Wege zur Optimierung

VgV-Bewerbung, aber effizient

Die Teilnahme an VgV-Verfahren bietet Planern eine gute Möglichkeit zur Auftragsakquise. Dieser oftmals sehr verfahrensspezifische Prozess kann über den Einsatz von digitalen Werkzeugen effizienter und nachhaltiger durchlaufen werden.

Die erste Stufe der VgV-Verfahren erfolgt immer digital über die jeweiligen Vergabeportale

Den rechtlichen Rahmen für Bewerbungen auf öffentliche Aufträge bildet die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV). Diese ist auf verschiedenen Portalen [1] in voller Länge einsehbar bzw. zum Download verfügbar. Alle öffentlichen Ausschreibungen müssen verbindlich und kostenfrei zugänglich im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht werden, sofern diese über den aktuellen Schwellenwerten [2] liegen. Auf der Onlineplattform „Euro-TED“ [3] können Ausschreibungen tagesaktuell eingesehen werden. Neben dem „Euro-TED“ gibt es verschiedene private Anbieter, welche auf eigenen Vergabeportalen Ausschreibungen gesammelt erfassen und gegen Gebühr anbieten. Inhaltlich verbindlich sind allerdings nur die Angaben, welche im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht sind. Die Bewerbung selbst erfolgt heute immer digital über die ausloberseitig bereitgestellten Vergabeplattformen. Eine deutschlandweit einheitliche Plattform gibt es bisher nicht. Hier bleibt noch immer nur die Erstellung eines eigenen Bookmark-Ordners, in dem die einzelnen Portale hinterlegt sind.

 

Der digitale Werkzeugkasten

Um Vergabeverfahren gut bearbeiten zu können, lohnt es sich, einen eigenen „Werkzeugkasten“ anzulegen. Die nachfolgenden Übersichten liefern einen Überblick über die benötigten Unterlagen. Bei der Mehrzahl der Unterlagen handelt es sich um einfache Vorlagen, die als Textdokumente abgelegt werden können, da deren Inhalte meist nur noch als Bausteine in die entsprechenden Teile des Bewerberbogens kopiert werden. Bei anderen handelt es sich um Belege, die aktuell nur nach Aufforderung und von Dritten erstellt abzuliefern sind. Dies können bspw. Nachweise der Versicherung gegen Personen- und Sachschäden oder für die Zahlung von Steuern und Sozialabgaben sein. Darunter fallen ebenso personenbezogene Daten, die in Unternehmens-CVs zusammengestellt sind. Diese sollten stets professionell gestaltet und dem Corporate Design des Büros nachempfunden sein. Das Kernstück jeder VgV-Bewerbung sind gut sortierte Projektreferenzen, von denen verschiedene Angaben und Übersichten zu verschiedenen Zeitpunkten benötigt werden.

Um Vergabeverfahren gut bearbeiten zu können, lohnt es sich, einen eigenen „Werkzeugkasten“ anzulegen.
Foto: AKA Architekturkommunikation

Um Vergabeverfahren gut bearbeiten zu können, lohnt es sich, einen eigenen „Werkzeugkasten“ anzulegen.
Foto: AKA Architekturkommunikation

Zur Auswahl des geeigneten Verfahrens wird eine individuell sortierbare Übersicht aller Projektreferenzen benötigt, die einen guten Überblick bietet, ob die geforderten Referenzbedingungen vom Büro erfüllt werden können. Dabei zeigt sich bereits, ob sich die Bewerbung grundlegend lohnt. Die abgefragten Projektangaben sollten variabel und bei Bedarf anpassbar sein.

Für die Bewerbung um die Teilnahme am Verfahren – der ersten Stufe – sind demnach nicht nur Projekteckdaten gefordert, sondern auch gestaltete Projektdatenblätter mit oftmals verfahrensindividuell angepassten Angaben.

Dazu wird häufig auch eine Liste vergleichbarer Projekte der letzten X Jahre benötigt sowie auch eine Liste der von der Projektleitung erbrachten persönlichen Referenzen. In der zweiten Stufe steht dann die Darstellung der eigenen Projekte in Form von Präsentationsfolien im Verhandlungsgespräch im Fokus. Zu guter Letzt sollten diese Angaben auch deckungsgleich auf der eigenen Homepage verfügbar sein. Diese verschiedenen Aufgabengebiete wurden in der Vergangenheit immer mithilfe unterschiedlicher Softwaretools organisiert, welche in der Pflege und Anpassung immer wieder viel Zeit in Anspruch genommen sowie unter Umständen auch Spezialkenntnisse der jeweiligen Software erfordert haben.

Hierfür gibt es nun mit der Software „projektmaster“ die ideale Lösung. In Form einer zentralen Datenbank können alle Projektangaben, Bilder und Referenzschreiben verwaltet und anschließend in verschiedenen Formen sowie dem Anlass entsprechend maßgeschneidert ausgegeben werden. Nicht nur eine effiziente Unterstützung für die Bearbeitung von VgV-Verfahren, sondern auch für den Ausschreibungsalltag (bspw. Bei Fragen wie: Mit welchem Unternehmen hatten wir die Fachplanung TGA gemacht?) oder die klassische Auftragsakquise (z.B.: Stellen Sie mal eine Broschüre all unserer Wohnprojekte zusammen!). Die Software „projektmaster“ ist eine Software-as-Service-Lösung und funktioniert plattformunabhängig.

