Effizienter Planen und erfolgreich Akquirieren

Vom Zeitmanagement bis zum Ressourcenmanagement

Selbstverantwortliche Mitarbeiter,Delegation und Mikromanagement: Brückner Architekten kann mit dem bestehenden Mitarbeiterstamm dank passender Softwarelösungen mehr Projektvolumen in kürzerer Zeit umsetzen.

Als Generalplaner und Spezialist für hochwertigen Innenausbau sowie Systembau verfolgt das Unternehmen Brückner Architekten das Ziel, Projekte durch gute Ideen, konsequente Ausführung und zuverlässige Abläufe zu einem optimalen Ergebnis zu führen. Das Büro arbeitet nach den neuesten Standards und wissenschaftlichen Erkenntnissen an hochwertigen Raumlösungen.

 

Qualitätsmanagement (QM) ist essentiell

„Wir in der Architektur, in der Planung unserer Arbeit aber natürlich auch im Bau, sind davon abhängig, dass Prozesse gut ablaufen“, sagt Laurent Brückner, Geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens. Schon vor Jahren hat er festgestellt, dass sein Unternehmen seine Ziele viel besser erreicht, nachdem es QM eingeführt hatte.

 

Ausgangssituation, Anforderungen und Ziele

Nun funktionierte das Qualitätsmanagement-Modul in „Excel“ zwar sehr gut, doch es fand zu wenig Akzeptanz bei den Mitarbeitern, in der Praxis umfassend nach QM zu arbeiten. Denn dem standen zu viele Hürden entgegen: Das QM-Handbuch war für die Mitarbeiter zu umfangreich. Außerdem fehlte ein automatischer Abgleich zwischen Projekt und QM, so dass viel manuell nachgearbeitet werden musste.

Über einen persönlichen Kontakt erfuhr Laurent Brückner von „InLoox“ und entschied daraufhin, die Zeiterfassungsfunktion der Lösung einzusetzen, weil er aufgrund der Integration in „Outlook“ überzeugt war, dass seine Mitarbeiter, diese Lösung besser nutzen, zumal sie sowieso mit „Outlook“ arbeiten. Darüber hinaus beschloss Laurent Brückner, „InLoox“ auch als Projektmanagement-Tool einzusetzen und das bisherige QM-Modul abzulösen, weil dort die Terminplanung und Prozesse überhaupt nicht miteinander verbunden waren.

Mit der neuen Lösung hat Brückner Architekten die Einstiegshürde für Mitarbeiter verringern können. „Wir bilden nun sämtliche Projekte in InLoox ab, das ist unsere Projektliste“, sagt Laurent Brückner. Das Einsatzspektrum der Lösung erstreckt sich vom Zeitmanagement über das Aufgabenmanagement bis hin zum Ressourcenmanagement. Zu den Objekten, die damit geplant wurden, zählt zum Beispiel der Innenausbau eines Penthouses in der Elbphilharmonie sowie des Headquarters in München eines weltweit bekannten Technologieunternehmens.

 

Zeitmanagement

In der Zeiterfassung wird „Inloox“ für das wirtschaftliche Controlling genutzt, um beispielsweise festzustellen, wieviel Zeit für welche Aufgabe und wann aufgewendet wurde; außerdem zur Dokumentation beim Weiterberechnen von Zeithonoraren an die Kunden.

 

Von der Entwurfsplanung über die Vorfertigung bis zur Montage alles digitalisiert

Am Beispiel der Planung und Fertigung des kompletten Innenausbaus eines Penthouse-Apartments in der Elbphilharmonie in Hamburg wird deutlich, unter welch speziellen Bedingungen Brückner Architekten seine Projekte mit modernsten Mitteln kreativ umsetzt. Für das individuell gestaltete Penthouse Apartment in Hamburg hat das Büro sämtliche Prozesse von München aus gesteuert und die Teile vorfertigen lassen, die dann vor Ort nur noch montiert werden mussten.

Die Besonderheit daran ist, dass Brückner Architekten einen von der Planung bis zur Fertigung komplett durchgängigen 3-D-Prozess geschaffen hat: Denn auch die komplette Fertigung wird nach ein und demselben 3-Modell durchgeführt. Nötig war dies, weil die Innenarchitektur der Wohnung aus außergewöhnlichen, runden Formen besteht, die sich nur so darstellen und fertigen lassen. Zu Beginn wurde ein exakter Raumscan (photogrametische Scanaufnahme) erstellt und die Entwurfsplanung digital am Computer ausgeführt, später weitere Details und auch die technische Gebäudeausrüstung in das 3-D-Modell integriert. Das 3-D-Modell fütterte gleichzeitig den Fertigungsprozess mit Daten. Alle Einzelteile wurden an drei Orten in Bayern geplant und gefertigt und schließlich nach Hamburg geliefert, wo sie im Apartment quasi wie Lego aufgebaut wurden.

 

Wie man damit anfängt? Brückner Architekten starten oft mit einer Mindmap, weil sich daraus schnell Aufgaben ableiten lassen und daraus natürlich viele Teilprozesse entstehen. „Am Ende des Tages geht es um eine ganz detaillierte Terminplanung, in der ganz viele Prozesse parallel ablaufen und dementsprechend koordiniert werden müssen“, sagt Laurent Brückner. „Das ist dann unser wichtiger Soll-Ist-Abgleich für das Projekt, der sich anhand der Gantt-Chart-Planung aufzeigen lässt.“ Durch den wöchentlichen Soll-Ist-Abgleich, der zwar aufwendig ist, erreicht man eine viel höhere Zielerreichungsquote und das Projekt wird schneller umgesetzt.

