Vorteile einer professionellen Controllinglösung

Seit 2002 ist Martin Hüllmann mit seinem Büro (www.huellmann.de) im ostwestfälischen Delbrück im Wohn-,
Industrie- und Gewerbebau tätig. Auch öffentliche und landwirtschaftliche Bauten beinhaltet das Portfolio des zehnköpfigen Planungsteams. Für die privaten und öffentlichen Auftraggeber legt der Bauingenieur sein Augenmerk vor allem auf die Themen Baubetrieb, Wirtschaftlichkeit und die Einhaltung des Zeit- und Kostenrahmens.

Verlässliches Zahlenmaterial für die Projektbewertung

Hatten die Mitarbeiter in der Vergangenheit ihre Stunden in „Outlook“ eingetragen, so mussten diese dann manuell in „Excel“-Listen zur weiteren Bearbeitung, wie z.B. der Zuweisung zu den Projekten, übertragen werden –eine fehleranfällige und zeitaufwendige Tätigkeit. Eine exakte Bewertung der Projekte ist allerdings ohne verlässliches Zahlenmaterial nicht möglich.

Martin Hüllmann berichtet: „Mir fehlte ein Steuerungsinstrument, um nachhalten zu können, wie die Projekte laufen.“ Der Geschäftsführer will seine Projekte exakt nachkalkulieren, um daraus Rückschlüsse für die Kalkulation neuer Projekte zu erzielen. Denn alleine mit Bauchgefühl ist es weder möglich den Überblick über die Projekte zu behalten, noch das Büro optimal zu steuern. Nur wenn die Informationen zeitnah vorliegen, kann der Büroinhaber bei Schieflagen rechtzeitig korrigierend eingreifen.

Preis-/Leistungsverhältnis passt

Über ein Jahr recherchierte Martin Hüllmann, drei Systeme kamen in die engere Wahl. Die Entscheidung fiel auf „Kobold Control“ (www.kbld.de), da hier laut Martin Hüllmann das Preis-/Leistungsverhältnis unschlagbar war. „Ich habe eine Software, die sich auf das Thema Controlling fokussiert und nicht noch weitere Bereiche abdeckt. Bei ‚Kobold Control‘ fühle ich mich daher sehr gut aufgehoben“, erläutert Martin Hüllmann und fährt fort: „Das Programm bereitet alle Informationen in Echtzeit auf und stellt exakt dar, wo die Projekte stehen und das mit über 100 Standardauswertungen.“ Ein weiterer Pluspunkt für den Büroinhaber ist die gute Erreichbarkeit der Hotline und die professionelle Unterstützung durch den Hersteller.

Im Dezember 2016 wurden die Mitarbeiter in der Handhabung des Programms geschult. Zeitgleich gab Martin Hüllmann die Projekt- und Auftraggeberdaten sowie alle Kosten ins Programm ein und übertrug die Zahlen der meisten laufenden Projekte in „Kobold Control“. Er budgetierte die Stunden pro Leistungsphase und definierte die Sollstunden. Letztere ermittelte er über den Stundensatz als Mittelwert aller Mitarbeiter und errechnete dann mit dem System die Planstunden für jede neue Leistungsphase. Per Mausklick ermittelt das Programm den Gemeinkostenfaktor. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten – Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten, aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge – nach dem Verursachungsprinzip.

Ab Januar 2017 werden alle neuen Pro­jekte in der Controllingsoftware angelegt. Die Mitarbeiter geben seitdem ihre Zeiten auf die entsprechenden Leistungsphasen und Projekte ein. Nach Aufwand zu berechnende Tätigkeiten, wie z.B. Architekten- und Bauleitersitzungen, geben die Planungsspezialisten genauso ein wie Tätigkeiten, die für die Allgemeinkosten eine Rolle spielen; dazu zählen bei Hüllmann Architekten & Ingenieure u.a. Fortbildungen, Akquise, Kulanztätigkeiten etc.

