Bauleitung, Generalplanung, konstruktiver Ingenieurbau sowie Sicherheits- und Gesundheitskoordination.

„Bei größeren Projekten kommen über einen Zeitraum von einem oder zwei Jahren schon mal rund 100.000 E-Mails oder mehr zusammen“, berichtet Kai Saloustros, Mitglied der Geschäftsleitung bei Kling Consult. Da diese nicht automatisch mit allen anderen Projektinformationen an einem Ort abgelegt werden, wurden projektbezogene E-Mails im Planungsbüro stets in einem gesonderten Arbeitsschritt den restlichen Projektdaten manuell zugeführt. Eine Aufgabe, die die Bauleitung verantwortete und dafür sämtliche E-Mails umbenennen musste. „Diese Zusammenführung ist für unser Unternehmen unausweichlich, denn in der Regel finden sich diejenigen Informationen zum Projekt, die in Situationen, in denen wichtige Entscheidungen zu treffen sind, unbedingt hinzugezogen werden müssen, in diesen E-Mails. Ist ein Projektverantwortlicher im Urlaub, stellen wir stets sicher, dass alle weiteren Beteiligten Zugriff auf genau diese E-Mails haben“, führt er weiter aus.

Hohe Zeitersparnis und Sicherheit

Dank des „Enterprise Project Information Management“-Systems (EPIM) von Newforma fällt dieser zusätzliche Aufwand nun gänzlich weg. Denn mit Newforma werden alle E-Mails zum Projekt stets im selben Ordner abgelegt, in dem sich auch alle anderen Informationen zum Projekt finden. Der Vorteil: Es lässt sich alles sehr schnell und einfach wiederfinden. Und beim Suchen wird auch nichts von Relevanz übersehen. „Zeitersparnis und Sicherheit mit Newforma sind enorm“, freut sich Kai Saloustros. „Was uns jedoch noch mehr überzeugt hat, ist, dass wir unsere gewohnte Ordnerstruktur beibehalten können. Die Software von Newforma erfordert, im Gegensatz zu ERP- oder Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), keine neuen Strukturen“, führt er weiter aus. Aus diesem Grund wurde das Projektinformationsmanagement-System sehr gut im gesamten Unternehmen angenommen, denn an den bisherigen Arbeitsprozessen und Gewohnheiten änderte sich überhaupt nichts. „Die Software ist zudem selbsterklärend“, fügt Kai Saloustros hinzu. „Unsere Mitarbeiter haben die neue IT-Lösung und deren Anwendung in kürzester Zeit verinnerlicht.“

Vereinfachte Projektkommunikation

Neben dem schnellen und einfachen Suchen und Finden von Informationen unterstützt Newforma die Kommunikation der Projektverantwortlichen untereinander. So schätzen die Mitarbeiter bei Kling Consult, dass sie mit Newforma auf einfache Weise kleine Folder mit spezifischen Inhalten im System konzipieren und ihren Teamkollegen bereitstellen können. Weiter sind sie mit Newforma in der Lage, Pläne innerhalb der EPIM-Software mit Anmerkungen zu versehen und auf diese Weise ganz einfach Veränderungen innerhalb von Plänen anschaulich darzustellen. Im Plan selbst ist dabei keine Anpassung vonnöten.

Durch das unsagbar schnelle Finden von relevanten Informationen spielt die Software von Newforma ihre Stärke aus. „Auch wenn Projektverantwortliche im Urlaub sind, kann der Rest der Belegschaft im Team stets schnell nachvollziehen, was passiert ist. Dank Newforma konnten wir in einem Großprojekt einen unberechtigten Nachtrag in Höhe von rund 300.000 € zweifelsfrei erkennen und somit abwenden, und das obwohl der zustände Projektleiter verreist war. Das sind echte Mehrwerte“, freut sich Kai Saloustros.

Ein- und Ausstieg ohne Komplikationen

Beeindruckt hat die Verantwortlichen im Hause Kling Consult nicht zuletzt die geräuschlose Einführung der Software. Und: Die Informationen verbleiben permanent im Unternehmen. Auch dann, wenn das Planungsbüro „Newforma“ irgendwann wieder abschaffen sollte. „Bei gemeinsamen Datenräumen können die Projektinformationen am Ende einer Zusammenarbeit und damit losgelöst von der Software nicht mehr eingesehen werden. Auch hier hat ,Newforma‘ klar die Nase vorn. Denn selbst, wenn die Software nicht mehr da ist, die Informationen bleiben uns stets erhalten. Die EPIM-Software von Newforma möchten wir in unserem Hause nicht mehr missen“, fasst Kai Saloustros zusammen.