Modernisierung des ERP-Systems: Vorteile und Kriterien der Auswahl

Eine Modernisierung des ERP-Systems bringt viele konkrete Vorteile mit sich.
Bild: Planat

Viele Unternehmen sind mit ihrem aktuellen System für Enterprise Ressource Planning (ERP) unzufrieden, fürchten jedoch nach Angaben des Unternehmens Planat den Aufwand und die Risiken eines Wechsels. Laut Trovarit-Studie „ERP in der Praxis“ liegt das Durchschnittsalter von ERP-Systemen bei über 13 Jahren. Veraltete Systeme behindern die Digitalisierung, da sie moderne Anforderungen wie bspw. Echtzeit-Datenanalysen oft nicht erfüllen. Dennoch zögern laut einer Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages von diesem Jahr rund 70 % der Mittelständler, ein neues System einzuführen, aus Sorge vor hohen Kosten und Komplexität. „Wer in der Vergangenheit verharrt aus Angst vor der Zukunft, gefährdet seine Wettbewerbsfähigkeit“, sagt Christian Biebl, Geschäftsführer von Planat.

Vorteile eines modernen ERP-Systems

Moderne ERP-Systeme seien essenziell, um Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie fördern Transparenz, Effizienz und datenbasierte Entscheidungen. Die Vorteile im Überblick:

1. Prozesseffizienz und Zeitersparnis durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Reduzierung manueller Tätigkeiten: Laut der PwC-Studie „Digital Factory Transformation Survey“ lassen sich die Prozesskosten durch digitale Transformation um bis zu 31 % senken.
2. Verbesserte Datenintegration und Transparenz durch die Verknüpfung aller Geschäftsbereiche in einer Plattform: Der IDC Report „Worldwide Data and Content Technologies 2023 Predictions“ schätzt, dass die Integration verschiedener Datenquellen die manuelle Dateneingabe und damit verbundene Fehler um bis zu 40 % reduzieren kann.
3. Skalierbarkeit und Flexibilität durch Module, die sich an das Unternehmenswachstum anpassen: Die Bitkom-Studie „Digital Index Office 2024“ gibt an, dass 78 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland ERP-Systeme einsetzen, um Prozesse zu optimieren und sich schneller an neue Anforderungen anzupassen, insbesondere durch die Integration moderner Technologien.
4. Unterstützung der digitalen Transformation durch moderne Technologien: Die DIHK-Umfrage „Digitalisierung in Deutschland 2025“ hebt hervor, dass moderne Anforderungen nur durch ein zeitgemäßes ERP-System erfüllbar sind.
5. Kosteneffizienz und Return on Invest (ROI): Trotz initialer Investitionen amortisieren sich moderne ERP-Systeme schnell. Die Studie „ERP Technology Value Matrix 2023“ zeigt, dass Unternehmen mit aktuellen ERP-Lösungen einen ROI von 2,1:1 innerhalb von drei Jahren erzielen – für jeden eingesetzten Euro kommen demnach 2,10 € ins Unternehmen zurück.
6. Höhere Anwenderzufriedenheit und Akzeptanz durch benutzerfreundliche Oberflächen: Die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis 2024/25“ führt aus, dass moderne ERP-Systeme mit benutzerfreundlichen Oberflächen eine durchschnittliche Zufriedenheitsnote von 1,80 (Schulnotenskala) erhalten, insbesondere durch verbesserte Ergonomie.

Auswahl einer neuen ERP-Software

Der Wechsel zu einem neuen ERP-System sollte sorgfältig vorbereitet sein. An erster Stelle steht die Frage, welche ERP-Software ins Haus geholt werden soll, also die Auswahl des zum eigenen Bedarf passenden Anbieters. Hierbei sollten laut Planat folgende Kriterien angelegt werden:

• Funktionalität: Die Software muss die spezifischen Anforderungen des Unternehmens, wie bspw. Produktion oder Logistik, vollständig erfüllen.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienung sind entscheidend, um die Akzeptanz bei Mitarbeitern zu fördern.
• Referenzen: Nachweise über erfolgreiche Implementierungen in ähnlichen Branchen oder Unternehmensgrößen erhöhen die Vertrauenswürdigkeit.
• Implementierung und Pflege: Im Idealfall übernimmt der ERP-Hersteller selbst die Installation, Inbetriebnahme und Wartung statt dies einer Partnerfirma zu überlassen. Der Hersteller kennt seine Software i. d. R. besser als jeder Partner.
• Modularität: Das Basissystem muss bereits alle wesentlichen Funktionen beinhalten, die benötigt werden. Darüber hinaus sollte ein spezifisches Branchenmodul zur Verfügung stehen, das exakt die Anforderungen erfüllt, die in der jeweiligen Branche üblich sind.
• Flexibilität: Das ERP-System muss sich den spezifischen Erfordernissen des jeweiligen Anwenders anpassen – nicht umgekehrt. Der Anbieter muss die Bereitschaft mitbringen, diese Anpassungen updatesicher vorzunehmen.
• Skalierbarkeit: Das System sollte sich flexibel an das Wachstum oder Veränderungen des Unternehmens anpassen können.
• Kosten: Die Gesamtkosten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierung und Wartung, sollten transparent und planbar sein.
• Anbieter-Support: Ein zuverlässiger Support, regelmäßige Updates und Schulungen durch den Anbieter sind essenziell.
• Zukunftsorientierung: Die Software sollte moderne Technologien wie Echtzeit-Datenanalyse oder IoT unterstützen, um zukunftssicher zu sein.