Vom Baustellenordner zur digitalen Projektorganisation

Das Unternehmen Sandersfeld Sicherheitstechnik, spezialisiert auf die Errichtung von Brandmelde-, Einbruchmelde- und Videoanlagen, hat seine Dokumentationsprozesse vollständig umgestellt. Baupläne, Aufgaben und Mängel werden nun zentral in Echtzeit erfasst und verwaltet. Ein aktuelles Projekt, die Brandmeldeanlage im Gesundheidshuus Moormerland, dient als Blaupause für die erfolgreiche Implementierung. Geschäftsführer Jens Boelen, Projektleiter Marko Geiken und Sicherheitstechniker Stefan Dirksen teilen ihre Erfahrungen mit der neuen Arbeitsweise.

Abschied vom wandernden Ordner

Projektleiter Geiken erinnert sich an die Herausforderungen der analogen Baustellendokumentation: „Früher waren unsere Baustellenordner die zentrale Informationsquelle für Pläne und Notizen. Das Problem: Der Ordner war ständig unterwegs. Wenn ein Kollege ihn hatte, war er für alle anderen unerreichbar. Pläne gingen verloren, Notizen verschwanden, und oft mussten wir Aufgaben doppelt erledigen, weil die notwendigen Informationen fehlten.“

Die Einführung einer zentralen digitalen Plattform veränderte diese Arbeitsweise grundlegend. Hier kam die Baustellensoftware „CENDAS“, powered by Würth, zum Einsatz. „Es ist wie ein digitaler Baustellenordner, auf den jeder Zugriff hat“, so Geiken. Aktuelle Planstände sind stets verfügbar, Markierungen, Kommentare und Fotos können direkt per Tablet hochgeladen werden. Mängel werden umgehend als Aufgaben dokumentiert, Berichte auf Knopfdruck erstellt. „Niemand sucht mehr nach dem Ordner im Auto. Das Ergebnis sind weniger Fehler, eine sauberere Belegbarkeit und Abrechnung unserer Leistungen.“ Besonders hervor hebt der Geschäftsführer die Echtzeitkommunikation: „Die technische Zeichnung sieht sofort, was auf der Baustelle passiert, kann Pläne aktualisieren und direkt wieder ins System hochladen.“ Der Umstieg verlief, begleitet von Schulungen vor Ort, reibungslos und für das kommende Jahr ist bereits die Nutzung des digitalen Bautagebuchs geplant, um den Schritt zum papierlosen Arbeiten vollständig abzuschließen.

Direkte Dokumentation im Projektalltag

Auch Sicherheitstechniker Dirksen schätzt den Wandel im Arbeitsalltag. „Früher musste ich auf der Baustelle mit Ordnern voller Zeichnungen, Notizen und Mängellisten jonglieren. Heute erledige ich alles über ‚CENDAS‘ auf meinem Tablet oder Smartphone.“ Die direkte Dokumentation von Mängeln mit Fotos und Kommentaren, die Erstellung von Aufgaben und die sofortige Weiterleitung an den Projektleiter sparen dem Monteur sehr viel Zeit: „Es geht nichts mehr verloren und die Kommunikation auf der Baustelle ist viel direkter. Ich sehe, welche Aufgaben erledigt sind und welche noch offen, was meine Wochenplanung erheblich erleichtert.“ Auch für die Planer gibt es laut Dirksen Vorteile: „Früher mussten wir Pläne abgeben, damit sie aktualisiert werden konnten. Heute läuft das in Echtzeit. Das ist einfach angenehmer und effizienter – und ich muss keine Papierstapel mehr durch den Staub tragen.“

Mehr Transparenz und bessere Abrechenbarkeit

Geschäftsführer Boelen unterstreicht die umfassenden Mehrwerte aus Unternehmenssicht: „Der Einsatz von ‚CENDAS‘ bringt uns klare Vorteile: Kostenersparnis, Effizienzsteigerung und eine deutlich verbesserte Dokumentation.“ Alle Mitarbeiter haben nun Zugriff auf ein zentrales Portal, können den Baufortschritt verfolgen und selbst Daten eintragen. „Sogar Architekten können wir Zugriff gewähren. Früher musste vieles telefonisch abgefragt werden; heute sind alle automatisch up to date. Das spart Wege und Zeit.“

Auch die transparent dokumentierten Restarbeiten sind ein großer Effizienzgewinn. „Sie gehen nicht mehr unter und können sauber abgerechnet werden, was sich direkt positiv auf unser Ergebnis auswirkt“, erklärt Boelen. Die positive Aufnahme der neuen Software durch die Belegschaft ist ein weiterer Pluspunkt: „Die Mitarbeiter haben den Umstieg sehr positiv aufgenommen – schließlich wollten alle schon lange weg vom Papier.“ Darüber hinaus tragen digitale Arbeitsmittel dazu bei, Sandersfeld Sicherheitstechnik als Arbeitgeber moderner und attraktiver zu positionieren. „Junge Fachkräfte erwarten heute diese Form der Digitalisierung“, so Boelen. Abschließend betont er: „Für uns bedeutet das papierlose Arbeiten nicht nur Transparenz und Effizienz, sondern auch einen Beitrag zum Umweltschutz.“

Die Erfahrungen von Sandersfeld Sicherheitstechnik zeigen, wie digitale Werkzeuge die Organisation von Baustellen im sicherheitstechnischen Anlagenbau unterstützen können. Transparente Dokumentation, schnell verfügbare Informationen und klar strukturierte Prozesse erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle. Damit wird Digitalisierung zu einem praktischen Werkzeug im Projektalltag – als Unterstützung für Qualität, Effizienz und Nachvollziehbarkeit.