Optimierung von Daten-Workflows und Standardisierung von Betriebsprozessen

DAR bietet diversifizierte Ingenieurdienstleistungen über mehrere Geschäftsbereiche hinweg an, die sich über mehrere Länder erstrecken.
Bild: DAR International for Engineering Consultancy

Vor diesem Hintergrund der Digitalisierung hat DAR International for Engineering Consultancy eine umfassende Neubewertung ihrer Datenmanagementprozesse durchgeführt und eine globale Initiative mit dem Namen „Data Management System“ (DMS) gestartet. Ziel des Projekts war es, die Workflows für Ingenieurdaten zu digitalisieren, das Datenmanagement zu verbessern, Sicherheitsmaßnahmen zu verstärken und die Datenspeicherung zu optimieren. „DAR hat sich entschlossen, DMS einzuführen, um alle Bedenken im Zusammenhang mit Daten zu adressieren“, erklärt Imran Hayat, leitender Ingenieur für DMS bei DAR.

Das DMS-Projekt hatte ein breites Spektrum und umfasste zahlreiche Aufgaben, Richtlinien, Verfahren und Praktiken in verschiedenen Ingenieurdienstleistungen. Diese reichen von Energieübertragung und -verteilung über Gesundheitswesen bis hin zu Infrastruktur und allgemeiner Beratung. Bislang nutzte DAR passwortgeschützte Dateiserver für die Datenfreigabe, was den Zugang und die Sicherheit einschränkten und insbesondere in Offshore-Büros zu langsamen Datenübertragungen führte. Um diese Koordinationsprobleme zu beseitigen, Workflows zu standardisieren und einen sicheren, nahtlosen Zugriff auf Unternehmens- und Projektdaten zu ermöglichen, entschied sich DAR für die Implementierung von DMS auf einer einheitlichen Plattform in allen Geschäftsbereichen und Büros weltweit.

Integration diversifizierter Dienstleistungen an globalen Standorten

Durch die Verwendung von ProjectWise als DMS-Grundlage konnte DAR 8,5 Millionen Dokumente und Entwürfe mit insgesamt 17 Terabyte an Daten vereinheitlichen.
Bild: DAR International for Engineering Consultancy

Zu Beginn prüfte DAR verschiedene Softwarelösungen für die Implementierung von DMS, doch keine erfüllte die Anforderungen an Diversität und Bandbreite. „Wir arbeiten in vielen spezialisierten Bereichen mit unterschiedlichen Aufgabenstellungen, die eine hohe Anpassungsfähigkeit erfordern“, erklärt Hayat. Viele Softwarepakete konnten die vielfältigen Dienstleistungen nicht standardisiert unterstützen und boten nicht die Übertragungskapazität, die für die großen Datenmengen erforderlich ist, um Aktivitäten global erfolgreich remote durchzuführen. Diese Schwächen beeinträchtigten die Datenverwaltung, Workflows und Sicherheit und letztlich die Qualität und Termintreue der Ergebnisse. „Wir standen vor zahlreichen Herausforderungen bei der Implementierung des DMS, da dieses Projekt einzigartig war“, so Hayat. DAR erkannte die Notwendigkeit einer gemeinsamen Plattform, um Datenprozesse und Workflows für alle Dienstleistungen weltweit zu integrieren und zu standardisieren. Gleichzeitig musste das System mit Fernzugriff und Echtzeit-Datenaustausch den Schutz vor Datendiebstahl gewährleisten.

Unsere Erfahrung mit ‚ProjectWise‘ hat uns schließlich dazu inspiriert, ein DMS auf Basis des Bentley-Portfolios zu implementieren.

Über 17 Terabyte an virtuellen Daten

DAR entschied sich für „ProjectWise“, eine digitale Plattform von Bentley Systems, und implementierte diese in allen Büros in Saudi-Arabien sowie an internationalen Standorten in Pakistan, Ägypten, Indien und Großbritannien. „Alle Geschäftsbereiche des Unternehmens – von Übertragung und Verteilung über Ausschreibungen, Vertrieb, Infrastruktur und Gesundheitswesen bis hin zu allgemeiner Beratung – profitieren von den erweiterten Funktionen von ‚ProjectWise‘“, sagt Hayat. Die Plattform unterstützt DMS bei der Festlegung klarer Verfahren für verschiedene Ingenieursabteilungen, um einen kontrollierten Zugang, Verfügbarkeit und Datensicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus ermöglicht es die Standardisierung von Ordnerstrukturen und Dateibenennungen sowie die Entwicklung von Workflows, die den gesamten Projektlebenszyklus abdecken. So wird eine durchgängige Qualitätssicherung gewährleistet.

Mit über 17 Terabyte an virtuellen Daten optimiert DMS Workflows und erleichtert die Geschäftstätigkeit von DAR in einer kontrollierten Umgebung, die Datensicherheit und Datenschutz gewährleistet.
Bild: Bentley Systems

Die Plattform bietet nicht nur Anpassungsmöglichkeiten, um die vielfältigen Dienstleistungen von DAR zu berücksichtigen, sondern auch die notwendige Bandbreite, um mehr als 8,5 Mio. Zeichnungen und Konstruktionsdokumente in Echtzeit zugänglich zu machen. Mit über 17 Terabyte an virtuellen Daten optimiert DMS Workflows und erleichtert die Geschäftstätigkeit von DAR in einer kontrollierten Umgebung, die Datensicherheit und Datenschutz gewährleistet. „Wir sind überzeugt, dass Bentley Systems in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz führend ist und unser Geschäftsmodell erheblich bereichert hat“, sagt Hayat.

Mehr als Datenspeicherung und -freigabe

Das auf „ProjectWise“ basierende DMS von DAR unterstützt Projektteams dabei, Inhalte zu verwalten, zu teilen und zu überprüfen, alles auf einer Plattform. Die erfolgreiche Implementierung hat Koordinationsprobleme eliminiert und garantiert autorisierten Personen den Zugriff auf aktuelle und korrekte Dokumentversionen in Echtzeit. Das System bietet eine sichere Umgebung, in der Datenmanipulation minimiert oder ausgeschlossen ist. Die virtuelle Plattform ermöglicht papierlose Genehmigungen, wodurch Papierverbrauch erheblich reduziert wird. Dies hat DARs ökologischen Fußabdruck verbessert und gleichzeitig die Ressourcennutzung optimiert. In der Abteilung für Umspannwerksdesign konnten durch DMS die benötigten Arbeitsstunden bereits um 40 % gesenkt werden.

Die digitale Lösung von Bentley Systems hat bereits 40 % der Ressourcenstunden bei den Planungsprojekten von DAR für Umspannwerke eingespart.
Bild: DAR International for Engineering Consultancy

Das DMS-System von DAR geht über die reine Datenfreigabe hinaus, indem es traditionelle Prozesse automatisiert und standardisiert, wodurch die Qualität der Dokumente sowie die Kommunikation mit Stakeholdern und Kunden verbessert wurden. „Anfangs wurde ‚ProjectWise‘ nur als Datenplattform genutzt, später wurden Workflows, Richtlinien und strukturierte Ordnersysteme eingeführt, um die Effizienz zu steigern“, erklärt Hayat. Durch individuell anpassbare Dashboards können Projektteams den gesamten Arbeitsumfang überblicken. Digitale Workflows in einer vernetzten Datenumgebung beschleunigen Genehmigungsprozesse und erleichtern die Kontrolle und Nachverfolgung von Kundenabgaben. „Bentley Systems hat zweifellos zur Verbesserung unserer Standardverfahren beigetragen“, resümiert Hayat.