„Mit einer Planung, die im Prinzip auch die Kapazitäten der Mitarbeiter berücksichtigt, können wir da einfach besser ans Ziel kommen“, so Laurent Brückner. Am Beispiel der Kanban-Ansicht: ‚Nicht begonnen, in Bearbeitung, erledigt‘ ist die Transparenz ersichtlich. „Schon nach einer Woche sieht man auf den ersten Blick, wenn eine Aufgabe nicht erledigt ist.“

 

Ausbau von Büroräumen eines Technologieunternehmens

Der Ausbau einer Bürofläche in München innerhalb von drei Monaten bis zu einem fixen Termin ist ein weiteres Beispiel, das Brückner anführt, warum sein Büro solche Projekte ohne ein Projektmanagement-Tool nicht hätte abwickeln können. In einem aufwendigen Planungsprozess galt es folgendes zusammenzubringen: einen hohen Anspruch an die Innenarchitektur, einen unaufschiebbaren Abgabetermin und viele Prozesse, die innerhalb des Unternehmens zu durchlaufen waren: Mit vielen verschiedenen Stakeholdern alles absprechen, diese in jeden Prozess mit einbinden und dabei jede Aufgabe bis ins Detail formulieren und ständig abstimmen, damit zum Schluss jeder zufrieden ist. Und dies alles muss auch prozessual abgebildet werden.

 

Minutiös planen, Meilensteine definieren, Mitwirkungspflicht einbauen

Dabei musste wirklich minutiös jeder einzelne Bereich von Beginn bis zur Fertigstellung der Planung durchgearbeitet werden, damit das Büro auch Meilensteine definieren konnte und, um dem Bauherr Fristen für Freigaben vorgeben zu können. Ansonsten würde das Projekt später fertig werden. Diese Mitwirkung(spflicht) des Kunden lässt sich laut Brückner gezielt im Projektmanagement einbauen. Die Dokumentationsfunktion der Lösung veranschaulicht gegebenenfalls, wer wo wann wie verantwortlich ist, sofern etwas schieflaufen sollte.

 

Kapazitätsplanung

Darüber hinaus kann Brückner Architekten in den Terminplan die Aufgaben der Mitarbeiter integrieren. Dort ist ablesbar, welcher Mitarbeiter die Aufgabe erledigt, zu wieviel Prozent er mit seiner Kapazität in dieser Zeit ausgelastet ist, und wie lange er dafür benötigen darf. Sofern etwas angepasst werden muss, wird der Plan aktualisiert. Brückner legt großen Wert darauf, dass er im Falle von Änderungen mit seinen Mitarbeitern kommuniziert und gegebenenfalls nachfragt, ob etwa die neu veranschlagte Zeit für eine Anpassung für den Mitarbeiter auch wirklich ausreicht. Erfahrungsgemäß bewirkt das Commitment aller Mitarbeiter, dass Planänderungen mit hoher Wahrscheinlichkeit erfolgreich umgesetzt werden.

 

Effektiver durch das Selbstmanagement der Mitarbeiter

Was das tägliche Arbeiten mit „InLoox“ betrifft, so ist es Laurent Brückner zufolge wichtig, die Projektmitarbeiter beim Aufgaben- und Zeitmanagement anzuleiten bis sie sich mit dem Tool selbst organisieren können und sie kontinuierlich zu motivieren. Zum Beispiel ist es ratsam, bei einigen Aufgaben genug Zeit für Planung und Besprechungen einzuplanen. Durch das Selbstmanagement der einzelnen Mitarbeiter – zu wissen, was als nächstes zu tun ist – lässt sich ein enormer Effektivitätsgewinn erzielen. „Die Effektivitätssteigerungen sind so stark, dass es tatsächlich reicht, nur zwei Drittel der Zeit mit PM zu planen“, sagt Laurent Brückner.

 

Nutzung als Akquisitionsinstrument

Einen weiteren Nebeneffekt hat Laurent Brückner entdeckt, als er einmal beim ersten Treffen mit einem neuen Kunden einen Ablaufplan als Gantt-Chart zeigte, um zu veranschaulichen, wie es jetzt weitergeht. „Nach der Bestandsaufnahme werden die Ziele formuliert, dann machen wir einen Vertrag und danach geht es los mit Grundlagenermittlung, Vorentwurf etc. Das gefiel dem Kunden so gut, dass er sich für uns entschieden hat.“ InLoox ist mittlerweile ein richtiges Akquisitions-Tool. „Wenn ich mit so einem Plan anrücke, dann fühlt sich der Kunde abgeholt, und sagt ‚Das ist mein Fahrplan, jetzt kann es losgehen, ich steige ein‘. Und dann steigt er auch ein.“

 

Fazit

„Insgesamt hat ,InLoox‘ einen sehr positiven Einfluss im Workflow gebracht“, so das Fazit von Laurent Brückner. Er rechnet vor: Ohne „Inloox“ bräuchte Brückner Architekten für dasselbe Projektvolumen zehn Mitarbeiter mehr, was auch zu einem erhöhten Kommunikations- und Koordinationsaufwand führen würde. „Es ist gut, mit wenigen Mitarbeitern ein hohes Projektvolumen umsetzen zu können. Das ist ein positiver Effekt, den ich ganz klar auch diesem Projektmanagement-Tool zuschreibe.“