Im Gespräch mit Frederik Neuhaus

Zettellos in die Zukunft
Computer Spezial: Herr Neuhaus, das zettellose Büro ist schon lange ein Wunsch von Behörden und Unternehmen. Allerdings scheint die Umsetzung noch verhalten zu sein. Ist dem so oder gibt es schon ein Umdenken?

Frederik Neuhaus: Bisher ist es in den meisten Fällen daran gescheitert, dass die Umsetzung viel zu ­kompliziert und aufwendig war – sowohl or­ga­ni­sa­-

to­risch als auch finanziell. Erst seit Kurzem gibt es vor allem durch Smartphones und Tablets die Möglichkeit, überall und einfach auf das Internet zuzugreifen. Die meisten Mitarbeiter und Unternehmer nutzen diese Angebote mittlerweile wie selbstverständlich im privaten Bereich. Nur für die Unternehmensabläufe fehlen teilweise entsprechende Angebote. Hier bieten wir von clockin entsprechende Lösungen.

Computer Spezial: Ihr ­Unternehmen hat sich auf die ­Arbeitszeiterfassung und Auftragsdokumentation von Au­ßen­dienst­mitarbeitern und Kundendienstmonteuren spezialisiert. Was steckt hinter dieser Idee und wie können Nutzer davon profitieren?

Frederik Neuhaus: Die Idee zu „clockin“ stammt aus der Praxis. Mein Kollege Thomas Bittmann führt mit seinem 30-köpfigen Team bundesweit klassische Kanalsanierung durch. Jahrelang war er auf der Suche nach einer Lösung, die zeitaufwendige und feh­ler­anfällige Zeiterfassung per Stift und Papier zu vereinfachen – am besten per Smartphone-App, denn das hat ja jeder immer dabei. Aus dieser simplen Idee ist vor fünf Jahren „clockin“ entstanden. Die Besonderheit dabei ist, dass die gesamte Verwaltung am PC im Büro stattfindet und den Mitarbeitern vor Ort die jeweiligen Aufträge mit allen Informationen zugeordnet werden. Vor Ort müssen die Mitarbeiter sich dann nur noch mit einem Klick in das richtige Projekt/den richtigen Auftrag einbuchen und „clockin“ übernimmt alles Weitere. Pausenzeiten, Fahrzeiten alle weiteren Tätigkeiten werden sofort ins Büro übermittelt. Dabei ist die Lösung voll offlinefähig und läuft auf allen gängigen Smartphones. Und sie kann noch mehr: Mit „clockin“ lassen sich mittlerweise ganz einfach Arbeitsergebnisse per Foto und Spracheingabe dokumentieren oder Kundenunterschriften digital einholen und direkt per Mail an die Kunden versenden. Mit den neuen Checklisten können sogar ganze Formulare digital abgebildet und den Mitarbeitern vor Ort entsprechende Arbeitsschritte und Aufgaben zum Abhaken zur Verfügung gestellt werden. Kurz um: „clockin“ ersetzt mittlerweile nahezu vollständig alles, was bisher im Außendienst mit Papier erledigt werden musste. 

Computer Spezial: Welche Endgeräte und welches stationäre Equipment im Büro sind notwendig, um Ihr System zu nutzen?

Frederik Neuhaus: Es ist so gut wie kein zusätzliches Equipment notwendig, um „clockin“ einzusetzen. Das ist einer der großen Vorteile. In den meisten Betrieben hat jeder Mitarbeiter ein Smartphone. Hier wird einfach die „clockin“-App installiert und mit dem Büro verbunden. Auch dort wird lediglich ein PC mit Internetverbindung benötigt. Mit E-Mail-Adresse sowie Passwort anmelden und schon stehen alle Mitarbeiter, Aufträge und Zeiten zur Bearbeitung zur Verfügung – ganz ohne Installation oder teure Zusatzgeräte. Die Lösung ist in wenigen Minuten in jedem Unternehmen einsatzbereit.

Computer Spezial: Herr Neuhaus, eine letzte Frage. Mit welchen Kosten muss man rechnen? Bieten Sie ein Abo und/oder individuelle Modullösungen?

Frederik Neuhaus: Auch das ist sehr einfach. „clockin“ kostet zwischen 5 und 10 € pro Mitarbeiter und Monat. Abhängig von der Unternehmensgröße und gebuchten Laufzeit. Nicht mehr und nicht weniger. In dieser Pauschale ist alles enthalten, sogar der persönliche Kundenservice. Besonders wichtig ist uns, dass die Interessenten „clockin“ im Vorfeld ausgiebig in ihrem Unternehmen testen können, bevor sie sich entscheiden, ob sie die Lösung buchen möchten. Daher kann sich jeder auf unserer Internetseite registrieren und die Software 14 Tage kostenlos testen – inkl. persönlichem Einrichtungsservice.

Computer Spezial: Vielen Dank für das nette Gespräch und weiterhin erfolgreiche Geschäfte.

Das Interview für Computer Spezial führte Fabian Blockus, Last Waldecker PR.

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