Stundenerfassung mit dem Smartphone

Seit über 150 Jahren ist der Tourismus auf Sylt von erheblicher Bedeutung. So kann die größte nordfriesische Insel 60.000 Gästebetten aufweisen und hat im Jahr ca. 870.000 Besucher mit 6,51 Mio. Übernachtungen. Dazu kommen zahlreiche Zweitwohnsitze. Neben den traditionellen Friesenhäusern und wilhelminischen Bädervillen sind zahlreiche Appartementanlagen, Ferienhäusern und Ferienwohnungen entstanden.

Das Bauunternehmen Edlef Jensen (www.edlef-jensen.de) ist seit den 1970er Jahren auf der Insel aktiv und gehört mit 67 Mitarbeitern zu einem der drei größeren mittelständischen Baufirmen. Grundsätzlich machen die Bauspezialisten alles: Beton- und Stahlbetonarbeiten, Maurer- und Zimmererarbeiten sowie Sanierungen – und das für private, gewerbliche und öffentliche Auftraggeber. War das Unternehmen noch vor einigen Jahren hauptsächlich im Neubau aktiv, so ist heute mittlerweile ein Drittel der Aufträge Umbauten im Bestand. Da die Friesenhäuser nahezu ausnahmslos unter Denkmal- respektive Bestandsschutz stehen, hat sich Edlef Jensen auf die nachträglichen Unterkellerungen der Objekte spezialisiert. Mit bis zu drei Ebenen, die als Parkgarage und Schwimmbad genutzt werden, unterkellert die Baufirma die meist luxuriösen Ferienhäuser.

Software gesucht

Um die handschriftlichen Aufzeichnun­gen abzuschaffen und die Daten ohne Medienbruch verfügbar zu haben, such­te das Unternehmen eine entsprechende Software. Nach einer Markt­recherche und einem Besuch auf der Fachmesse BAU 2017 in München sowie der Präsentation der mobilen Projektdokumentation „123erfasst“ im Büro in Sylt durch das Lohner Softwarehaus 123erfasst.de, entscheidet man sich, die Software zu testen.

„123erfasst“ besteht aus einer Datenbank und einer Software für die Administration, das Lohnbüro und die Projektabteilung. Die Kerne der Software befinden sich auf einem Datenbankserver. Dabei ist es egal, ob dieser im eigenen Unternehmen oder in einem externen Rechenzentrum steht. Mittels der Handy-App sammeln die Mitarbeiter Unternehmens- und Projektinformationen mobil. Die Übertragung erfolgt durch die App automatisiert und verschlüsselt im Hintergrund, sofern eine Datenverbindung zum Internet besteht. Sollte auf der Baustelle ein Funkloch herrschen, erfasst der Anwender die Daten offline. Diese bleiben gespeichert und sobald das Handy wieder Empfang hat, werden die Daten automatisch auf den Server übertragen.

Zehn Mitarbeiter testen

Zum Testen der Software wählt das Sylter Unternehmen zehn Mitarbeiter, stattet diese mit Smartphones aus, auf denen die „123erfasst“-App installiert wird. Nach Absolvierung einer Schulung testen die Mitarbeiter die Software drei Monate. Nachdem der Versuch erfolgreich verlaufen ist, stellt das Bauunternehmen alle Mobilfunkverträge um, schafft weitere Smartphones an und stattet dann eine Kolonne nach der anderen aus. Lars Vol­quardsen, Geschäftsführer und Bauleiter bei Edlef Jensen erläutert: „Anfänglich waren die Kollegen skeptisch. Es hat eine gewisse Zeit gebraucht, bis sie gemerkt haben, dass die Stunden­eingabe per App komfortabler ist als Stundenzettel manuell auszufüllen.“

Daten werden in Echtzeit auf den Server übertragen

Heute loggen sich die Mitarbeiter morgens in „123erfasst“ ein, melden sich an der Baustelle an und buchen dann ihre Anwesenheitszeit. Die eingegebenen Daten werden in Echtzeit auf einen Server übertragen. Alles steht dem Firmenbüro sofort digitalisiert zur Verfügung. Im Regeldesigner der Software kann der Anwender seine individuellen Kalender mit den unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten hinterlegen. Auch können dort firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse, aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, SaisonKurzarbeitgeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall sowie sonstige Auslagen und Fehlzeiten hinterlegt sein. Das System ergänzt die erfassten Stunden dann über die dort hinterlegten Informationen.

Ordnet der Mitarbeiter seine Zeiten nicht nur der Baustelle, sondern auch dem Baubereich, Bauteil und sogar einer Tätigkeit und somit einzelnen Kostenstellen zu, hat das Bauunternehmen einen deutlich besseren Überblick über die Kosten, kann die Kostentreiber erkennen und die Nachkalkulation optimieren.

Auch die Tätigkeiten, die mit Stundenlohnnachweis ausgeführt werden, wie z.B. Sanierungen von Schornsteinen und Fensterbänken, die Reparatur undichter Fenster sowie alle Positionen, die nicht im Leistungsverzeichnis enthalten sind, aber beauftragt werden, erfassen die Mitarbeiter vor Ort mit der App. Den Baustellenfortschritt dokumentieren sie mit Fotos und koppeln diesen mit dem jeweils aktuellen Wetterbericht. Die Stundenlohnnachweise und die entsprechenden Fotos werden dann als Nachweis den Rechnungen angeheftet.

Für jede Baustelle hat Edlef Jensen in „123erfasst“ ein Baustellenkonto angelegt. Dort werden im Baustellenordner notwendige Dokumente für die Kollegen hinterlegt.

„Das kann ein Plan als PDF-Datei sein, damit sie sich die Details anschauen können, oder zum Beispiel die Sondergenehmigung zum Betonieren für das Ordnungsamt“, erläutert Bauleiter Lars Volquardsen.

Vorteile durch die Digitalisierung

Die Vorteile von „123erfasst“ ergeben sich durch die Digitalisierung des Zeit­erfas­sungs­pro­zes­ses. Die Lohnabteilung muss keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln und aufwendig manuell Daten eingeben. Der immense Aufwand für die Kontrollen der manuellen Stundenzettel entfällt somit. Und den Mitarbeitern im Büro liegen die Fotos, die die Kollegen auf den Baustellen machen, direkt auf dem Rechner vor. Das Einlesen der Karten und Überspielen des Datenmaterials gehört nun auch der Vergangenheit an.