Projektverläufe und -dokumentation exakt nachvollziehen
Eine durchgängige Dokumentierung aller Baustellenaktivitäten, die dazu digital stattfinden und abrufbar sein soll – eine Herausforderung für Unternehmen im Baugewerbe. Darum hat der Bauhandwerksbetrieb Dieckmann ein neues IT-System eingeführt, welches letztlich Flexibilität und Schnelligkeit im Workflow ermöglicht. Die Wertschöpfung lässt sich nicht nur im Büro, sondern auch auf dem Bau selbst beobachten.
Die im Jahr 1927 gegründete Unternehmensgruppe Dieckmann aus Osnabrück ist seit mehr als 90 Jahren in sämtlichen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette Bau vertreten. Neben dem Straßen- und Tiefbau konzentriert sich die Dieckmann Bauen + Umwelt GmbH & Co. KG als Bauhandwerksbetrieb vor allem auf die Bereiche Entsorgung, Recycling und Umweltschutz und hat Auftraggeber im öffentlichen sowie privatwirtschaftlichen Bereich. Im Straßen- und Rückbau sowie bei Renaturierungsmaßnahmen fokussiert sich das Unternehmen vor allem auf Nachhaltigkeit am Bau sowie in alle Belange des täglichen Handelns. Mit rund 500 Mitarbeitern in diversen
Berufsfeldern sollen dafür laut dem Unternehmen moderne, leistungsstarke und umweltfreundliche Technologien einen entscheidenden Beitrag leisten.
Durchgängige Baustellendokumentation
Auch die Digitalisierung ist Teil der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens. Der Bauhandwerksbetrieb entschied sich, 2023 eine neue IT-Lösung für die digitale Erfassung von Baustelleninformationen einzuführen – mit dem Ziel, eine unternehmensübergreifend durchgängige Dokumentation sämtlicher Bau- sowie Kostenstellen zu etablieren. Die Aufgabe von Patrick Sartor, IT-Projekt- und Prozessmanager, war es, die Einführung der neuen Software, „bau-mobil“ von der Connect2Mobile GmbH aus Stadtlohn, im gesamten Unternehmen mit allen Ressourcen zu steuern, an die entsprechenden Entscheidungsträger zu berichten und das Projekt im finanziell vorgegebenen Rahmen erfolgreich umzusetzen.
Die Softwareeinführung konnte von der Beauftragung bis zur ersten Abrechnung in sieben Monaten bewerkstelligt werden. Auch wurden sämtliche Kernfunktionalitäten – von der Planung über die Personal- und Geräteabrechnung bis hin zur Werkstattanbindung – in diesem Zeitrahmen etabliert. Das Unternehmen musste allerdings nach der Stammdatenerfassung zunächst zweigleisig fahren. Die Erfassung erfolgte in diesem Zeitraum kurzweilig im alten sowie neuen IT-System, da die neue Software zunächst integriert werden musste. Dass die Umstellung funktioniert hat, können die Verantwortlichen in der Software selbst sehen: Alle relevanten Personaldaten und Geräteinformationen sind im Programm gelistet. Fotos oder Informationen zu Qualifikationen von Teammitgliedern, wie z. B. Führerscheine oder spezielle Schulungen und Termine, sind durchgängig im System vermerkt. Das deckt auch sämtliche Arbeitsbereiche ab – von der Planung bis zur Erfassung.
Nachvollziehbare Wertschöpfung
Beim Bauhandwerksbetrieb nutzen Vermesser und Abrechner die Bauleiter-App. Die detaillierte Zuordnung von Projektaufgaben zu Kosten bedeutet für die Teams zwar im ersten Moment mehr Aufwand, erlaubt dem Unternehmen dafür aber eine genaue Dokumentation der einzelnen Kostenstellen. Genauso wie die Poliere haben im Unternehmen u. a. alle LKW-Fahrer ein eigenes Profil. Diese ganzheitliche Erfassung hilft der Unternehmensführung dabei, Projektverläufe exakt nachvollziehen zu können. „Alle Vorteile aus Unternehmenssicht müssen wir den Baustellenteams vermitteln. Denn wenn sie allesamt die höhere Wertschöpfung für uns verstanden haben, sind sie auch bereit, eine neue Arbeitsweise mit dem einen oder anderen zusätzlichen Schritt voll und ganz zu akzeptieren“, erklärt Sartor.