 

Bleiben Sie beweglich

In der zweiten Stufe geht es darum, den Auftraggeber persönlich zu überzeugen. Hierzu gehört immer auch eine Präsentation, die sich an einer vorgegebenen Struktur orientiert. Bitte bleiben Sie bei dieser – losgelöst davon, welches Tool Sie einsetzen. Grundsätzlich ist hier der Einsatz der gängigen Präsentationsprogramme (Powerpoint, Keynote, Prezi) sehr empfehlenswert. Der Einsatz von speziellen Layoutprogrammen wie InDesign kann zwar ggf. zu einer schöneren Optik führen – bindet Sie aber auch immer an jemanden, der dieses Programm bedienen kann und einen Rechner, auf dem dieses Programm verfügbar ist. So werden kleine Änderungen schnell zu einer großen Hürde. Bei dem Einsatz der klassischen Präsentationsprogramme bleiben Sie flexibel in der Bearbeitung Ihrer Folien.

Werkzeugkasten für die erste und zweite Stufe
Grafik: projektmaster UG, www.projektmaster.eu

Werkzeugkasten für die erste und zweite Stufe
Grafik: projektmaster UG, www.projektmaster.eu

Es lohnt sich aber in jedem Fall, in einen professionell erstellten Folienmaster zu investieren. Das erleichtert die Bearbeitung und schafft Kapazitäten für die Beantwortung der geforderten Inhalte. Wie der Grafik zur Stufe Zwei entnommen werden kann, sei hier das Anlegen eines Folienwerkzeugkastens für eben diese empfohlen – Die Grundlagenpräsentation.

Die Grundlagenpräsentation

Diese zu erarbeiten ist sehr zeitaufwendig – spart auf Dauer aber viel mehr Zeit! Idealerweise besteht eine solche Präsentation aus fünf Teilen. Verzichten Sie auf Animationen, die Programme wie „PowerPoint“ oder „Keynote“ bereithalten.

1. Allgemeine Bürovorstellung

2. Referenzfolien

3. Mitarbeiterfolien

4. VgV-Folien in verschiedenen Teilen:

a. Herangehensweise

b. Zusammenarbeit mit dem AG, Planungsbeteiligten & Schnittstellen

c. Kommunikation

d. Kosten

e. Termine

f. Qualitäten

5. Organigramme

 

Allgemeine Bürovorstellung

Ziel ist es, alle Anwesenden kurz und knackig zu informieren: Wer sind Sie, was zeichnet Sie als Büro aus und wofür stehen Sie. Zeichnen Sie auf ein bis zwei Folien ein Bild Ihres Büros und Ihres Schaffens.

 

Mitarbeiterfolien

Die Folie/Folien sind übersichtlich aufgebaut und zeigen ein sympathisches Bild der Person. Angaben wie Berufserfahrung, Spezialisierungen und Projekterfahrung dürfen hier nicht fehlen. Auch die Erfahrung der in Projektverantwortung geführten vergleichbaren Projekte gehört dazu.

 

Projektfolien

Inhaltlich werden Gebäudekennzahlen, Projektname und Standort, Preise und Auszeichnungen sowie hervorragende Projektbilder benötigt. Verwenden Sie gut lesbare Grundrisse und Details, welche die Besonderheiten des Projekts herausstellen.

 

Organigramme

Investieren Sie in aussagekräftige und gut lesbare Organigramme, die in einer einheitlichen Grafiksprache erstellt sind. Gute Organigramme sind ein Mehrwert in jeder Präsentation und bilden komplexe Vorgänge übersichtlich ab.

Funktionsweise von „projektmaster“
Grafik: projektmaster UG, www.projektmaster.eu

Funktionsweise von „projektmaster“
Grafik: projektmaster UG, www.projektmaster.eu

Alle hier zusammengetragenen Inhalte werden immer im Hinblick auf das jeweilige Projekt verifiziert. Binden Sie immer den Auftraggeber und den Nutzer in Ihre Ausführungen mit ein.

 

Quellen

[1] Beispiel: www.vergabe.nrw.de/vergaberechtvorschriften

[2] Die Schwellenwerte der EU werden alle zwei Jahre angepasst. Die nächste Anpassung erfolgt zum 01. Januar 2022

[3] https://ted.europa.eu

AKA Architekturkommunikation

Arbeitsschwerpunkt ist das Entwickeln digitaler Lösungen für Planer. Schwerpunkt hierbei ist die Betreuung der Bewerberseite bei der erfolgreichen Teilnahme an VgV-Verfahren. 2016 gründete Margrit Reinhardt zusammen mit Katja Domschky das Label VgV-Coaching. Gemeinsam haben sie ein System zur Bearbeitung von VgV-Verfahren entwickelt und geben Seminare bei Kammern und Verbänden. 2019 brachte sie mit www.projektmaster.eu die erste Softwarelösung auf den Markt, welche als Projektdatenbanklösung für die VgV-Bearbeitung, Auftragsakquise und Projektdatenverwaltung mit Bildarchiv in renommierten Planungsbüros eingesetzt wird.

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