Büromanagement und Bautagebuch bei einer Landschaftsarchitektin
Seit 1995 erstellt das Planungsbüro Ledermann im unterfränkischen Mellrichstadt-Bahr Freianlagen- und Flächenplanungen. Zum Team von Marion Ledermann gehören drei Ingenieure, ein Bauzeichner und eine Diplom-Betriebswirtin. Seit 2014 nutzt sie eine Projektmanagementsoftware sowie ein digitales Bautagebuch.
Auswahl und Einstieg „learning by doing“
Auslöser für die Software-Beschaffung vor sechs Jahren war die ineffiziente Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten über „Excel“-Tabellen. Deshalb hat sich die Landschaftsarchitektin und Büroinhaberin Marion Ledermann nach Alternativen umgesehen: „Nach einer Internetrecherche habe ich mehrere Programme ausprobiert und mich schließlich mit ‚VVW Control‘ für eine verständliche, einfach bedienbare und bezahlbare Zeiterfassung, Abrechnung und Nachkalkulation entschieden. Da ich später mehrere Baustellen zu betreuen hatte und mit ‚VVW Control‘ zufrieden war, habe ich mich für das Bautagebuch vom gleichen Hersteller entschieden“.
Sowohl Projekte als auch Büroabläufe sind im Büro Ledermann seit der Software-Einführung alle im „grünen Bereich“.
Foto: Planungsbüro Ledermann
In beide Programme hat sich Marion Ledermann nach dem Prinzip „learning by doing“ selbst eingearbeitet und das Wissen an ihre Mitarbeiter weitergegeben. „Wir haben zunächst Testprojekte angelegt und etwas herumprobiert, danach haben wir direkt mit einem Projekt begonnen. Bei Fragen haben Mitarbeiter von Weise Software meist sehr kurzfristig mit Rat und Tat zu Seite gestanden“, erinnert sich Marion Ledermann.
Unterstützt wird Marion Ledermann seit 2014 von der Büro- und Projektmanagement-Software „VVW Control“ sowie dem digitalen Bautagebuch.
Foto: Planungsbüro Ledermann
Zeiterfassung optimiert Leistungsspektrum
Wichtig war und ist der Landschaftsarchitektin eine sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten – wegen der Projektkontrolle und wegen den flexiblen Arbeitszeitkonten im Büro. Werden Büroleistungen angeboten, die nicht oder nur unzureichend in der HOAI beschrieben werden, kann dass Büro auf Zeiterfassungen vergleichbarer Projekte zurückgreifen und realistische Werte eintragen. „Das hilft, besondere Leistungen kostendeckend zu kalkulieren, denn man unterschätzt oft den Aufwand“, berichtet Marion Ledermann, die Vorteile auch in Bezug auf das Leistungsspektrum sieht: „Die projekt- und leistungsphasenbezogene Zeiterfassung ermöglicht uns, die Ausrichtung unseres Büros zu optimieren. Weil wir inzwischen genau wissen, was für unser Büro wirtschaftlich ist und was nicht, bieten wir bestimmte Projekttypen nicht oder eher hochpreisig an. Damit wissen wir auch, auf welche Projekte wir uns konzentrieren müssen.“ Auch die Möglichkeit, in „VVW Control“ einzelne Leistungsphasen freizuschalten oder zu sperren, hat sich Marion Ledermann zufolge bewährt: „Meine Mitarbeiter sehen damit, welche Leistungen beauftragt wurden und welche nicht. Das ist bei vielen kleinen, parallel laufenden Projekten sehr hilfreich, denn gelegentlich fordern Auftraggeber Leistungen ab, die nicht angeboten wurden und erst beauftragt werden müssen.“
Mehr Transparenz, mehr Gewinn
Durch die Budgetierung der einzelnen Leistungsphasen mit einem geschätzten Stundenkontingent haben die Mitarbeiter einen Überblick über vorgegebene Zeiten für bestimmte Tätigkeiten.
Seit Einführung der Stundenerfassung läuft die Zeiterfassung rationeller ab – sie bildet die Grundlage aller Auswertungs- und Steuerungsfunktionen.