Ergebnisse nach kurzer Zeit

Das erste positive Ergebnis für Martin Hüllmann war, dass die Weitergabe der Stunden an den Steuerberater zwecks Erstellung der Gehaltsabrechnung – die Mitarbeiter bekommen die geleisteten Überstunden ausgezahlt – mit deutlich weniger administrativem Aufwand behaftet ist.

Hatte das Planungsbüro früher eine hohe Fehlanfälligkeit, da Stunden- und Projektnummern nicht immer sauber eingetragen wurden und daher die Stundenauswertung teilweise schlecht funktionierte, so gehört das heute der Vergangenheit an. Auch kann Martin Hüllmann nun alle erbrachten Leistungen fakturieren, da keine geleisteten Stunden mehr unter den Tisch fallen, sondern die Mitarbeiter diese in „Kobold Control“ erfassen.

Auch unterstützt ihn das Programm zeitsparend bei der Honorarermittlung und Angebots- sowie Rechnungsstellung. Dazu bildet die Software sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und beinhaltet alle Funktionen, um Honorare schnell, einfach und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Sonderfälle, wie z.B. Zuschläge aller Art, und Wiederholungen kann der Büroinhaber einfach hinterlegen, genauso wie Pauschal- und Aufwandshonorare.

Betriebswirtschaftlich steuern

Heute können die Projektleiter ihre Projekte betriebswirtschaftlich steuern. Bei den Vergleichen des Budgets von Soll- zu Ist-Stunden sehen sie, ob sie sich im vorgegebenen Budget befinden und wie viele Reststunden übrig sind. Sind in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, können diese in eine spätere Phase verschoben werden. Über Kostenvergleiche ist ersichtlich, ob der aktuelle Projektstand mit der Summe der gestellten Rechnungen deckungsgleich ist. In der Projektstundenübersicht ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden für welche Leistungsphase benötigt. Bei negativen Abweichungen vom Soll kann Martin Hüllmann rechtzeitig gegensteuern. Mit dieser Vorgehensweise kann er feststellen, in welchen Leistungsphasen das Planungsbüro besonders effektiv ist. Das ist die Leistungsphase 5, die dann unwirtschaftliche Phasen kompensieren muss. Auch analysiert er die verschiedenen Projekttypen. So lässt die Wirtschaftlichkeit kleinerer Projekte, wie Umbauten oder Ausbauten bei Einfamilienhäuser, zu wünschen übrig, so dass diese zukünftig wegfallen werden. Bei Tätigkeiten, die nicht zum Alltagsgeschäft gehören, aber dennoch abgewickelt werden sollen, das geschieht z.B. bei einer Durchführung einer Genehmigungsplanung für eine Betonmischanlage, wird der Büroinhaber zukünftig auf externe Planer zurückgreifen.

Projektanalysen ändern Büroausrichtung

Durch den Einsatz des Controllingprogramms ändert sich die Ausrichtung des Büros, da man sich nun auf die wirtschaftlichen Projekte konzentriert. Martin Hüllmann erklärt: „Mir hilft ,Kobold Control‘, unsere Potentiale zu erkennen. Daher akquirieren wir vermehrt Projekte im Gewerbebau, denn diese können wir wirtschaftlicher abwickeln.“

Hat Martin Hüllmann in den zurückliegenden 1,5 Jahren akribisch die Daten gesammelt, um seine Projekte zu analysieren und somit Rückschlüsse zu erzielen, möchte er sich als Nächstes intensiv mit der Honorarvorschau beschäftigen. Diese zeigt auf, wie weit jedes einzelne Projekt abgerechnet ist, was das Büro in den kommenden Monaten monatlich in Rechnung stellen kann, respektive wie viel Umsatz in den nächsten Monaten erwirtschaftet wird. Dadurch wird für den Geschäftsführer ersichtlich, ob das Büro gut ausgelastet ist und er kann – abhängig vom Auftragsbestand – rechtzeitig vermehrt akquirieren oder neue Mitarbeiter suchen.