80 % weniger Bearbeitungszeit

Digitale Workflows im Bauunternehmen

Insbesondere durch die Einführung digitaler Workflows über ein Dokumenten­management-System konnten bei der VSTR AG Rodewisch die Zeiten für die Rechnungsprüfung enorm verringert werden. Das hat zum einen positive Auswirkungen auf die Aktualität des Berichtswesens und spart zum anderen bares Geld.

Die VSTR AG Rodewisch (www.vstr.de ) wurde 1990 in Rodewisch im sächsischen Vogtland gegründet. Mit einer Jahresbauleistung von rund 60 Mio. € und rund 500 Mitarbeitern realisiert das Unternehmen hochwertige Projekte im Erd- und Straßenbau, im Tief- und Rohrleitungsbau, im Spezialtief- sowie im Hoch- und Ingenieurbau. In der Digitalisierung sieht man eine wichtige Komponente für die Wettbewerbsfähig­keit. Aber auch die Effizienzsteigerung der internen Abläufe ist dabei ein wichtiges Ziel. Dazu gehört auch die Einführung digitaler Workflows über ein BRZ-Dokumentenmanagement-System (DMS), was die Zeiten für die Rechnungsprüfung deutlich reduziert hat.

Digitale Workflows, kürzere Bearbeitungszeit

„Wir haben 80 % weniger Bearbeitungszeit durch digitale Workflows“, informiert Dipl.-Betriebswirt (BA) Marcel Rauchalles, kaufmännischer Leiter und Prokurist bei der VSTR AG. Dies hat zum einen positive Auswirkungen auf die Aktualität des Berichtswesens und spart zum anderen bares Geld.

Rund 38.000 Belege fallen jährlich bei der VSTR AG an. Mit dem digitalen Workflow werden die Dokumente direkt im DMS geprüft und bearbeitet. Die zuständigen Mitarbeiter werden über E-Mail informiert und erinnert. Durch diesen neuen Ablauf konnten die Durchlaufzeiten im Unternehmen von 30 auf fünf Tage verringert werden. Zusätzlich ermöglicht der Überblick über Zahlungskonditionen, dass Skonti immer fristgerecht in Anspruch genommen werden. Das aktuellere Reporting bewirkt eine bessere Finanzsteuerung. Insgesamt konnte durch den digitalen Workflow der Verwaltungsaufwand im Bauunternehmen verringert werden.

Mehr Transparenz, weniger Kosten

Die zentrale Datenablage schafft mehr Transparenz. Dokumente werden schneller gefunden, auf Nachfragen kann wesentlich schneller reagiert werden. Alle internen Bereiche, sei es die Bauleitung oder die Baukalkulation, der Einkauf oder auch die kaufmännische Abteilung, greifen auf denselben Informationsstand zu. Der damit geschaffe­ne gleiche Wissensstand minimiert Rückfragen, was zu einer Zeitersparnis führt. Insgesamt konnte die Anzahl der Archivierungsvorgänge deutlich minimiert werden.

Mobile Zusammenarbeit motiviert

Der mobile, gesicherte Einsatz des DMS gibt Polieren und Bauleitern auf den Baustellen die Möglichkeit, vor Ort auf Aufträge, Bestellungen und weitere ablagerelevante Dokumente zuzugreifen. Kurz gesagt: mehr Motivation durch den Einsatz moderner Arbeitsmethoden und Instrumente.

Zudem können Arbeitszeiten flexibilisiert werden. Und das wirkt sich positiv bei der Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern aus.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) für die Baubranche

Die bei VSTR AG Rodewisch eingesetzte DMS-Lösung von BRZ (www.brz.eu/dms und www.dms-fuer-die-baubranche.de) ist speziell auf die Anforderungen im Bau­betrieb zugeschnitten. Sie unterstützt Bauunternehmen dabei, Kosten zu senken, mehr Überblick zu gewinnen und sowohl kaufmännische als auch baubetriebliche Abläufe zu verbessern.

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