Bild: Planungsbüro Ledermann
Dadurch lässt sich die eigene Arbeitsleistung und die des Teams besser einschätzen. Auch die Rückmeldung, ob Projekte gut oder schlecht laufen, sorgt in Form einer roten oder grünen Ampel für mehr Transparenz.
In den zentral gespeicherten Mitarbeiter-Stammdaten sind u.a. die unterschiedlichen flexiblen Arbeitszeitkonten hinterlegt.
Bild: Planungsbüro Ledermann
Sofern Leistungsphasen budgetiert und der jeweilige Bearbeitungsstand konsequent eingetragen werden, kann man im Controlling detailliert und zeitnah alle Soll- und Ist-Daten auswerten, inklusive einer Jahresprognose und des monatlichen Mindestumsatzes. „Das hat in unserem Büro inzwischen für gleichmäßigere Einnahmen, mehr Umsatz und Gewinn gesorgt“, freut sich Marion Ledermann. Alle Angebote und Rechnungen werden über das HOAI-Modul von „VVW-Control“ erstellt, was eine zeitnahe Rückkoppelung über den Abrechnungsstand im Vergleich zum Mitarbeiter-Einsatz ermöglicht. Auch für die Kunden sind die Zeitabrechnungen des Büros nachvollziehbarer geworden und werden meist ohne Rückfragen oder Kürzungen akzeptiert.
Digitales Bautagebuch
Dass auch für die Bautagebuch-Erstellung ein neues Werkzeug angeschafft wurde, lag ebenfalls an ineffizienten Abläufen: Früher wurden der Schriftverkehr und die Protokolle über eine Office-Software abgewickelt. Fotos wurden extra abgelegt. Das hatte Nachteile – etwa dann, wenn Bauherren Foto- oder Mängeldokumentationen angefordert haben.
Alles im Blick: Übersichten machen Büro und Projekte transparenter.
Bild: Planungsbüro Ledermann
Die mussten dann manuell zusammengestellt und geordnet werden. Heute geht das quasi per Mausklick. Marion Ledermann gefällt vor allem die Aufteilung in Weisungen, Mängel und Bemerkungen: „Man hat eine klare, einheitliche Gliederung und wird bei der Protokollerstellung gezwungen, auch im Zeitstress, zu den einzelnen Punkten Angaben zu machen.“ Gut gefallen hat ihr auch das Mängelmanagement und die Möglichkeit, einfach nachvollziehbar zu dokumentieren, was schiefgelaufen ist. Dazu erläutert man die Mängel, erstellt Fotos oder fügt Planausschnitte zum besseren Verständnis hinzu und markiert die betreffende Stelle. Während das Bautagebuch über separate Mail-Verteiler an alle Beteiligten versandt wird, geht das Besprechungsprotokoll nur an Betroffene. „Das hat den Vorteil, dass jeder Beteiligte genau die Informationen erhält, die er benötigt“, erläutert Marion Ledermann.
Sicherere Abrechnung ohne Lücken
Ihre bisherigen Erfahrungen bringt Marion Ledermann so auf den Punkt: „Insgesamt wurde das Arbeiten wirtschaftlicher, insbesondere seit der Einführung von ‚VVW Control‘, weil die Projekte und Zeiten transparenter wurden.“
Baustellenaktivitäten und Mängel werden digital erfasst und anhand von Fotos in Berichten dokumentiert.
Foto: Planungsbüro Ledermann
Das Entscheidende ist ihrer Ansicht nach, dass erbrachte Leistungen nicht mehr vergessen werden: „Über das Angebot haben die Mitarbeiter immer auch einen Überblick, welche Leistungen beauftragt wurden. Das war bei der Abrechnung über Office-Programme immer ein Problem. Deshalb haben wir gelegentlich zusätzliche Leistungen ausgeführt, die nie abgerechnet wurden – ohne es zu bemerken. Dank ‚VVW Control‘ ist auch die Abstimmung zwischen Projektbearbeitung und Abrechnung wieder im grünen Bereich.“
