Vorreiter bei eGovernment und ­Digitalisierung

Rheda-Wiedenbrück setzt auf Vergabeplattform

Die Stadt Rheda-Wiedenbrück zählt in NRW zu den Vorreitern im Bereich elek­tro­nische Vergabe: Bereits 2006 wurde dort eine Software für die e-Vergabe eingeführt. Aus dieser IT-Lösung entwickelte sich eine moderne Vergabeplattform, die heute vor allem in den Ländern Berlin und Bayern flächendeckend im Einsatz ist.

Vergabeplattform auf aktuellem Entwicklungsstand

Sowohl im Landkreis Gütersloh als auch im gesamten Bundesland NRW haben sich in der Zwischenzeit andere elektronische Vergabeplattformen etabliert.

Dennoch bleibt Rheda-Wiedenbrück, zweitgrößte Stadt im Landkreis, weiter bei RIB-„iTWO e-Vergabe public“. „Das Programm ist sehr fortschrittlich“, erklärt Martina Dietrich, seit 2006 bei der zentralen Vergabestelle der Kommune in NRW tätig. „Die RIB-Lösung entwickelt sich konsequent weiter. Sämtliche Adaptionen an gesetzliche Vorgaben erfolgen stets zeitnah und zügig. Darüber hinaus schätzen wir die freundliche, persönliche und kompetente Beratung durch das Softwareunternehmen und den immer zuverlässigen, schnellen Service und Support sowohl für uns als zentrale Vergabestelle als auch für unsere Bieterfirmen“, führt sie weiter aus.

Martina Dietrich und ihre Kollegin Marina Wiens, die ein Jahr später dazustieß, werden immer wieder zu den Treffen im Kreis sowie im Land eingeladen und erhalten Einblicke in die dort eingesetzten IT-Systeme. Die RIBLösung bleibt jedoch nicht nur aus tech­no­lo­gi­schen Gründen Favorit in Rheda-Wiedenbrück, sondern überzeugt, wie beide Mitarbeiterinnen betonen, außerdem durch ein sehr gut gepflegtes Handbuch, anschauliche Videos für Nutzer sowie die Möglichkeit, sich bei Anwendertreffen in regelmäßigen Abständen mit Kollegen im gesamten Bundesgebiet auszutauschen und da­rü­ber hinaus neue Ansätze in Vorträgen und Arbeitsgruppen kennenzulernen.

„Wann immer erforderlich, erhalten wir bei RIB sehr schnell Hilfe“, berichtet Marina Wiens. „Das ist für unsere Kommune ein klares Argument pro RIB“, fügt sie ergänzend hinzu.

Umbruch bei Bieterfirmen

Die Quote der digital abgegebenen Angebote durch die Bieterunternehmen ist in den vergangenen Jahren signifikant angestiegen: Während sie 2016 noch bei 1,7 % lag, verzeichnete die zentrale Vergabestelle in Rheda-Wiedenbrück 2017 bereits eine sehr gute Quote von 12 %. Nach den ersten Verfahren in diesem Jahr rechnen Martina Dietrich und Marina Wiens 2019 mit einem noch größeren Umbruch. Denn immer mehr Firmen, auch kleine und mittelständische aus dem Tiefbausektor, tendieren zur elektronischen Abgabe von Angeboten. Diese konsequent steigende Akzeptanz bei den Bietern ist nicht nur der umfassenden Unterstützung zuzuschreiben, die die Unternehmen bei der zentralen Vergabestelle der Kommune erhalten. Die schrittweise Bieterbegleitung durch das Verfahren, damit es für die Firmen transparent wird, ist ein Faktor, der diese erhöhte Bieterakzeptanz begünstigt. Doch die Mitarbeiterinnen der zentralen Vergabestellen sehen diese vor allem auch in den neuen gesetzlichen Vorgaben begründet.

„In den letzten Jahren konnten zahlreiche Hürden beseitigt werden“, berichtet Martina Dietrich. „Viele Verfahren, wie beispielsweise die digitale Signatur oder der Mantelbogen, wurden nicht durchgängig von den Unternehmen akzeptiert. Eine Rolle spielt natürlich auch, dass die Angebotsabgabe inklusive Zusage- und Absagemitteilungen bei allen EU-weiten Verfahren seit Oktober 2018 verpflichtend ist. Wenn die Bieterfirmen sich jetzt nicht für die elektronische Abgabe von Angeboten rüsten, die mittelfristig auch national Pflicht werden, werden sie irgendwann abgehängt. Dessen sind sich die Firmen selbstverständlich bewusst“, fügt sie hinzu.

Angebote mit nur wenigen Klicks abgeben

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Rechtssicherheit der RIB-Lösung „iTWO tender“, mit der die Bieterfirmen ihre Angebote abgeben. Das IT-_System hilft den Unternehmen dabei, alle relevanten Informationen mit nur wenigen Mausklicks zur Verfügung zu stellen. Eine Plausibilitätsprüfung sorgt dafür, dass grundsätzlich nichts Entscheidendes vergessen werden kann, beispielsweise Preise innerhalb einer GAEB-Datei.

„Das Feedback der Unternehmen zu ,iTWO tender‘ ist durchweg positiv“, freut sich Marina Wiens. „Während vor circa zehn Jahren der Download der Ausschreibungsunterlagen fast flächendeckend erfolgte, jedoch noch kaum jemand die Möglichkeit der digitalen Angebotsabgabe nutzen wollte, ist die Hemmschwelle inzwischen deutlich gesunken“, führt sie weiter aus.

Das Team der zentralen Vergabestelle in Rheda-Wiedenbrück ist daher zuversichtlich, dass es in naher Zukunft vermutlich komplett auf Angebote in Papierform verzichten können wird. „eGovernment ist in unserer Stadt stark im Fokus, weshalb wir uns mit ganz neuen Ansätzen zum Thema Digitalisierung beschäftigen“, erklären die beiden Mitarbeiterinnen und fügen noch hinzu: „Unsere langjährige Erfahrung im Bereich digitale Vergabe wollen wir nutzen und uns hier konsequent weiterentwickeln, damit wir auch in den Folgejahren weiter Vorreiter bleiben.“

GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen)

Projektgruppen des GAEB regeln Format und Aufbau von GAEB-Dateien für den digitalen Austausch von Informationen zu Baumaßnahmen in der Bundesrepublik.

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