Dass die Vermittlung bei den Baustellenteams angekommen ist, bestätigen Bauleiter Jan Wilhelm Glosemeyer und der Polier Matthias Freers. „Die Software hat sich auf den Baustellen bewährt. Vor allem die Fotodokumentation ist sehr beliebt und wird von allen gerne genutzt“, sagt Glosemeyer. Freers ergänzt: „Ob Angaben zu unserem Baustellenteam, die vorgegebenen Arbeitszeiten oder die Baugeräte und Maschinen mit den jeweils korrekten Zählerstunden vom Vortag: Alles, was wir für die tägliche Arbeit benötigen, ist im System schon drin.“
Auch die Betriebsbuchhaltung wurde im Zuge der Umstellung zunächst mit Mehrarbeit konfrontiert. In diesem Bereich galt es, sämtliche Geräteinformationen händisch in das neue IT-System einzugeben. Sind die Daten allerdings einmal im System verankert, lässt sich die Arbeit flexibler und auch schneller bewältigen als zuvor. In den weiteren Bereichen von Dieckmann wurden weitere Aspekte des papierlosen Arbeitens, der intuitiven Informationsauswertung sowie der Automatisierung hervorgehoben.
Faktor Mensch bleibt entscheidend
„Ein Produkt ist immer nur so gut, wie es geschult wird“, meint Sartor nach der Einführung des Programms. „Die gute Qualität des IT-Systems hilft erheblich dabei, dass die Belegschaft die Mehrwerte auch direkt sieht und Bereitschaft zeigt, den zunächst höheren Aufwand während der Hochkonjunkturphase aktiv mitzugehen.“ Im ersten Schritt waren er und sein Team gefordert, die Vorteile sowohl für einzelne Mitarbeiter und ihre Aufgabenbereiche als auch für das Unternehmen deutlich zu kommunizieren. Sartor ist überzeugt, dass der Faktor Mensch immer über Erfolg oder Misserfolg einer Softwareeinführung entscheidet. Führung, Verantwortung und Personalentwicklung seien wichtige Aspekte, die Projektleiter in der IT stets vor Augen haben sollten.
„Wir brauchen ein sehr gutes Feingefühl, denn wir müssen immerzu entscheiden, wie detailliert wir in die Software einsteigen möchten und welche Features wir unbedingt von Beginn an brauchen. Zudem müssen wir uns gut überlegen, wieviel wir den Menschen, insbesondere langjährigen Mitarbeitern, die viele Aufgaben schon jahrelang nach einem bestimmten Schema erledigen, zumuten können, damit sie mitgehen“, erklärt Sartor. Wichtig sei hier auch Feedback, wie gut die Kollegen mit der Software zurechtkommen und an welchen Stellen es noch Klärungsbedarf gibt. All dies sollte zu Beginn des Einführungsprozesses im Detail kommuniziert und für alle Mitarbeiter anschaulich dargestellt werden.
Digitalisierung verändert Aufgaben
So sehr die Arbeitsentlastung von vielen Mitarbeitern geschätzt wird, gab es auch Kollegen, die sich aufgrund der Software Sorgen um ihre Arbeit gemacht haben. „Auch damit wurden wir konfrontiert“, erzählt Sartor. „Wir waren gefordert, den Kollegen Beispiele aufzuzeigen, weshalb der Mensch nach wie vor gebraucht wird, auch wenn der Job dank digitaler Helfer jetzt ein wenig anders aussieht“, sagt er. Die Kontrolle auf Vollständigkeit in der Betriebsbuchhaltung ist
z. B. ein Aufgabenbereich, der weiterhin durch den Menschen erfolgt.
Weitere Funktionalitäten der Software, bspw. die unternehmensweite Integration der Urlaubsplanung, führt das IT-Team schrittweise ein. Wenn die Hochphase des Projektgeschäfts etwas zurückfährt, stehen weitere Mitarbeiterschulungen mit diesem und anderen Themen an. Sartor ist zuversichtlich, dass sein Team auch diese Aufgabe bewältigt. Insgesamt fasst er den Digitalisierungsprozess wie folgt zusammen: „Eine durchdachte Strategie bei uns, eine sehr gute Kommunikation mit den Teams, eine intuitiv zu bedienende Software und ein Softwarehaus, das uns Rückendeckung bietet. Das alles hat im Falle der ‚bau-mobil‘-Einführung rundum gepasst.“
