Keine Kompromisse beim ERP-System: Worauf Unternehmen achten sollten

In der heutigen Geschäftswelt sind Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP) laut des Stuttgarter ERP-Herstellers Planat unverzichtbar. Sie sind das zentrale Steuerungsinstrument, das alle wesentlichen Unternehmensbereiche – vom Vertrieb und Einkauf über Produktion und Logistik bis hin zu Finanzen und Personal – miteinander verbindet und integriert. Ein leistungsfähiges ERP-System ermöglicht effizientere Abläufe, fundiertere Entscheidungen und verschafft Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil. Angesichts dieser fundamentalen Bedeutung sei es entscheidend, bei der Einführung und Nutzung eines ERP-Systems einen konsequenten Kurs zu verfolgen und kritische Bereiche nicht durch unüberlegte Kompromisse zu schwächen.

Das ERP-System „FEPA“ von Planat in der Anwendung.
Bild: Planat

Die Falle der kurzfristigen Kompromisse

Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein Großprojekt, das erhebliche interne Ressourcen bindet. Es ist nur menschlich, dass im Projektverlauf der Wunsch entsteht, den Prozess zu beschleunigen oder Kosten zu senken, indem man von den ursprünglichen Plänen abweicht. Laut Planat sind typische Beispiele für solche kurzfristigen Kompromisse:

• Anforderungen werden nur oberflächlich geklärt: Statt die tatsächlichen Bedürfnisse aller Abteilungen genau zu analysieren und festzulegen, was das System leisten muss, beschränkt man sich auf eine grobe Übersicht.
• Die Systemwahl wird primär vom Preis bestimmt: Man entscheidet sich für die günstigste Lösung, anstatt diejenige zu wählen, die am besten zu den spezifischen Unternehmensprozessen und zukünftigen Zielen passt.
• Testläufe werden gekürzt oder weggelassen: Um Zeit zu sparen, verzichtet man auf ausführliche Tests einzelner Funktionen oder kompletter Prozessketten mit realen Daten.
• Alte Daten werden nicht gründlich bereinigt: Statt fehlerhafte oder unvollständige Daten aus Altsystemen aufzubereiten, werden sie eins zu eins übernommen.
• Mitarbeiterschulungen werden als zweitrangig behandelt: Das Training der zukünftigen Nutzer wird auf ein Minimum reduziert oder zu spät im Projekt eingeplant.
• Die Integration mit anderen Systemen wird nicht konsequent umgesetzt: Wichtige Schnittstellen zu Systemen wie CAD/PDM oder spezialisierter Software werden nur notdürftig oder gar nicht realisiert.

Solche Kompromisse mögen auf den ersten Blick attraktiv erscheinen, um Zeit oder Geld zu sparen. Langfristig führen sie jedoch nach Bekunden von Planat fast immer zu Problemen, die deutlich teurer und aufwendiger zu lösen sind als eine sorgfältige Vorgehensweise von Anfang an.

Entscheidende Bereiche für die kompromisslose Umsetzung

Um sicherzustellen, dass ein ERP-System sein volles Potenzial entfaltet und eine solide Grundlage für das Unternehmen bildet, gilt es, in den folgenden Schlüsselbereichen kompromisslos zu agieren:

