AVA- und Baukostenmanagementsoftware mit VHB-Formularen

VHB-Formulare können direkt aus der AVA- und Baukostenmanagementsoftware „California“ aufgerufen werden
Bild: G&W Software AG

VHB-Formulare können direkt aus der AVA- und Baukostenmanagementsoftware „California“ aufgerufen werden
Bild: G&W Software AG
Die Formulare des Vergabehandbuchs (VHB) dienen der Vereinheitlichung von zu übermittelnden Daten zwischen Auftraggebern, Planern und Auftragnehmern z. B. bei der Vergabe öffentlicher Aufträge. Die PDF-Formulare bestehen aus festen Informationen (Text, Tabellen, etc.) und Feldern, in die direkt im Formular die benötigten Angaben eingegeben werden können. Dazu haben die Herausgeber diesen Feldern eindeutige Bezeichnungen gegeben (z. B. „Adresse_AG“, „Tagesdatum“ oder auch einfach „Feld1“).

VHB-Formulare können bei vorhandenem Modul „BPO“ direkt aus der AVA- und Baukostenmanagementsoftware „California“ von G & W Software aufgerufen werden. Das Programm erkennt die Feldbezeichnungen für die einzelnen Formulare sowie die im AVA-System hinterlegten Daten und kann somit diese Informationen an die richtigen Felder übermitteln. Hierbei füllt das System bereits wichtige Angaben zum Bauvorhaben, zum LV, zu den Bietern oder auch das Tagesdatum automatisch aus. Im Vergleich zu vielen einfachen Formularprogrammen werden die von der Software ausgefüllten und von den Anwendenden individuell ergänzten Daten im PDF-Formular gespeichert, direkt beim Projekt abgelegt und stehen damit für die digitale Archivierung sowie Weiterverarbeitung zur Verfügung.
 
Es kommt immer wieder vor, dass Formular-Ersteller speziell für regionale Abwandlungen für diese Felder im PDF-Formular unterschiedliche Bezeichnungen verwenden. Bisher verwaltete das Programm die internen Angaben mit den externen Feldnamen derart, dass pro internes Feld genau ein externer Feldname gespeichert wurde. Ab sofort können mit der Version 13 pro interner Information mehrere Feldbezeichnungen abgelegt werden. Somit ist es möglich auch regionale VHB-Formulare automatisiert zu befüllen. Für die Anwendenden bedeutet das automatisierte Ausfüllen derartiger Formulare, die sie verpflichtend abgeben müssen, eine Zeitersparnis und mehr Wirtschaftlichkeit.

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