1. Fundierte Anforderungsermittlung und Prozessdesign: Eine detaillierte Analyse der Ist-Prozesse und die sorgfältige Definition der Soll-Prozesse unter Einbindung aller relevanten Stakeholder bilden das Fundament. Es muss ein klares Verständnis darüber entwickelt werden, welche Funktionen das System zur Unterstützung der Geschäftsziele abbilden muss.
2. Strategische System- und Partnerauswahl: Die Entscheidung für ein ERP-System und dessen Anbieter sollte auf einer umfassenden Bewertung basieren, die neben den funktionalen Anforderungen auch die technische Architektur, die Integrationsmöglichkeiten, die Skalierbarkeit, die Total Costs of Ownership (TCO) über den gesamten Lebenszyklus sowie die Branchenkompetenz und Zuverlässigkeit des Partners berücksichtigt.
3. Establishment hoher Datenqualität und sorgfältige Migration: Die Datenintegrität ist kritisch für die Nutzbarkeit der im ERP-System verwalteten Informationen. Dies erfordert eine umfassende Bereinigung und Aufbereitung der Altdaten sowie die Implementierung robuster Prozesse und Standards für das zukünftige Stammdatenmanagement.
4. Umfassendes Testmanagement: Eine dedizierte Teststrategie mit ausreichend dimensionierten Testphasen ist obligatorisch. Das systematische Testen von Funktionalitäten, Prozessen und Integrationen unter realistischen Bedingungen ist der beste Weg, Fehler vor der Produktivsetzung zu identifizieren und zu beheben.
5. Investition in Nutzerbefähigung und Change Management: Der Erfolg eines ERP-Systems hängt maßgeblich von seiner Akzeptanz und der korrekten Nutzung durch die Endanwender ab. Eine proaktive Kommunikation des Wandels, gezielte, rollenbasierte Schulungen und kontinuierlicher Support sind essenziell, um eine hohe Nutzeradoption und Produktivität zu gewährleisten.
6. Konsequente Implementierung von Sicherheits- und Compliance-Standards: ERP-Systeme verwalten hochsensible Unternehmensdaten. Die strikte Einhaltung interner und externer Sicherheitsrichtlinien, die Implementierung differenzierter Zugriffskontrollen und die Gewährleistung der Konformität mit relevanten gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben (z. B. Datenschutzbestimmungen) sind selbstverständliche Grundvoraussetzungen.
7. Integration in die Systemlandschaft: Eine reibungslose und zuverlässige Integration des ERP-Systems mit anderen Fachanwendungen wie bspw. CAD-, CAQ- oder anderen Experten-Systemen über definierte Schnittstellen ist notwendig, um durchgängige Prozesse zu ermöglichen und eine konsistente Datenbasis über das gesamte Unternehmen hinweg sicherzustellen.

Strategische Investition in die Zukunft

Das Eingehen von Kompromissen in den genannten kritischen Domänen führt laut Planat typischerweise zu signifikanten negativen Auswirkungen. Dazu gehören bspw. erhöhte Betriebskosten durch manuelle Nacharbeit und Fehlerkorrekturen oder eine mangelnde Verlässlichkeit der Datenbasis, was zu suboptimalen oder falschen Geschäftsentscheidungen führen kann. Weitere mögliche Folgen sind eine geringe Anwenderakzeptanz und ineffiziente Systemnutzung, zusätzliche Kosten und Verzögerungen, potenzielle Compliance-Verstöße sowie eine limitierte Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit des Systems.

Christian Biebl, Geschäftsführer von Planat, erklärt: „Die Implementierung eines ERP-Systems ist eine strategische Investition, die die Leistungsfähigkeit und die Agilität eines Unternehmens auf lange Sicht prägt. Angesichts dieser Tragweite ist ein disziplinierter, sorgfältiger und in seinen Kernaspekten kompromissloser Ansatz nicht nur wünschenswert, sondern eine Notwendigkeit.“ Organisationen, die bereit sind, in eine gründliche Planung, die Auswahl der optimal passenden Lösung, eine methodische Implementierung, die Sicherung der Datenqualität, umfassendes Testen, die Befähigung ihrer Mitarbeiter sowie die Integration und Sicherheit des Systems zu investieren, sollen so eine robuste und zukunftsfähige Grundlage schaffen. Sie positionieren sich für operationelle Exzellenz, fundierte, datengestützte Entscheidungen und die notwendige Flexibilität, um in einem sich ständig wandelnden Marktumfeld erfolgreich agieren zu können.

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage von Planat unter 196 mittelständischen Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe zeigt, dass das ERP-System bei weit über 90 % der Befragten das Herzstück ihrer Digitalisierungsstrategie darstellt. In der Befragung stuften mehr als drei Viertel der kontaktierten Fertigungsunternehmen das ERP-System als „sehr wichtig“ und beinahe ein weiteres Fünftel als „wichtig“ für eine generelle Digitalisierung ein. „Angesichts dieser zentralen Rolle ist von höchster Bedeutung, dass das ERP-System sorgfältig ausgewählt, behutsam eingeführt und optimal an die firmenspezifischen Anforderungen angepasst wird“, sagt Biebl. „Eine Investition in kompromisslose Qualität und Gründlichkeit zahlt sich in Form eines stabilen, leistungsfähigen Systems aus, das den unternehmerischen Erfolg nachhaltig unterstützt.